Référence sur la supervision

Cette référence, destinée à une consultation rapide, résume les normes de supervision contenues dans le présent document et contient des conseils pratiques supplémentaires concernant le rôple des superviseurs. La référence est également utile pour comprendre le rôle des superviseurs et des préposés à la protection de l’enfance dans le cadre du processus de supervision.

Normes de supervision

Le tableau ci-dessous résume les normes de supervision énoncées dans le présent document, en vue de présenter l’ensemble des exigences relatives aux normes de protection de l’enfance dans un format facile à consulter. Il est à noter qu’il n’y a aucune exigence contenue dans la présente référence qui ne soit pas déjà indiquée dans les normes.
Norme Normes de supervision
Normes pour chacune des étapes de la prestation des services de protection de l’enfance

Consultation de supervision : dérogations et décisions de placements

Le superviseur doit autoriser toute dérogation aux Normes de la protection de l’enfance pour toute question qui n’est pas laissée à la discrétion du préposé dans les normes 1 à 8.

Si, à un moment quelconque de la prestation des services de protection de l’enfance, on envisage le placement d’un enfant en soins hors domicile auprès de membres de la famille élargie ou de la communauté (avec ou sans soins de la SAE ) ou auprès d’une SAE , le préposé doit consulter le superviseur concernant la situation. De même, le préposé devrait consulter le superviseur s’il envisage l’emploi du règlement extrajudiciaire des différends (RED) dans un dossier particulier.

Notes contemporaines versées au dossier

Tout contenu important concernant un cas précis et dont il est discuté avec un superviseur doit être consigné dans des notes contemporaines qui sont ensuite versées au dossier (par le préposé ou le superviseur).
1 : Admission : réception d’un signalement et détermination de la meilleure intervention

Examen de la décision concernant un signalement

La décision d’examiner ou non la décision concernant le signalement et le délai d’intervention est laissée à la discrétion du superviseur, compte tenu des connaissances et des compétences du préposé et en fonction des risques et de la complexité du signalement.

Approbation de la décision de mettre fin à une enquête avant le premier contact en personne avec l’enfant

Si des renseignements factuels sont reçus après que la décision a été rendue (dans le cas d’une enquête) mais avant le premier contact en personne avec l’enfant, et si les renseignements indiquent qu’il n’existe plus de motifs raisonnables et probables de croire qu’un enfant peut avoir besoin de protection, on peut mettre fin à l’enquête. La décision de ne pas poursuivre l’enquête est approuvée par le superviseur et consignée au dossier.
2 : Planification et conduite d’une enquëte sur la protection de l’enfance

Examen du plan d’enquëte

La décision d’examiner ou non le plan d’enquêtefootnote 9 est laissée à la discrétion du superviseur, compte tenu des connaissances et des compétences du préposé et en fonction des risques et de la complexité du dossier. Le plan d’enquête peut être présenté verbalement au superviseur lors d’une consultation.

Fréquence des examens du superviseur durant une enquête

Tous les cas sont passés en revue avec le superviseur au moins une fois pendant une enquête. Les cas qui comportent un plus haut degré de risque ou de complexité sont examinés plus souvent.
3 : Conduite d’une évaluation de la sécurité et élaboration d’un plan de sécurité

Examens et approbations de l’évaluation de la sécurité et du plan de sécurité

Lorsque le préposé détermine au cours de l’évaluation de la sécurité qu’il n’existe aucune menace pour la sécurité, il doit examiner l’évaluation avec un superviseur dès le jour ouvrable suivant.

Chaque fois qu’une menace pour la sécurité est décelée, un plan de sécurité est élaboré immédiatement à la suite de l’évaluation des menaces pour la sécurité. Le superviseur évalue et approuve la qualité des mesures du plan de sécurité avant sa mise en œuvre.

