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Ce document va aider votre musée à respecter la norme relative aux collections du gouvernement de l'Ontario décrites dans les Normes applicables aux musées communautaires de l'Ontario.

Les normes vous permettent de :

  • fournir le soin et la gestion appropriés aux collections
  • répondre aux attentes des visiteurs
  • faire preuve de responsabilité et de transparence à l'égard de votre communauté, des fondateurs et des donateurs

Objectif de la norme relative aux collections

Les objets de la collection du musée sont une représentation tangible du patrimoine de la communauté. Pour mieux protéger leur valeur, vous devez en prendre soin, les documenter et vous assurer que votre communauté y a accès.

La norme relative aux collections fournit des lignes directrices utiles sur la façon dont les musées doivent gérer leurs collections de manière générale. La politique que vous élaborez pour satisfaire à la norme dépend du type et de la taille de votre institution, de votre mission et de votre communauté.

Planification des collections : une responsabilité de gérance (confiance du public)

Les ressources d'un musée incluent :

  • le temps du personnel et des bénévoles
  • les finances
  • les expositions
  • l'aire de stockage

La planification des collections garantit que ces ressources, ainsi que la capacité de votre musée à prendre soin correctement des objets et à assurer l'accès au public, sont prises en compte avant d'accepter une acquisition ou un prêt.

Elle vous permet également de mieux cerner si votre collection :

  • appuie votre mission
  • représente les besoins et les intérêts de votre communauté
  • doit être modifiée, en acquérant ou en aliénant certains objets

Politique relative aux collections

En vertu des Normes, la politique relative aux collections de votre musée doit :

  • soutenir le musée en termes de :
    • raison d'être
    • mission
    • énoncé de valeurs
  • affecter des rôles et des responsabilités à la commission, au comité et au personnel de votre musée
  • autoriser le personnel à prendre des décisions relatives à la collection
  • acceptation ou achat d'objets pour la collection
  • aliénation d'objets de la collection

La politique relative aux collections de votre musée devrait :

  • mettre l'accent sur la gouvernance et le rôle opérationnel de votre musée
  • être concise et facile à lire
  • il est utile de faire la différence entre politique et procédure

Une politique :

  • répond aux questions « quoi et pourquoi » de votre collection
  • se focalise sur vos objectifs à long terme

Une procédure :

  • répond aux questions «comment, quand et où» de votre collection
  • change fréquemment

Par exemple, la politique des collections des musées de Guelph indique ce que le musée va faire, p. ex., émettre des reçus à des fins fiscales; et pourquoi il va le faire: par ce que l'Agence du revenu du Canada exige que le musée émette des reçus à la juste valeur marchande.

Vous pouvez élaborer une seule politique relative aux collections ou créer deux politiques distinctes, l'une abordant le développement des collections et l'autre la gestion des collections.

Quelle que soit votre préférence, la politique relative à votre collection doit :

  • définir l'étendue et l'utilisation de la collection :
    • ce que le musée va collecter conformément à l'énoncé de sa mission et à ses ressources, humaines et financières
    • les forces des collections existantes
    • les besoins de la communauté
  • définir les priorités de développement des collections
  • engager la commission, le personnel et les bénévoles à suivre :
    • les principes de déontologie du musée en matière de collecte et de gestion des collections
    • les lois municipales, provinciales, fédérales et internationales qui influent sur la collecte et la gestion des collections
  • engager le musée à:
    • élaborer, mettre en œuvre et réviser les procédures et la documentation relatives à l'acquisition et à l'aliénation d'objets de la collection. Il n'est pas nécessaire d'inclure des procédures dans la politique
    • établir des normes de conservation relatives à l'étiquetage (apposition du numéro d'acquisition), au soin et à la manipulation des objets
  • s'assurer que le musée a mis en place et respecte les procédures adéquates :
    • pour documenter les prêts entrants et sortants
    • gérer les dossiers des collections
  • faire une distinction entre les objets de la collection qui peuvent être utilisés (collection touche-à-tout, à des fins d'éducation, collection en état de marche) et ceux qui sont limités à l'étude ou à la recherche. Une collection en état de marche peut inclure du matériel ou des véhicules de collections industrielles maintenus en état de fonctionnement à des fins de démonstration ou d'excursions
  • s'engager à satisfaire aux exigences législatives municipales, provinciales et fédérales qui ont une incidence sur la gestion et la documentation des collections, p. ex. :
  • requérir un plan destiné au musée, de préparation aux situations d'urgence et de mesures à prendre en cas de catastrophe, mis à jour et testé régulièrement, comme spécifié
  • s'assurer que le bâtiment et la collection sont correctement assurés ou, au moins que les objets prêtés, entrants et sortants, ou les objets en garde temporaire le sont

Principes déontologiques du musée et collections

La politique de gestion de vos collections doit engager la commission, le personnel et les bénévoles à respecter un code de déontologie particulier, notamment pour la constitution de collections privées et les conflits d'intérêts.

