Partie 8 : Rôles et responsabilités

L’organisme de coordination

L’organisme de coordination doit rendre des comptes au ministère concernant la prestation de la planification coordonnée des services dans la zone de prestation de services. (La carte des zones de prestation de services se trouve à l’Annexe B).

L’organisme de coordination unique propre à chaque zone de prestation de services sera responsable de :

• Assurer la prestation du cycle de la planification coordonnée des services tel qu’indiqué à la Section 3.
• Gérer tous les aspects de la planification coordonnée des services, y compris la gestion des risques et des plaintes (en rapport avec la planification coordonnée des services), la protection des renseignements personnels, la gestion de documents, la gestion de l’information et la mesure du rendement des fonctions de la planification coordonnée des services dans la zone de prestation de services^{footnote 9[9]}
• Le rendement des coordonnatrices ou coordonnateurs de la planification des services^{footnote 10[10]} dans la zone de prestation de services, où qu’ils soient employés, y compris la formation en cours et les rapports sur les activités et le rendement de tous les coordonnatrices ou coordonnateurs de la planification des services dans la zone de prestation de services (voir la Partie 10).
• Veiller à ce que les voies de l’aiguillage soient claires, en particulier les intersections avec les secteurs des services à l’enfance, de l’éducation et de la santé et les autres organismes communautaires.
• Conserver la responsabilité de la surveillance et de l’évaluation de la planification coordonnée des services, y compris de l’examen des processus et des politiques existants, de la documentation des décisions et de la réalisation des modifications en fonction de la surveillance courante du rendement, conformément aux paramètres des présentes directives sur les politiques et des politiques/directives des autres ministères.
• Développer et maintenir des relations avec les fournisseurs de services intersectoriels et les éducateurs de la zone de prestation de services afin d’assurer la planification coordonnée des services, en reconnaissant les relations de collaboration et en tenant compte des compétences des éducateurs et des autres professionnels.
  • L’organisme de coordination continuera d’établir des procédures claires de collaboration et d’échange de renseignements entre les fournisseurs concernés des secteurs des services à l’enfance, de l’éducation et de la santé au moyen d’ententes officielles qui indiquent, pour le moins, comment et quand aiguiller des familles, échanger des renseignements et contribuer à la planification coordonnée des services.
  • Développer une relation avec l’organisme responsable local en matière de santé mentale des enfants et des jeunes pour les enfants et les jeunes ayant des besoins en matière de santé mentale et avec le ou les mécanismes de résolution de différends en matière de services afin de combler les besoins des enfants et des jeunes dont les besoins dépassent les services disponibles localement.
  • Communiquer les attentes aux organismes/organisations partenaires au sujet de la façon dont la planification coordonnée des services fonctionnera, y compris la façon dont les autres fournisseurs participeront à l’élaboration des plans.
• Diriger des activités de sensibilisation et de communication sur la planification coordonnée des services, y compris :
  • Communiquer avec les familles qui peuvent avoir besoin du service.
  • Communiquer avec les organismes locaux qui pourraient jouer un rôle dans la planification coordonnée des services ou être une source d’aiguillages.
  • Insister sur le fait que la planification coordonnée des services est un service de soutien proactif et que les familles devraient, dans la mesure du possible, être aiguillées vers le service (ou se recommander elles-mêmes) avant qu’elles n’approchent d’une crise lorsque c’est possible, afin d’éviter qu’elles se retrouvent en crise.
  • Recueillir et mettre à la disposition des familles des renseignements à jour et transparents sur les services disponibles dans la région, y compris les procédures d’accès et d’accueil et les listes/délais d’attente.
• Faciliter un échange cohérent du savoir entre les fournisseurs de services et avec les familles d’enfants et de jeunes ayant des besoins particuliers multiples et/ou complexes, en matière de prestation de la planification coordonnée des services.
• Renforcer la capacité au sein de l’organisme de coordination et des organismes partenaires.
  • Le renforcement de la capacité de l’organisme de coordination et de ses partenaires fera constamment partie intégrante du processus d’amélioration du service et de la qualité à mesure que de nouveaux besoins et de nouvelles occasions d’amélioration sont cernés.

