Le conseil d’administration de l’organisme de coordination doit rendre compte au ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires de la surveillance et de la prestation de la planification coordonnée des services dans la zone de prestation de services.

Pour permettre la surveillance et la collaboration, l’organisme de coordination doit maintenir en place un mécanisme d’orientation intersectoriel collaboratif pour superviser les partenariats qui appuient la planification coordonnée des services. Le mécanisme d’orientation doit comporter un mandat, élaboré en partenariat avec les fournisseurs et les participants de la planification coordonnée des services.

Les mécanismes de direction incluront un processus de sollicitation de commentaires et de rétroaction de la part des partenaires clés de la planification coordonnée des services, notamment les personnes suivantes :

  • Familles qui utilisent le service;
  • Enfants et jeunes qui utilisent le service;
  • Coordonnatrices ou coordonnateurs de la planification des services;
  • Fournisseurs de la planification coordonnée des services;
  • Participants de la planification coordonnée des services.

Le mécanisme d’orientation intersectoriel pour la planification coordonnée des services permettra aussi d’examiner les résultats de la mesure du rendement au moins une fois par année et de dresser des plans afin d’apporter des améliorations si nécessaire. Le mécanisme d’orientation préparera des rapports annuels qui décriront comment les partenaires intersectoriels travaillent ensemble à fournir des expériences du service uniformes et axées sur l’enfant, le jeune et la famille et les plans d’amélioration si nécessaires. Ces rapports seront signés par tous les membres du mécanisme d’orientation intersectoriel et présentés au bureau régional du MSESSC à la fin de chaque exercice. Le MSESSC communiquera les rapports au ministère de l’Éducation et au MSSLD.

Les organismes de coordination auront également des ententes et/ou des protocoles d’entente officiels avec les fournisseurs et les participants de la planification coordonnée des services qui couvriront les éléments essentiels du service. Ces ententes comprendront au moins :

  • Une vision et des objectifs communs pour la planification coordonnée des services;
  • Une définition commune du service axé sur l’enfant, le jeune et la famille;
  • Un engagement vis-à-vis de la mise en œuvre d’une planification coordonnée des services uniforme et axée sur l’enfant, le jeune et la famille;
  • Rôles et responsabilités;
  • Processus d’aiguillage;
  • Des processus d’échange de renseignements;
  • Processus de résolution des différends entre les organismes;
  • Des processus permettant à plusieurs secteurs et organismes de collaborer à des plans de services coordonnés intersectoriels;
  • Un engagement à étudier le recours à des approches souples et innovantes en matière de prestation de services afin de répondre aux besoins des enfants/jeunes et de leurs familles ;
  • Comment le fournisseur de la planification coordonnée des services devra rendre des comptes à l’organisme de coordination concernant la prestation de la planification coordonnée des services.

Les fournisseurs et les participants de la planification coordonnée des services financée par le MSESSC (voir les pages 32 et 33) auront des attentes indiquées dans leurs contrats de service avec le MSESSC concernant leur participation à la planification coordonnée des services.