Vue d’ensemble

La fermeture d’un dossier constitue l’étape finale du continuum de prestation de services de protection à l’enfance qui a commencé avec la réception d’un signalement indiquant qu’un enfant avait besoin de protection. La présente norme décrit les exigences concernant les éléments suivants :

  • la décision de mettre fin à des services de protection de l’enfance, y compris les critères minimums qui doivent être respectés;
  • les rencontres avec la famille en vue de fermer le dossier;
  • les documents relatifs à la fermeture du dossier et les délais qui y sont associés;
  • l’avis de fermeture du dossier envoyé aux intervenants;
  • les consultations et approbations du superviseur relativement à la présente norme.

Objectif

L’objectif de cette norme est de s’assurer que la décision de mettre fin à des services de protection de l’enfance est prise en fonction des changements qui ont été observés dans le comportement et le fonctionnement de la famille et qui indiquent que les risques relatifs à la sécurité future de l’enfant sont faibles. Selon la norme, la fin de la prestation des services devrait être un processus de transition soigneusement planifié et au cours duquel la SAE diminue graduellement l’intensité de ses interventions, la famille assumant graduellement l’entière responsabilité de la sécurité et du bien-être de ses enfants.

Norme

Avant de fermer un dossier, le préposé à la protection de l’enfance le passe en revue avec la famille, les fournisseurs de services connexes et un superviseur. La décision de mettre fin à la prestation des services de protection de l’enfance est approuvée par le superviseur durant une consultation.

Les critères minimums suivants doivent être respectés lorsqu’on décide de fermer un dossier :

  • Aucun incident d’abus ou de mauvais traitements infligés à l’enfant n’a été signalé récemment;
  • Il n’y a aucun indice de menaces actuelles ou imminentes pour la sécurité de l’enfant;
  • Une récente évaluation des risques confirme que les facteurs de risque qui étaient indiqués dans les premiers documents d’évaluation ou de réévaluation des risques n’existent plus ou ont été réduits suffisamment pour ne plus susciter d’inquiétude quant à la sécurité et/ou au bien-être de l’enfant.

Lorsque la prestation des services prend fin, la famille doit pouvoir démontrer :

  • des améliorations précises et mesurables de son comportement à l’égard des sujets mentionnés au plan de services;
  • sa capacité à trouver et à utiliser les ressources structurées et informelles qui l’aideront à régler ses problèmes.

La SAE doit parfois fermer un dossier même s’il ne répond pas aux critères minimums, par exemple pour les motifs suivants :

  • Il n’existe aucun fondement légal à la continuation des services obligatoires de la SAE et la famille refuse de collaborer volontairement avec la SAE;
  • Un plan permanent a été mis sur pied pour l’enfant et aucun autre enfant n’habite au domicile;
  • La famille a déménagé sur un autre territoire de compétence et une autre SAE fournit dorénavant les services;
  • La famille ne peut pas être retracée malgré les efforts du préposé, et toutes les options raisonnables ont été épuisées (p. ex., vérification des dossiers, banque de données provinciale, alertes aux services de protection de l’enfance).

Avant de mettre fin aux services de protection de l’enfance, le préposé organise une dernière rencontre avec l’enfant et la famille afin de discuter d’un plan qui leur permettra d’accéder aux services de la communauté au besoin et avant toute augmentation du risque de mauvais traitements.

Le préposé à la protection de l’enfance informe de plus les agences connexes de la fermeture prévue du dossier et de la date à laquelle elle prendra vraisemblablement effet.

Pour fermer un dossier, il faut avoir en main les documents d’examen du cas et de fermeture de dossier (conformément à la section intitulée « Documents nécessaires à l’examen ou à la fermeture d’un dossier » dans la norme no 7) pour la période qui va de la date de la dernière évaluation du dossier jusqu’à la date de la fin des services.

Les documents d’examen du cas et de fermeture du dossier sont remplis dans les trois (3) semaines suivant la réunion avec l’enfant et la famille, et au cours de laquelle la fin des services est confirmée. Ils sont approuvés par le superviseur et versés dans la base de données électronique dans les sept (7) jours suivant la date de leur réception.