Coordonnatrices et coordonnateurs de la planification des services

Selon la pratique locale, des familles peuvent avoir une coordonnatrice ou un coordonnateur de la planification des services qui fournit d’autres programmes ou services en plus de la planification coordonnée des services. D’autres familles pourraient avoir une coordonnatrice ou un coordonnateur de la planification des services qui effectue de la planification coordonnée des services à temps plein. Ces directives s’appliquent à toutes les coordonnatrices et à tous les coordonnateurs de la planification des services, peu importe si la personne fait de la planification coordonnée des services à temps plein ou à temps partiel. Une nouvelle coordonnatrice ou un nouveau coordonnateur de la planification des services peut être désigné si les besoins de la famille changent.

Sur consentement, les coordonnatrices et coordonnateurs de la planification des services dans chaque zone de prestation de services :

• élaboreront un plan de services coordonné fondé sur les forces qui répond aux besoins en services de l’enfant/du jeune, qui est orienté par les objectifs de l’enfant/du jeune et de la famille et qui soutient la participation à la maison, à l’école et au sein de la communauté;
• faciliteront la participation active de l’enfant/du jeune et de la famille à la planification coordonnée des services, notamment à la fixation des objectifs;
• faciliteront l’échange de renseignements entre les fournisseurs concernés des secteurs des services à l’enfance, de la santé et de l’éducation dans chaque zone de prestation de services, afin d’élaborer et de conserver un seul plan de services coordonné pour l’enfant/le jeune et sa famille;
• aideront les familles à accéder à des services pertinents et à autres soutiens/ressources communautaires dans la zone de prestation de services;
• étudieront le recours à des approches souples et innovantes en matière de prestation de services pour répondre aux besoins de l’enfant/du jeune et souligneront tout obstacle à l’innovation qui pourrait exister;
• contrôleront, examineront et mettront à jour le plan de services coordonné, en collaboration avec l’enfant/le jeune et sa famille ainsi qu’avec les fournisseurs concernés des secteurs des services à l’enfance, de l’éducation et de la santé;
• Seront bien informés et disponibles pour discuter des préoccupations de l’enfant/du jeune et de la famille, s’il y a lieu, concernant le plan de service;
• Faciliteront les relations de travail avec les fournisseurs dans les secteurs des services à l’enfance, de la santé et de l’éducation, afin de leur permettre de contribuer régulièrement à la planification coordonnée des services et d’obtenir et de communiquer les renseignements pertinents concernant les services fournis à l’enfant/au jeune.

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la planification des services n’est pas responsable de la coordination de tous les services dont la famille a besoin (p. ex. santé mentale de l’adulte, établissement), mais peut fournir des coordonnées ou amorcer l’aiguillage afin d’aider les familles à accéder à d’autres services et soutiens, lorsque ces services contribuent aux objectifs généraux de l’enfant/du jeune et de la famille. Lorsque la coordination de certains services ne relève pas de la responsabilité de la coordonnatrice ou du coordonnateur de la planification des services, la famille doit en être avisée.

Fournisseurs de planification coordonnée des services

Les fournisseurs de la planification coordonnée des services sont des organismes/organisations qui emploient des coordonnatrices ou coordonnateurs de la planification des services dans la zone de prestation de services. Ces organismes/organisations devront :

• maintenir des ententes officielles avec l’organisme de coordination concernant les attentes convenues relativement au rôle du fournisseur et à la façon dont ces fournisseurs devront rendre des comptes à l’organisme de coordination;
• rendre compte, par l’entremise de l’organisme de coordination, des activités de leurs coordonnatrices et coordonnateurs de la planification des services;
• aider les coordonnatrices et coordonnateurs de la planification des services à participer à la formation exigée par l’organisme de coordination;
• veiller à ce que les coordonnatrices et coordonnateurs de la planification des services respectent et appuient la procédure et le modèle établis dans la zone de prestation de services;
• utiliser des outils ou des formulaires communs exigés par l’organisme de coordination;
• veiller à ce que les familles vivent une expérience uniforme de la planification coordonnée des services à l’échelle de la zone de prestation de services.