Le personnel doit :

  • recevoir une copie des principes déontologiques du musée
  • veiller à ce qu'ils soient lus et acceptés

Il est contraire à la déontologie de 

  • considérer votre collection comme un actif financier; les objets ne doivent pas être répertoriés comme des actifs sur vos états financiers
  • vendre des objets de la collection pour soutenir le musée
  • faire l'acquisition d'objets dans l'intention de les échanger ou de les vendre ultérieurement

Vous pouvez vendre des objets de votre collection pour faire de nouvelles acquisitions ou entretenir la collection, conformément à la section Norme relative aux collections traitant de l'aliénation. Les collections ne peuvent pas être identifiées comme une source de revenus pour le musée. Il est contraire à la déontologie de vendre des objets de la collection afin de soutenir financièrement le fonctionnement du musée, la gestion des installations ou pour tout motif autre que l'entretien des acquisitions ou des collections conformément à la norme et aux principes déontologiques relatifs à l'aliénation. La vente d'objets de la collection entraînerait l'inadmissibilité du musée à de futurs financements.

Pratique de gestion des collections : plans et procédures

Le personnel et les bénévoles du musée doivent élaborer, et suivre, des procédures pour :

  • le catalogage des acquisitions (achat, don), notamment des principes clairs sur ce que le musée collecte et le processus d'acceptation
  • l'utilisation, et les restrictions en la matière, de diverses catégories d'objets de la collection
  • l'aliénation d'objets de la collection. Pour ce qui est de la décision d'acquérir des objets pour la collection ou d'en supprimer, il est recommandé que ces décisions soient prises par un comité des collections et approuvées par l'autorité dirigeante ou un cadre supérieur. Ceci ajoute un niveau de responsabilité en termes de propriété légale de la collection et empêche le vol ou la fraude
  • les prêts entrants et sortants
  • l'administration des dossiers des collections
  • les principes d'étiquetage appropriés à la conservation (apposition du numéro d'acquisition)
  • l'entretien et la manipulation des objets. Certains musées peuvent, par souci de netteté ou de cohérence, choisir de consigner ces éléments dans une politique de conservation

Lors de l'élaboration des plans et procédures relatifs à la gestion des collections de votre musée, utilisez la politique de votre musée comme ligne directrice.

Aliénation d'objets

En octobre 2012, l'Agence du revenu du Canada a publié les Conséquences du retour d’un bien donné en rapport avec sa Loi de l'impôt sur le revenu.

Si la politique et les procédures de vos collections n'ont pas encore été examinées et révisées depuis octobre 2012, révisez-les immédiatement afin de vous assurer que le « Retour au donateur » n'est plus identifié comme une option d'aliénation. En outre, il n'est pas recommandé d'avertir le donateur.

Ressources recommandées

Générales

  • Association des musées de l'Alberta. Standard Practices Handbook for Museums, 3rd edition. 2014. Excellente ressource de gestion des collections en matière de contexte, politique, pratique, planification et procédures.
  • Conseil international des musées.Code de déontologie pour les musées Paris: ICOM, 2013.
  • Conseil international des musées.Directives de l'ICOM pour la rédaction d'un contrat de prêt Nouvelles de l'ICOM, v.27, no 3/4 (1974).

Ressources : Collections

  • Buck, Rebecca A. and Jean Allman Gilmore, eds. The New Museum Registration Methods. Washington, D.C.: American Association of Museums, 1998.
  • Réseau canadien d'information sur le patrimoine. « Dans les règles de l'art : Nouvelles normes de documentation pour les musées canadiens. » 2014.
  • Dietrich, Bev. Deaccessioning Good Practice. 2012
  • Gerrard, Richard. Webinaire et notes de l'AMO archivés sur l'aliénation. 2013.
  • Gerrard, Richard. An Introduction to the Deaccession & Disposal of Collections. 2013.
  • Musées de Guelph. Politique de gestion des collections – Musées de Guelph. 2012.
  • Agence du revenu du Canada Remise de reçus.
  • Norris, Linda. The uncatalogued museum. Collection planning.
  • Association des musées de la Saskatchewan. Documentation des collections - formulaires de gestion des collections téléchargeables.

Conservation

  • Ressources de normes CMOG: Conservation
  • Be Prepared: Guidelines for Small Museums for Writing a Disaster Plan, Collections Australia Network.
  • Note pour les musées : Manipulation des objets de musée, Ministère du tourisme, Culture et du Sport.

Installation physique

  • Ressources de normes CMOG: Installation physique
  • Nesbitt, Bill. Webinaire et notes de l'AMO archivés sur les plans de mesures d'urgence en cas de catastrophe. 2013.
  • Nesbitt, Bill. Emergency Supplies Inventory
  • Nesbitt, Bill. Emergency Team Job Descriptions
  • Nesbitt, Bill. Staff Emergency Procedures Template
  • Institut canadien de conservation. ICC Notes 14/1 et 14/2: Mesures d’urgence pour les établissements culturels : détermination et réduction des risques.