Étape 1 : Vérifiez votre admissibilité

Pour s’inscrire à titre d’agence de recouvrement, tous les demandeurs doivent :

  • réussir un examen écrit obligatoire (pour les personnes morales, tous les dirigeants et administrateurs actifs doivent réussir cet examen)
  • exercer leurs activités à partir d’un établissement commercial permanent en Ontario qui n’est pas une résidence privée
  • ne pas exercer, directement ou indirectement, des activités de prêteur d’argent
  • ne pas être un huissier, un huissier adjoint ou un enquêteur privé
  • acquitter tous les droits applicables

En outre, l’agence de recouvrement est tenue de n’employer que des personnes ayant suffisamment d’expérience pour prétendre à une inscription. Les demandeurs prenant la forme d’entreprises individuelles doivent satisfaire à ces exigences tandis que les personnes morales doivent disposer d’un individu impliqué dans leur gestion satisfaisant à ces exigences.

Le ou les individus employés doivent avoir :

  • au moins 18 ans
  • au moins deux années d’expérience dans tous les aspects des activités d’une agence de recouvrement ou une expérience équivalente
  • de l’expérience dans les domaines suivants :
    • travail en tant qu’agent de recouvrement
    • conservation de livres de comptes et de dossiers pour une agence de recouvrement
    • gestion d’un compte en fiducie
    • travail dans le respect de la ou des lois relatives aux débiteurs et aux créanciers
    • gestion et supervision d’agents de recouvrement

Remarque : Les agences qui ont l’intention de gérer des fonds en fiducie ou souhaitent renouveler leur inscription doivent également posséder un compte en fiducie portant exactement le même nom d’entreprise que celui qu’elles ont indiqué dans leur demande d’inscription. Ce compte doit également être désigné comme un « Compte en fiducie dans le cadre de la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette ».

Voir les articles 4 à 11 de la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette et les articles 12 à 16 des Dispositions générales pour obtenir de plus amples renseignements sur les conditions d’inscription et d’exploitation d’une agence de recouvrement.

Étape 2 : Passez et réussissez l’examen obligatoire

Tous les administrateurs et les dirigeants actifs d’une agence de recouvrement doivent réussir un examen obligatoire avant de pouvoir s’inscrire ou conserver leur inscription.Les droits pour passer l’examen écrit s’élèvent à 10 $ et vous devez réussir l’examen avec une note d’au moins 75 %.

Si vous réussissez l’examen, veuillez joindre une copie de la lettre de confirmation attestant de votre réussite à votre dossier de demande d’inscription à titre d’agence de recouvrement.

Si vous échouez au premier examen, vous pouvez repasser l’examen en tout temps. Si vous échouez au deuxième examen, vous devez attendre quatre mois avant de pouvoir le repasser une troisième fois et ainsi de suite.

L’examen :

  • est basé sur les exigences définies dans la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette et ses règlements
  • dure une heure
  • peut consister en des questions à choix multiple ou des questions demandant des réponses courtes ou longues
  • se fait à livre fermé, ce qui signifie qu’aucun livre, porte-documents ni téléphone cellulaire n’est autorisé et qu’aucune référence externe ne peut être utilisée

Marche à suivre pour s’inscrire à l’examen :

  • Envoyez un curriculum vitae avec toutes vos expériences pertinentes à l’adresse CPOLicensing@ontario.ca dans un courriel ayant pour objet « Examen de CV dans le cadre de la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette » et dans lequel vous faites part de votre désir de vous inscrire à un examen sur la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette.
  • Le cas échéant, votre expérience relative aux agences de recouvrement sera confirmée au cours du processus d’inscription à l’examen. Dans la plupart des cas, un courriel vous annonçant si vous êtes admissible à l’examen vous parviendra dans un délai de 10 jours ouvrables.
  • Le personnel du ministère prendra contact avec vous afin de fixer la date et l’heure de votre examen et de traiter les 10 $ de droits d’inscription à l’examen.
  • L’examen peut se dérouler à distance ou en personne à Toronto, ce choix étant laissé à la discrétion du ministère.
  • Dans la plupart des cas, vous recevrez vos résultats par courriel dans un délai de 20 jours ouvrables après avoir passé l’examen.

Étape 3 : Remplissez le formulaire de demande d’inscription

Téléchargez, enregistrez et/ou imprimez le formulaire de demande d’inscription à titre d’agence de recouvrement.

Veillez à passer en revue et à remplir attentivement votre formulaire de demande d’inscription. Il est possible que certaines sections du formulaire de demande d’inscription ne s’appliquent pas à votre demande d’inscription à titre d’agence de recouvrement. Par exemple :

  • Certaines sections s’appliquent uniquement aux demandes de nomination d’huissiers.
  • Les agences de recouvrement qui n’ont pas l’intention de gérer de fonds en fiducie ne doivent pas remplir la Section 6 du formulaire de demande d’inscription relative aux comptes en fiducie.