Participants à la planification coordonnée des services

Les participants à la planification coordonnée des services sont des organismes/conseils scolaires de district qui fournissent des services et/ou des soutiens aux enfants et aux jeunes ayant des besoins particuliers et qui participent normalement à la planification coordonnée des services., des organismes communautaires ou des conseils scolaires de district et elles auront conclu des ententes officielles avec l’organisme de coordination sur l’échange de renseignements et la participation à la planification coordonnée des services.

Les participants à la planification coordonnée des services seront, entre autres, les organismes signataires des propositions de planification coordonnée des services de la région :

• les centres de traitements pour enfants (CTE);
• les organismes de services pour enfants qui assurent la coordination des services entre différents organismes;
• les organismes directeurs fournissant des services et des soutiens basés sur l’analyse comportementale appliquée (ACA)^{footnote 11[11]};
• les organismes directeurs du Programme d’intervention en autisme (PIA)^{footnote 11[11]};
• les centres d’accès aux soins communautaires (CASC)/réseaux locaux d’intégration des services de santé (RLISS);
• les conseils scolaires de district/administrations scolaires

Plus particulièrement, les organisations participant à la planification coordonnée des services entreprendront, pour le moins, les activités suivantes. Dans certaines zones de prestation de services, les organisations participantes ont accepté de prendre part à des activités autres que celles indiquées ci-dessous :

• Participer aux aiguillages vers des services de planification coordonnée des services pour les familles qui pourraient en bénéficier;
• Communiquer l’information sur leurs services à l’organisme de coordination;
• Participer activement, au besoin, à l’élaboration du plan de services coordonné et à la fourniture de services axés sur la famille conformément au plan;
• Participer à la structure de gouvernance locale de la planification coordonnée des services (soit en faisant partie de l’organe de gouvernance, soit en fournissant des commentaires);
• Participer au renforcement de la capacité à mesure que l’organisme de coordination cerne les besoins en amélioration de la planification coordonnée des services et trouve des occasions de le faire;
• Communiquer l’information exigée par l’organisme de coordination pour mesurer le rendement et améliorer la qualité;
• Examiner des approches souples et innovatrices de prestation de services qui sont axées sur l’enfant et la famille en vue de répondre aux besoins de l’enfant/du jeune;
• Touchant l’exécution de la planification coordonnée des services dans la zone de prestation de services quand des conflits surviennent entre les fournisseurs ou entre les familles et les fournisseurs.

Il arrive à l’occasion que des partenaires de l’ensemble du secteur des services (p. ex. fournisseurs de services de garde d’enfants; partenaires municipaux) contribuent aussi au plan de services coordonné. Selon la fréquence à laquelle ces fournisseurs participent à la planification coordonnée des services, l’organisme de coordination pourrait éventuellement établir une entente officielle avec eux ou prendre des dispositions pour échanger des renseignements avec le consentement éclairé de la famille.

Ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires

Par l’entremise de contrats de paiements de transfert et de rapports trimestriels, les bureaux régionaux du MSESSC tiendront les organismes de coordination responsables de la surveillance et de la mise en œuvre de la planification coordonnée des services dans la zone de prestation de services.

• Les bureaux régionaux du MSESSC mettront à jour les contrats avec les fournisseurs et les participants de la planification coordonnée des services pour y
• Le MSESSC surveillera le fonctionnement des systèmes locaux de la planification coordonnée des services et présentera les enjeux intersectoriels et/ou provinciaux à des fins de résolution interministérielle si nécessaire.