Qu'est-ce que la mesure du rendement?
La mesure du rendement est le processus utilisé pour évaluer l’efficience et l’efficacité de projets, de programmes et d’initiatives. Il s’agit d’une approche systématique de collecte, d’analyse et d’évaluation des données. Son utilisation permet de déterminer si le projet (ou le programme) est en bonne voie pour atteindre les résultats, les buts et les objectifs établis.
En général, il incombe à une entreprise ou à un organisme (ci-après « organisation » ou « organisme ») d’effectuer la mesure du rendement pour démontrer sa transparence, étayer sa prise de décisions et améliorer ses processus. Cette approche ne prescrit pas ce qui doit être mesuré; les organisations se doivent de créer leurs propres mesures du rendement en se basant sur leurs plans de projet et leur situation.
Tout processus de planification, autrement dit tout plan ou projet ayant des buts et des objectifs clairement définis, devrait inclure d’emblée la mesure du rendement.
Les mesures du rendement fournissent des renseignements qui facilitent la prise de décisions stratégiques quant aux actions d’une organisation et à sa performance à cet égard. Souples de nature, les cadres d’évaluation du rendement s’avèrent utiles pour évaluer l’efficacité d’un projet pilote, d’un programme pluriannuel, d’un processus de planification stratégique ou encore d’une initiative, nouvelle ou existante.
Avantages des mesures du rendement
Mesurer le rendement apporte de nombreux avantages, de l’évaluation de l’efficacité d’un seul projet à la contribution à une culture d’amélioration continue dans l’ensemble d’une organisation.
Le recours périodique à des mesures du rendement aide à prendre des décisions éclairées et permet d’apporter des corrections à des plans à mi-chemin ou encore de réviser des priorités pour saisir de nouvelles possibilités. Un système interne de mesure du rendement aidera à obtenir des résultats et incitera votre organisation à tirer des leçons de ses succès et de ses échecs.
Les mesures du rendement comportent d’autres avantages :
- La création d’une « coalition » par l’établissement de cibles et d’objectifs en partenariat;
- L’élaboration de « pratiques exemplaires » et « l’apprentissage de leçons » transposables aux futures initiatives;
- Une plus grande responsabilisation grâce à la démonstration de l’efficacité des plans et des activités dans l’atteinte des buts et des résultats souhaités;
- La rationalisation du processus décisionnel, y compris de la budgétisation et de l’allocation des ressources, dans un contexte de compétition aux ressources limitées;
- La documentation et la présentation des changements au fil du temps;
- La communication de l’histoire d’une organisation;
- L’approfondissement des relations par la mobilisation des acteurs du dossier et par la compréhension commune du processus.
Qu’est-ce qu’un cadre de mesure du rendement?
Un cadre de mesure du rendement définit les indicateurs nécessaires aux fins de la surveillance et de l’évaluation d’un programme. Il vise plus particulièrement :
- à cerner des mesures;
- à établir une méthodologie pour guider les analyses et les rapprochements;
- à définir les rôles et les responsabilités;
- à fournir un modèle logique pour la production de rapports.
Un cadre de mesure du rendement a pour objet d’aider les gestionnaires de programmes :
- à surveiller et à évaluer systématiquement les résultats d’un programme, de même que l’efficacité de la gestion du programme en question;
- à prendre des décisions éclairées et à adopter des mesures appropriées en temps voulu par rapport au programme;
- à fournir des rapports ministériels utiles et pertinents sur le programme;
- à s’assurer que les données réunies permettront bel et bien d’appuyer une évaluation.
Il n’existe pas de méthode unique pour élaborer un cadre de mesure du rendement.
L’examen du plan stratégique de l’organisation, plus particulièrement des résultats attendus – ce que le plan vise à accomplir – constitue un bon point de départ.
Faute de plan stratégique, un cadre peut être élaboré pour un projet individuel.
Un cadre de mesure du rendement efficace exige de l’organisation qu’elle se concentre sur des objectifs et résultats pertinents, et qu’elle utilise des données de bonne qualité pour ses mesures.
Difficultés et solutions liées à la mesure du rendement
Le tableau suivant fait mention de plusieurs difficultés réelles et perçues concernant l’utilisation des mesures du rendement :
| Difficulté | Solution |
|---|---|
Plusieurs années peuvent s’écouler avant d’obtenir des résultats | Indiquer comment le plan changera le cours des choses au moyen de critères, de jalons et de cibles échelonnées au fil du temps (c.-à-d. en précisant les étapes à court et à moyen terme pour atteindre les objectifs à long terme) Faire en sorte que l’information sur le rendement soit le moteur de l’amélioration continue – si quelque chose ne fonctionne pas, saisir l’occasion pour y remédier |
Un véritable casse-tête : personne ne comprend vraiment comment les pièces s’emboîtent | Communiquer le but de la mesure du rendement, et choisir les mesures et les résultats appropriés Concevoir des tableaux de bord pertinents et bien pensés pour communiquer les résultats importants de façon compréhensible Encourager la participation de l’ensemble des acteurs dès l’amorce du processus en vue de favoriser leur compréhension des efforts déployés pour atteindre les résultats souhaités |
Un portrait défavorable – les indicateurs de rendement brosseront un portrait très peu flatteur, ce qui incitera à porter jugement sur l’efficacité de l’organisation ou d’un membre du personnel | Expliquer la différence entre la mesure du rendement et la gestion du rendement – la première évaluant les tactiques, et non les personnes Pallier les lacunes – décrire ce qui s’est passé et comment l’organisation peut y remédier de façon proactive |
Les mesures sont trop gourmandes en ressources – une entreprise onéreuse qui ne dispose pas des ressources requises | Indiquer la nature des ressources à mobiliser (temps, personnel, efforts) Faire un rapprochement entre ces ressources et le processus en question (Si l’on n’y prend garde, l’on peut allouer beaucoup de ressources à quelque chose qui pourrait être voué à l’échec.) |
Une méfiance à l’égard des données – les données ne sont pas disponibles, voire inexactes ou encore les données disponibles ne sont pas échangées
| Former les acteurs du projet au processus de collecte et d’analyse des données Choisir les mesures « appropriées », c’est-à-dire celles qui sont logiques et font l’unanimité des acteurs du projet |
L’impression qu’il s’agit seulement d’autre document destiné à accumuler la poussière sur une étagère | Intégrer la mesure du rendement dans la culture organisationnelle Recruter de nouveaux membres de la haute direction et leur faire adopter la mesure du rendement – en faire d’éventuels ambassadeurs d’un changement de culture en suscitant l’adhésion du plus grand nombre Déterminer quand les résultats seront mesurés et comment ils seront communiqués |
Processus
Le présent guide adopte une approche systématique en quatre étapes pour élaborer un cadre de mesure du rendement.
