Une image du cadre de mesure du rendement, avec une description des quatre étapes, dans le sens des aiguilles d’une montre, à l’aide d’un cercle. Le quart supérieur droit de l’image, qui correspond à la deuxième étape, est plus grand que les autres.

Au cours de cette étape, vous ferez l’apprentissage des éléments à mettre en œuvre pour vous doter d’un cadre de mesure du rendement. Il faut alors favoriser une compréhension claire des priorités et obtenir l’assentiment des membres de votre équipe. Pour bien saisir les priorités, l’équipe devra comprendre la nature et la portée de l’initiative et donner son accord quant au processus à suivre pour atteindre les résultats souhaités.

Pour vous préparer, vous aurez besoin :

  1. de rassembler l’équipe
  2. d’évaluer le plan ou la stratégie en cours
  3. de choisir et de mobiliser les acteurs de l’initiative
  4. de déterminer l’objet des mesures

Rassembler l’équipe

L’organisation doit pouvoir compter sur le soutien d’une équipe aux différentes étapes du processus de mesure du rendement. L’équipe devrait regrouper les personnes qui :

  • collaborent à l’élaboration de la stratégie faisant l’objet de l’évaluation
  • ont besoin des résultats
  • sont familières avec la collecte, le stockage et l’analyse des données sur le rendement
  • connaissent bien la rédaction de rapports ou la communication d’informations
  • parlent positivement de l’initiative
  • démontrent avoir de bonnes notions de la mesure du rendement

Assignez aux membres de l’équipe les rôles et responsabilités qui peuvent évoluer au cours du processus; vérifiez que chaque membre comprend bien ce qui est attendu de sa part et la possibilité que ces attentes changent.

Par exemple, déterminez qui pilotera les tâches suivantes :

  • s’assurer que les données de mesure du rendement sont recueillies et analysées
  • passer en revue les données et les étudier
  • colliger les informations qui serviront à rédiger le rapport sur les résultats
  • soumettre le rapport en temps voulu à la personne responsable pour approbation

Évaluation du plan ou de la stratégie en cours

Lorsque vous envisagez de mesurer le rendement en tenant compte de votre contexte, il importe d’évaluer en premier lieu l’état actuel de votre organisation.

Avez-vous présent à l’esprit un plan ou une stratégie? Si oui, c’est votre point de départ. Cela vous permettra d’aborder la mesure du rendement en procédant avec logique. Fort probablement, le plan dresse la liste de certains résultats ou objectifs souhaités et une planification des activités nécessaires pour les atteindre s’est enclenchée.

1. Choix et mobilisation des acteurs de l’initiative

La mobilisation des acteurs constitue un autre volet important de l’élaboration.

d’un cadre d’évaluation du rendement. L’équipe devra choisir les acteurs qui y prendront part. Est susceptible de devenir un acteur tout groupe ou toute personne ou organisation qui manifeste un intérêt ou une attente particulière pour le travail de l’organisation ou susceptible d’en ressentir l’influence.

Acteurs internes

Comme possibles acteurs internes, l’on peut penser aux membres de la direction de l’organisation ou du conseil d’administration. Mentionnons également que les membres du personnel peuvent être considérés comme des acteurs internes, peu importe leur participation directe ou non à l’initiative ou au processus d’évaluation du rendement.

Dans ce dernier cas, cela a l’avantage de mobiliser plus rapidement les parties intéressées et de favoriser le recrutement des acteurs externes. Cela vous facilitera la tâche si vous pouvez compter sur leur compréhension d’un cadre d’évaluation du rendement et de la raison pour laquelle votre organisation analyse une stratégie en particulier. Vous devez recueillir leur adhésion; ces acteurs internes doivent s’entendre sur les résultats souhaités, les mesures à prendre pour y parvenir et le temps et les ressources à investir.

Acteurs externes

Les acteurs externes peuvent être des bénévoles, des membres, des donateurs ou d’autres personnes qui portent un intérêt incessant envers l’organisation. La mobilisation des acteurs externes au processus comporte de multiples avantages. Les acteurs externes peuvent révéler de nouveaux éclairages sur le travail de l’organisation.

C’est une excellente idée de solliciter la participation d’une variété de personnes pour justement profiter de leurs différentes perspectives. Toutefois, si l’organisation compte une longue liste d’acteurs possibles, déterminez les personnes qui sont les mieux placées pour contribuer à la discussion. Tenez compte de leurs intérêts, de leur influence et de leurs besoins informationnels, puis choisissez celles qui conviennent le mieux à la situation.

Une fois que les acteurs sont mobilisés, profitez de leurs connaissances et de leur expertise. Consultez-les régulièrement pour vous assurer que l’organisation est sur la bonne voie. Cela contribuera également à consolider leur soutien tout au long du processus. Leurs perspectives ou leur participation peuvent contribuer à renforcer la conception du cadre de mesure du rendement.

2. Déterminer l’objet des mesures

Le cadre de mesure du rendement peut être utilisé pour évaluer l’efficacité d’un projet, d’un programme ou d’une initiative (projet). Idéalement, les objectifs ou les résultats souhaités du projet seront liés au plan stratégique de votre organisation.

L’examen du plan stratégique de votre organisation vous permettra de peaufiner votre cadre de mesure du rendement, en particulier les résultats. Votre organisation ne dispose d’aucun plan stratégique? Qu’à cela ne tienne! Vous pouvez très bien élaborer un cadre d’évaluation du rendement pour chaque projet.

Questions de diagnostic

Les réponses aux questions suivantes permettront de situer rapidement l’étape où vous en êtes actuellement, de l’expliquer aux autres et de préciser ce que vous proposez pour le processus de mesure du rendement. Si vous répondez « oui » à toutes ces questions, votre organisation est prête à passer à l’étape suivante.

  • Si vous créez des mesures dans le cadre de votre plan stratégique, avez-vous bien précisé vos attentes en matière de mesure du rendement?
  • Si vous créez des mesures pour une initiative en particulier, comprenez-vous les exigences du processus de mesure du rendement?
  • Disposez-vous des ressources et de l’équipe adaptées à la mise en œuvre de la mesure du rendement?
  • Avez-vous choisi les acteurs internes et externes de l’équipe de mesure du rendement?
  • Avez-vous discuté des attentes avec ces acteurs?
  • Avez-vous abordé la question de la résistance potentielle à la mesure du rendement?

Une liste complète des questions de diagnostic à se poser aux quatre étapes se trouve à l’annexe 2, Questions de diagnostic.