Conseils pratiques

Indices révélateurs sur l’état de préparation de la famille à la fermeture du dossier

Lorsque le préposé à la protection de l’enfance doit décider de fermer ou non un dossier, les éléments suivants lui indiqueront si la famille est prête à prendre ses responsabilités :

  • La personne responsable a pu mettre au point et utilise maintenant des stratégies positives/acceptables pour s’occuper de l’enfant et gérer ses comportements;
  • La famille a pu démontrer que ses membres ont appris et acquis des stratégies d’adaptation et de solution de problèmes appropriées;
  • La famille a montré qu’elle peut assumer l’entière responsabilité de la sécurité et du bien-être de ses enfants tout en bénéficiant de services de protection de plus en plus réduits;
  • La famille est désormais en mesure de déceler si elle a besoin de services et sait avec qui elle doit communiquer pour les obtenir.

Participation de la famille aux discussions relatives à la fermeture du dossier

Idéalement, le préposé et la famille prennent ensemble la décision de fermer le dossier lorsque la famille a réussi à éliminer ou à réduire adéquatement les risques pour la sécurité de l’enfant. La famille participe aux discussions concernant la fermeture du dossier pour les raisons suivantes :

  • La famille comprend plus clairement que ses efforts visant à réaliser ses objectifs auront pour résultat une meilleure capacité de soigner l’enfant et de lui fournir un foyer plus sécuritaire;
  • Si la famille a l’occasion de contribuer à la manière et au moment de la fermeture du dossier, elle aura de meilleures chances de perpétuer les améliorations qu’elle a réalisées;
  • Le client a davantage la certitude que la famille saura comment réagir à toute crise ou tension future. Ainsi, la famille sera peut-être moins susceptible d’avoir besoin des services de la SAE à l’avenir ou sera peut-être plus disposée à communiquer de son plein gré avec la SAE à titre préventif si elle considère que les services de la SAE lui sont utiles;
  • La famille et le préposé à la protection de l’enfance ont pris le temps de réfléchir ensemble à leurs réussites et à leurs réalisations.

Participation du superviseur du préposé aux discussions relatives à la fermeture du dossier

Le superviseur du préposé à la protection de l’enfance participe aux discussions concernant la fermeture d’un dossier pour les raisons suivantes :

  • Une analyse objective des recommandations du préposé à la protection de l’enfance relativement à la fermeture du dossier est effectuée pour s’assurer qu’aucun aspect de la situation n’a été négligé;
  • Le superviseur peut aider le préposé à élaborer des stratégies pour s’assurer que la famille continue de bénéficier de soutien de la part de la communauté.

Participation des agences connexes aux discussions relatives à la fermeture du dossier

Les intervenants participent aux discussions concernant la fermeture du dossier pour les raisons suivantes :

  • C’est l’occasion de discuter et de clarifier le rôle futur des prestataires de services communautaires et les relations de travail qu’ils entretiendront avec la famille;
  • Lorsque les prestataires de services officiels sont sur le point de réduire leur intervention auprès de la famille, il est possible de déceler tout problème susceptible de surgir et de formuler en conséquence des stratégies appropriées avant la cessation des services;
  • Si les agences connexes qui sont informées de la prochaine fermeture du dossier n’expriment aucune préoccupation relativement à la sécurité de l’enfant, leur réaction peut contribuer à valider la décision du préposé;
  • Si les agences connexes qui sont informées de la prochaine fermeture du dossier expriment des préoccupations relativement à la sécurité de l’enfant, le préposé peut alors revoir sa décision et/ou formuler des stratégies sur la façon de réduire ces préoccupations;
  • Dans le cas des enfants faisant partie des Premières Nations, la bande, les représentants de la communauté et/ou les membres de la famille élargie sont mis au courant de la fermeture du dossier à la SAE et peuvent alors continuer à soutenir la famille dans la communauté.

Fermeture de dossier lorsqu’aucune évaluation clinique n’est nécessaire

Il n’est pas nécessaire de faire une évaluation clinique (p. ex., réévaluation des risques, évaluation des points forts et des besoins de la famille et de l’enfant) lorsqu’un dossier est fermé dans les circonstances suivantes :

  • Un plan parallèle permanent a été mis sur pied pour l’enfant et il n’y a aucun autre enfant à la maison;
  • La famille ne peut pas être retracée malgré les efforts du préposé, et toutes les options raisonnables ont été épuisées (p. ex., vérification des dossiers, banque de données provinciale, alertes aux services de protection de l’enfance).

Lettre confirmant la fermeture du dossier

Pour officialiser la fermeture du dossier, il peut être approprié de fournir à la famille une lettre confirmant la fermeture du dossier et donnant les raisons pour lesquelles la prestation des services de protection de l’enfance a cessé, ainsi que des renseignements sur l’accès aux ressources communautaires à l’avenir (au besoin). Une copie de la lettre sera conservée dans le dossier.