Approbation de la décision de mettre fin à une enquête sans évaluation de la sécurité ou évaluation des risques

On peut mettre fin à une enquête avec l’approbation du superviseur sans avoir mené d’évaluation de la sécurité ou d’évaluation des risques si, dès le premier contact en personne, les renseignements relatifs au signalement se révèlent clairement erronés.

Approbation de la décision de fermer une enquête tout de suite aprês l’évaluation de la sécurité

On peut mettre fin à une enquête initiale* sur le milieu familial avec l’approbation du superviseur immédiatement après l’évaluation de la sécurité et sans procéder à une évaluation des risques si les premières entrevues révèlent qu’aucun mauvais traitement n’a été infligé et que la situation répond aux critères suivants :

  • il n’existe aucune menace pour la sécurité de l’enfant;
  • la famille montre des points forts importants relativement au fonctionnement individuel et au fonctionnement familial;
  • aucune circonstance ni aucun facteur n’indique de risques de mauvais traitements;
  • il n’existe aucun motif de croire que l’enfant a besoin de protection;
  • toutes les demarches d’enquête requises ont été faites (se reporter à la norme no 2);
  • les critères de fermeture de l’enquête sur la protection de l’enfance (se reporter la norme no 5) sont remplis.

Pour fermer une enquête après l’évaluation de la sécurité mais sans faire d’évaluation des risques, on doit suivre les exigences relatives à la documentation pour fermer une enquête (se reporter à la norme no 5).

*Il est à noter que cette option n’est pas possible dans le cas d’une nouvelle enquête sur un dossier qui donne déjà lieu à la prestation de services de protection de l’enfance.
4 : Conduite d’une évaluation des risques

Approbation des dérogations à une évaluation des risques

Toute dérogation à une évaluation des risques doit être approuvée par un superviseur.
5 : Fermeture d’une enquëte sur la protection de l’enfance

Prolongation des délais d’exécution des enquêtes

Lorsqu’il est impossible de terminer une enquête en quarante-cinq (45) jours, le superviseur peut, à sa discrétion, prolonger le délai jusqu’à un maximum de soixante (60) jours après la date du signalement. Les motifs de la prolongation sont consignés dans le dossier.

Décisions clés

La décision de fermer une enquête est prise en consultation avec le superviseur.

La décision de vérification, à savoir si un enfant a besoin ou non de protection, et la décision de lancer une enquête sont prises avec le superviseur dans le contexte d’un examen complet du dossier et d’une analyse de tous les renseignements importants qui ont été réunis lors du signalement et pendant l’enquête, y compris les antécédents liés au bien-être de l’enfant, avant la fin de l’enquête.

Documentation de la fermeture d’une enquëte

La documentation rassemblée à la fermeture d’une enquête doit être soumise à l’approbation du superviseur dans les délais prévus pour la fermeture de l’enquête à partir de la date du signalement (c.-à-d. dans un délai de 45 jours ou de 60 jours s’il y a prolongation).

Pour les dossiers qui seront transférés en vue de la prestation de services continus de protection de l’enfance, la documentation complète qui est présentée à la fin de l’enquête doit être approuvée par le superviseur dans les sept (7) jours suivant sa réception.

Pour les dossiers qui ne donneront pas lieu à la prestation de services continus de protection de l’enfance, la documentation complète qui est présentée à la fin de l’enquête doit être approuvée par le superviseur dans les quatorze (14) jours suivant sa réception.

La documentation approuvée par le superviseur est consignée au dossier à la fin de l’enquête pour indiquer que la documentation ainsi que le processus d’enquête et les décisions prises dans le dossier sont approuvés.
6 : Transfert d’un dossier

Conférence de transfert

On tient une conférence de transfert à laquelle assistent au moins le préposé qui transfère le dossier et/ou son superviseur ainsi que le préposé qui reooit le dossier. On passe alors en revue le cas et l’on convient des modalités du transfert.