Assurez-vous que les renseignements fournis dans le cadre de votre demande d’inscription correspondent exactement à ceux qui apparaissent dans votre profil d’entreprise du Registre des entreprises de l’Ontario. Vérifiez par exemple les noms du ou des dirigeants et les adresses commerciales renseignées. Il s’agit de la cause de retards la plus fréquente lors du traitement des demandes d’inscription.

Étape 4 : Rassemblez vos justificatifs

Outre le formulaire de demande d’inscription, vous devez également apporter des copies des justificatifs suivants :

  • lettre(s) de confirmation attestant de votre réussite à l’examen sur la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette (ou, pour les personnes morales, de la réussite de tous les dirigeants et les administrateurs actifs de votre agence)
  • état financier le plus récent ou état financier d’ouverture, établi par une personne titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi de 2004 sur l’expertise comptable
  • exemples de demandes de remboursement, de lettres de recouvrement et/ou de documents de règlement de dette que vous comptez utiliser dans vos relations avec les débiteurs
  • votre contrat commercial ou avec le client
  • votre bail commercial
  • plan d’activités

Dans le cadre de votre demande d’inscription, le régistrateur peut vous demander de fournir de plus amples renseignements ou encore des documents supplémentaires.

Étape 5 : Soumettez votre demande d’inscription et vos justificatifs

Pour que votre demande d’inscription soit considérée comme complète, vous devez :

  • avoir soumis un formulaire de demande d’inscription dûment rempli
  • avoir soumis tous les justificatifs requis
  • avoir payé tous les droits d’inscription applicables, y compris :
    • 290 $ pour inscrire l’agence de recouvrement ou renouveler son inscription
    • 290 $ pour inscrire chaque succursale de l’agence de recouvrement (le cas échéant)

Envoyez votre dossier de demande d’inscription dûment rempli à l’adresse CPOLicensing@ontario.ca dans un courriel ayant pour objet « Demande d’inscription dans le cadre de la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette, votre nom commercial » (par exemple, « Demande d’inscription dans le cadre de la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette, société de recouvrement ABC »).

Étape 6 : Attendez que le ministère examine votre demande et traite les droits d’inscription

Votre demande d’inscription sera considérée comme complète une fois que le personnel du Ministère, agissant pour le compte du régistrateur, aura vérifié que vous avez fourni tous les renseignements nécessaires. En cas de renseignements manquants ou de besoin de clarification, un représentant ministériel prendra contact avec vous par courriel ou par téléphone.

Le ministère vérifiera également la solvabilité et le dossier judiciaire du demandeur, ainsi que ceux de tous les dirigeants et les administrateurs actifs de l’agence de recouvrement, le cas échéant.

Les options qui s’offrent à vous pour le paiement des droits d’inscription sont les suivantes :

  • Les paiements par carte de crédit (VISA ou Mastercard) peuvent être traités par téléphone en appelant l’unité de délivrance des permis au 416-326-6203 ou au 1-800-889-9768 (numéro sans frais).
  • Les mandats et les chèques bancaires (payables au « ministère des Finances ») sont acceptés.
  • Ne communiquez aucune information monétaire ou de paiement (notamment des données bancaires) par courrier (électronique ou papier).

Étape 7 : Attendez que le régistrateur examine votre demande d’inscription

Le régistrateur examinera votre demande d’inscription dûment remplie et prendra une décision concernant l’inscription de votre agence de recouvrement.

Pour prendre sa décision, le régistrateur prendra en compte les aspects suivants :

  • la situation financière du demandeur
  • la conduite antérieure du demandeur, au besoin
  • pour les personnes morales, la situation financière et la conduite passée des administrateurs et des dirigeants du demandeur
  • toute activité exercée par le demandeur qui est ou serait, si le demandeur est inscrit, en contravention avec la Loi sur les services de recouvrement et de règlement de dette ou ses règlements

Étape 8 : Attendez de recevoir les résultats de votre demande d’inscription

Le traitement et l’envoi des résultats de votre demande d’inscription peuvent prendre entre 10 et 15 jours ouvrables.

Le temps nécessaire au traitement d’une demande d’inscription et à l’envoi de vos résultats dépend de facteurs tels que le degré de complexité de votre demande, le nombre de demandes reçues et la nécessité de suivi concernant d’éventuels renseignements manquants de votre dossier de demande d’inscription.

Si votre demande d’inscription est approuvée par le régistrateur :

  • votre certificat d’inscription vous sera envoyé par courriel à l’adresse indiquée sur le formulaire de demande d’inscription
  • l’inscription de votre agence de recouvrement reste valable deux ans
  • vous ne pouvez pas céder votre inscription à une autre agence ou à une autre personne

Si votre demande d’inscription est refusée par le régistrateur :