Les termes clés y sont définis dans la section correspondante, tout au long du contenu. Pour obtenir une liste de tous les termes utilisés ou auxquels il est fait référence dans ce guide, veuillez consulter l’annexe 1, Glossaire.
Activités : Le travail effectué par les organisations pour mettre en place des stratégies, des programmes ou des projets – Toutes les activités utilisent des ressources et produisent des produits ou des services qui, dans le contexte de la mesure du rendement, sont appelés des « extrants ». Une ou plusieurs activités seront essentielles à l’atteinte des objectifs ou des résultats d’une stratégie ou d’une initiative.
Extrants : Les produits ou services qui résultent des activités d’un projet ou d’un programme – Un extrant est le résultat obtenu lorsqu’une activité atteint les publics ou les clients visés. Un extrant est utilisé comme synonyme de « livrable » ou « produit livrable ».
Résultats : L’effet réel des activités et des extrants – Un programme, un projet ou un plan peut comporter des résultats à court, à moyen ou à long terme.
Étape I – Se préparer aux mesures du rendement
Au cours de cette étape, des activités seront entreprises pour jeter les bases du déploiement d’un cadre de mesure du rendement. Cela signifie qu’il faut mettre en place une équipe et identifier et mobiliser les différents acteurs. Cette étape permettra de clarifier :
- où en est votre organisation;
- où votre organisation veut aller.
Étape II – Déterminer les résultats à l’aide d’un modèle logique
Au cours de cette étape, le problème à résoudre sera défini, de même que les résultats souhaités. L’étape II vise à expliquer plus en détail le concept de « résultats » et les raisons pour lesquelles ceux-ci sont importants. Enfin, le concept et les avantages d’un modèle logique ainsi que la description de la manière dont l’attribution est liée aux résultats du modèle logique seront présentés.
Étape III – Créer des mesures du rendement
Cette étape traite des différentes mesures du rendement qui peuvent être utilisées et de l’importance d’avoir des mesures dans l’ensemble du modèle logique – dans ce guide, l’accent sera cependant mis sur la création de mesures pour les extrants et les résultats. L’étape III comprend également le processus en quatre phases suivi pour la création de mesures du rendement (remue-méninges, évaluation, présélection et documentation).
Étape IV – Recueillir, analyser et communiquer les résultats
Cette étape explique comment un cadre de mesure du rendement bien élaboré aidera à « mettre en récit » de façon convaincante les résultats d’une stratégie, étayée par des données quantitatives et qualitatives.
L’étape IV s’articule en trois parties :
- La détermination des méthodes de collecte et d’analyse des données efficaces;
- La marche à suivre pour rendre compte des résultats et les communiquer;
- La façon d’utiliser les données recueillies pour améliorer une stratégie ou une initiative.
Sous l’angle de ces quatre étapes réunies, le présent guide explorera les sujets suivants dans chacune des sections respectives.
La mesure du rendement : un exercice de mise en récit
Un cadre de mesure du rendement bien élaboré permet de livrer un récit convaincant en utilisant les données probantes crédibles qui appuient les résultats d’un projet. Le cadre devrait être mis en cohérence avec les réponses aux questions suivantes :
- Qu’est-ce que votre organisation veut réaliser, comment compte-t-elle changer le cours des choses et quels sont les résultats souhaités?
- Quelles étapes votre organisation doit-elle franchir pour atteindre ses objectifs?
- Comment votre organisation saura-t-elle que le plan qu’elle a élaboré pour atteindre ses objectifs et les résultats souhaités maintient le cap?
Une fois créé, le récit doit être convaincant, compréhensible et fondé sur des preuves solides et des hypothèses plausibles tirées des nouvelles mesures du rendement. En respectant cette approche, le plan sera défendable et saura gagner la confiance des gens qui y verront un bon investissement.
Mobiliser l’équipe de direction
Sollicitez la participation de votre équipe de direction dès le début du processus pour gagner son appui en faveur du cadre. Si elle se sent engagée, la direction sera plus susceptible de fournir tout au long du processus les ressources nécessaires pour que l’équipe continue sur sa lancée. Avoir à la tête de l’organisation une personne « championne » constitue un atout de réussite indéniable.