Documentation sur le transfert d’un dossier

Le superviseur du préposé ayant effectué le transfert examine et approuve la documentation que lui a remise le préposé chargé du transfert.
7 : Gestion des cas bénéficiant de services continus

Examens des cas bénéficiant de services continus

Chaque dossier actif de protection de l’enfance est examiné dans le cadre d’une séance de supervision qui se tient au moins toutes les six semaines. Les cas qui comportent un plus haut niveau de risque ou de complexité sont examinés plus régulièrement.

Tout nouveau plan de sécurité qui est élaboré durant l’étape de la gestion des cas bénéficiant de services continus est approuvé par un superviseur avant sa mise en œuvre et le document est versé au dossier le jour ouvrable suivant.

La fréquence des visites à la famille est examinée par le préposé à la protection de l’enfance et son superviseur durant le processus de supervision.

Les visites inopinées sont nécessaires si, à la suite d’une consultation avec un superviseur, on détermine que ces visites sont nécessaires pour assurer la sécurité de l’enfant, selon la situation particulière du cas.

Documentation sur l’examen du cas

L’autorisation de la documentation sur l’examen du cas par le superviseur est nécessaire pour confirmer l’approbation des services fournis et des décisions prises dans les sept (7) jours suivant la fin de la consignation des renseignements.
8 : Fermeture du dossier

Approbation de la décision de fermer un dossier

Avant de fermer un dossier, le préposé à la protection de l’enfance le passe en revue avec la famille, les fournisseurs de services connexes et un superviseur. La décision de mettre fin à la prestation de services de protection de l’enfance est approuvée par un superviseur durant une consultation.

Documents nécessaires à l’examen du cas et à la fermeture du dossier

Les documents d’examen du cas et de fermeture de dossier sont rassemblés dans les trois (3) semaines suivant la réunion de fin des services avec l’enfant et la famille, et ils sont approuvés par le superviseur et versés dans la base de données dans les sept (7) jours suivant la date à laquelle les documents ont été reçus.

Conseils pratiques

Rôle du superviseur en matière de supervision

Les services de protection de l’enfance constituent un processus très complexe qui requiert la collecte, la synthèse et l’analyse de grandes quantités de renseignements. Les décisions résultant de ce processus ont des conséquences directes importantes sur les enfants et les familles. Essentielle à ce processus, la supervision a des répercussions sur la qualité de la prestation des services aux enfants et aux familles.

Les superviseurs jouent un rôle décisif dans les mesures suivantes :

  • assurer l’objectivité des décisions concernant les dossiers de protection de l’enfance, et garantir la sécurité et le bien-être de l’enfant;
  • veiller à ce que les enfants et les familles reçoivent des services de protection de l’enfance de grande qualité, conformément aux normes, aux politiques, aux directives et aux protocoles pertinents;
  • faire en sorte que toute dérogation aux normes permette d’accroître la sécurité de l’enfant et/ou de mieux répondre aux besoins particuliers de l’enfant et de la famille;
  • veiller à ce que la documentation du dossier de protection de l’enfance soit à jour, complète et exacte.

Bien que les décisions relatives aux cas soient guidées par des outils cliniques spécialement conçus pour aider à la prise de diverses décisions pendant le déroulement du processus, le superviseur soutient et facilite l’enquête ou les services continus grâce à un processus régulier de supervision au cours duquel les dossiers sont examinés et analysés ensemble, des décisions sont prises et des commentaires utiles, des conseils, des orientations et de l’encadrement sont fournis aux préposés.

Lorsqu’ils fournissent des services de protection de l’enfance, les préposés ont souvent à composer avec des situations et des circonstances difficiles et lourdes d’émotions. Leurs valeurs, leurs convictions et leur expérience personnelle peuvent influer sur leur façon de percevoir les clients, ou leur manière de réagir et de traiter avec eux, et ce qui est plus important, elles peuvent nuire à l’objectivité de leurs décisions. Les superviseurs aident les préposés à déterminer dans quelle mesure leurs valeurs, leurs croyances et leur expérience de vie influent sur leurs rapports avec les clients et sur leur capacité à travailler efficacement avec eux.

