Note pour les musées : direction – norme relative aux finances

Aperçu

La présente note aidera les organes de direction des musées communautaires à satisfaire à la norme relative aux finances énoncée dans les Normes applicables aux musées communautaires de l’Ontario.

Les normes vous permettent de :

• fournir le soin et la gestion appropriés aux collections;
• répondre aux attentes des visiteurs;
• faire preuve de responsabilité et de transparence à l'égard de votre communauté, des fondateurs et des donateurs

Objectif de la norme relative aux finances

En tant que musée communautaire, vous devez démontrer votre responsabilité financière.

Responsabilité fiduciaire

En tant qu’organe de direction d’un musée – qu’il s’agisse d’un conseil municipal ou d’un conseil sans but lucratif – d’un point de vue fiduciaire, il vous incombe d’agir dans l’intérêt du musée et de lui éviter toute responsabilité juridique ou fiscale.

Bien que la gestion fiduciaire et financière ne puisse être déléguée, certains rôles ayant trait à la gestion financière peuvent l’être.

Responsabilité en matière de gestion financière

L'organe directeur a cinq principaux domaines de responsabilité :

Préparation et approbation du budget

En tant qu’organe de direction d’un musée, vous pouvez demander à un membre du personnel d’encadrement de préparer le budget annuel du musée.

Toutefois, tous les membres de l’organe de direction doivent examiner, comprendre (les objectifs et les priorités du musée) et approuver ce budget annuel du musée.

Un budget approuvé autorise le conservateur ou le directeur du musée à dépenser de l’argent de façons précises.

Toute modification apportée à ce plan doit être documentée et approuvée.

Rapports financiers

Étant donné que les musées fonctionnent grâce à des fonds publics, il incombe au conseil de direction de documenter la manière dont ces fonds ont été dépensés.

Le conseil de direction s’acquitte des responsabilités suivantes :

• s’assurer que le musée surveille et rend compte de l’utilisation de toutes les ressources financières;
• organise une vérification annuelle ou une mission d’examen, si le budget opérationnel du musée est inférieur au seuil fixé pendant la vérification

Surveiller les recettes et les dépenses

En tant que conseil de direction, vous devez veiller à ce que des procédures adéquates soient en place aux fins d’établissement du budget et de production de rapports financiers.

Le conseil doit examiner les recettes et les dépenses du musée – habituellement présentées dans le rapport du trésorier au conseil – par rapport au budget approuvé une fois par mois, ou au moins chaque trimestre.

Collecte de fonds et mécénat

En tant que conseil de direction, vous assumez les responsabilités suivantes :

• veiller à ce que des politiques soient en place à des fins de collecte de fonds et de mécénat. Les politiques assurent que les objectifs et les normes d’éthique du musée ne sont pas compromis par les activités commerciales ou le soutien des mécènes;
• examiner et approuver, conformément à ses politiques, toutes les activités de collecte de fonds, y compris celles déléguées au personnel, à un comité de collecte de fonds ou entreprises par un organisme ami du musée

Les membres du conseil doivent contribuer aux activités de collecte de fonds du musée, y compris en usant de leur influence pour aider le personnel et les bénévoles à solliciter des fonds auprès de sources publiques et privées.

Gestion des biens

En tant que conseil de direction, vous devez connaître et observer les conditions relatives aux legs majeurs, aux fondations et au financement, ainsi qu’à toute subvention gouvernementale de financement acceptée par un musée.

Le conseil doit disposer de procédures visant à assurer la sécurité des collections du musée (ce qui lui vaut la « confiance du public ») et à maintenir la durabilité financière de ses immobilisations corporelles (terres, bâtiments, équipement).

Les collections ne doivent pas :

• être identifiées comme des immobilisations dans les états financiers du musée
• être portées à l’actif ou considérées, dans toute autre situation, comme des actifs financiers
• être considérées comme une source de revenus pour le musée
• être utilisées pour générer un revenu, elles ne figurent pas parmi les actifs sur les états financiers du musée

Il est contraire à l’éthique de vendre des objets d’une collection afin de soutenir financièrement les activités du musée, la gestion des installations ou pour toute raison autre que le soin des acquisitions ou des collections, conformément à la norme et à la pratique déontologique concernant l’aliénation.

Un musée qui vendrait des objets d’une collection deviendrait inadmissible à un futur financement.

Il existe deux exceptions à cette règle^{footnote 1[1]} :

• la fourniture d’un reçu aux fins d’impôts à un donateur : la valeur de l’objet, pour obtenir un reçu aux fins d’impôts, doit être évaluée par un expert indépendant, engagé par le donateur et non par le musée
• une assurance : si le musée choisit d’assurer la collection, le montant de cette dernière doit être expertisé par un professionnel indépendant, et fourni à la compagnie d’assurance

Ressources recommandées

Générale

• Alberta Museums Association, Standard Practices Handbook for Museums, 3^e édition, 2014. Porte sur la responsabilité fiduciaire de l’organe de direction, pp. 63-64, et sur son rôle en matière de gestion financière pp. 65-66 and 85-94.
• Organisation des directeurs des musées d’art canadiens, Lignes directrices : Rôles et responsabilités des conseils d’administration des musées. Association des musées canadiens (2005).

Ressources standard sur les Subventions de fonctionnement aux musées communautaires (SFMC)

• Sonja Tanner-Kaplash et Karen Alebon, Imagine Canada. Webinaire et notes archivés de l’AMO sur les musées et les principes déontologiques en matière de collecte de fonds, avril 2013.

Finance

• Exemple de politique en matière de finances fourni par : Hamilton Civic Museums.
• Imagine Canada, Code d’éthique en matière de collecte de fonds et de responsabilité financière.
• Yez, Leona. Building a Fund Development Model in Your Nonprofit Organization. RCVO@Volunteer Alberta. Edmonton: Grant MacEwan College, 2006. (en anglais seulement)
• Young, Heather C. Finance for the Arts in Canada. November 2004.