De plus, le superviseur a un rôle de responsabilité et d’assurance de la qualité. Il doit surveiller la qualité de l’enquête et de ses composantes ou la qualité de la prestation des services continus, de même que la conformité aux normes, aux politiques, aux directives et aux protocoles applicables. La signature du superviseur sur les documents soumis par le préposé à la fin d’une enquête, lors de l’examen officiel d’un dossier, à la suite du transfert d’un dossier ou à la fermeture d’un dossier, indique que les éléments suivants sont approuvés :

  • la minutie, la précision et la qualité de l’enquête ou la qualité et l’efficacité des services continus (y compris la conformité aux normes, politiques, directives et protocoles applicables);
  • la précision de l’évaluation du préposé concernant la sécurité et les risques, ainsi que la pertinence des décisions et des plans qui en résultent;
  • la prise de décisions dans le traitement d’un dossier (notamment si ces décisions sont efficaces, prises en temps opportun et appropriées);
  • la qualité des documents écrits.

Processus et contenu de la supervision clinique

La fréquence et le type des consultations nécessaires (qui peuvent dépasser les normes mais ne jamais être en deçà de ces normes) sont basés sur une évaluation du niveau de connaissances et de compétences du préposé, de même que sur la complexité et le niveau de risque présentés par chacun des cas. Les cas à haut risque font l’objet d’un examen plus régulier que la fréquence minimale prescrite dans les normes. Le préposé peut demander une consultation avec un superviseur chaque fois que la décision à prendre est complexe et comporte des répercussions sur la sécurité de l’enfant ou la permanence.

Les consultations sur un cas ont lieu au cours de rencontres de supervision régulières et privées entre le préposé et le superviseur. Ces conditions permettent de tenir des séances adéquatement préparées, bien structurées et cohérentes. La supervision clinique porte principalement sur les renseignements propres à un cas et permettant les prises de décisions, et sur les problèmes concernant les préposés et ayant trait à la prestation de services de protection efficaces.

Des consultations ad hoc/faites à l’improviste peuvent se révéler nécessaires quand des décisions urgentes doivent être prises pour assurer la sécurité d’un enfant. Il n’est cependant pas recommandé de trop compter sur cette approche. En effet, vu que ces consultations sont généralement préparées en très peu de temps, elles sont souvent précipitées et manquent de structure. Il arrive alors qu’on prenne des décisions sans bien étudier les autres options possibles.

Les éléments visés par la supervision clinique sont, notamment, les suivants :

  • la capacité du préposé à travailler avec la famille et la qualité de sa relation avec elle;
  • le recours approprié à l’autorité;
  • la précision des évaluations de la sécurité, des risques, de la famille, ainsi que la pertinence des décisions et des plans qui en découlent;
  • le processus d’élaboration du plan de services avec la famille, et la participation active de la famille à ce processus;
  • la pertinence des services et des interventions visant à répondre aux besoins particuliers de l’enfant et de la famille;
  • l’examen des progrès accomplis et des résultats obtenus.

Rôle du préposé à la protection de l’enfance en matiêre de supervision

Le préposé se prépare à la supervision en examinant les renseignements que contient le dossier et en proposant une ligne de conduite. Durant la séance de supervision, la discussion est axée sur la justification des décisions qui sont recommandées par le préposé. Le processus de recommandation d’une ligne de conduite peut se faire en coopération avec un superviseur si le préposé ne possède ni les connaissances ni les compétences adéquates en matière de protection de l’enfance et/ou si ses capacités d’analyse/de raisonnement sont insuffisantes.

Notes en bas de page

  • note de bas de page[9] Retour au paragraphe Il est à noter qu’un plan d’enquête écrit et distinct n’est pas exigé.