Processus budgétaire

Consulter le paragraphe « Réunion budgétaire » dans la section Assemblées et réunions pour connaître les exigences de la LRSPN concernant les réunions budgétaires.

Le ministère fournira un cahier Excel à toutes les RLSP afin de faciliter la préparation des prévisions budgétaires, ainsi qu’un livret d’instructions sur la façon d’y entrer les données. Ce fichier sera utilisé pour soumettre le budget. Les prévisions budgétaires seront présentées dans ce fichier qui servira aussi à demander des avances sur l’allocation de la subvention.

Voir la section Dépenses admissibles et inadmissibles pour chaque pouvoir et Revenus admissibles et inadmissibles pour obtenir des renseignements à ces sujets.

Toutes les RLSP doivent présenter des prévisions budgétaires (budget de fonctionnement) au ministère pour chaque exercice.

Le secrétaire doit télécharger les prévisions budgétaires, ainsi que le règlement administratif les adoptant dans l’outil Paiements de transfert Ontario avant le 10 décembre. Si la RLSP éprouve des difficultés techniques, elle doit communiquer avec le personnel du ministère pour trouver d’autres options.

La RLSP est tenue d’adopter un règlement administratif autorisant le ministre des Finances à percevoir les impôts (ou droits) pour le compte de la RLSP, règlement qui inclura les impôts fonciers de chaque bien-fonds pour l’exercice en cours (méthode no 3). Le règlement ne doit pas inclure le total général.

La RLSP doit également adopter un règlement adoptant les prévisions budgétaires et le fournir au ministère.

Étant donné que le rôle d’imposition est envoyé uniquement après le fait, et que SLAIF est ouvert après la publication du rôle d’imposition, la RLSP devra :

  • effectuer ses entrées habituelles dans le SLAIF en janvier ou février
  • obtenir dans le tableau sommaire du SLAIF le montant total de l’impôt foncier provincial à recueillir – générés par le système
  • envoyer, au plus tard à la date indiquée par le ministère des Finances, un message électronique au ministère des Finances confirmant le montant total (qui doit concorder avec le montant obtenu du SLAIF) à percevoir pour le compte de la RLSP (communiquer avec le personnel du ministère pour obtenir les coordonnées du personnel du ministère des Finances)

Impôts et droits

Si une RLSP fournit un service dans le cadre de l'exercice de ses pouvoirs, elle a le pouvoir de percevoir un impôt ou des droits des habitants afin de mobiliser suffisamment de fonds pour ses objectifs.

Le montant facturé, l’objectif pour lequel il est facturé et le territoire où il est facturé sont déterminés quand la RLSP prépare ses prévisions budgétaires pour le prochain exercice. À noter que tout impôt à ajouter ou à changer doit être approuvé par un vote des habitants au cours d’une réunion publique. La régie peut, mais ce n’est pas obligatoire, soumettre au vote des habitants tout droit proposé à ajouter ou à changer. Dans l’un ou l’autre cas, la régie vote sur le budget annuel après discussion avec les habitants.

L’alinéa 7 (2) b) de la LRSPN stipule qu’une RLSP peut percevoir un impôt ou une contribution uniquement où elle fournit un service dans le cadre de l'exercice de ses pouvoirs.

La régie ne peut exiger le versement de droits ni imposer une contribution dans une partie du territoire qui ne bénéficie pas de ce service public (LRSPN, paragraphe 7 (2)).

Il faut en tenir compte dans la préparation des prévisions budgétaires de la RLSP.

Cela signifie que si la RLSP ne fournit pas de service à un habitant en particulier (c'est-à-dire. en fournissant différents services ou niveaux de service dans différentes parties de son territoire), l’impôt ou les droits ne peuvent pas être perçus. Si la régie fournit un service à un habitant mais que l’habitant choisit de ne pas y accéder, il doit quand même payer l’impôt ou les droits.

Une RLSP ne peut pas imposer d’impôt ou de droits à un bien-fonds vacant à moins que ce bien-fonds ne reçoive un service. Un terrain vacant ne bénéficie pas de certains services et un impôt ou des droits ne peuvent par conséquent pas lui être imposés.

Méthode de collecte des impôts et des droits

Les RLSP ont 2 options pour percevoir les impôts ou les droits :

Facturation directe

La facturation directe permet à la RLSP d’effectuer sa propre facturation, c'est-à-dire produire les factures, les envoyer aux contribuables et percevoir les paiements. En choisissant la facturation directe, les régies s’engagent dans un processus qui demande beaucoup de travail, les oblige à attendre de recevoir le paiement des contribuables et leur laisse la responsabilité de percevoir les arriérés qui leur sont dus. Cette méthode pourrait présenter des difficultés financières pour une RLSP si elle ne reçoit pas tous les paiements ou droits facturés.

Facturation groupée avec l’impôt foncier provincial

La facturation avec l’impôt foncier provincial offre aux régies la possibilité d’être assujetties au processus de facturation qui inclut l’impôt foncier provincial, les taxes scolaires, l’impôt de la régie des routes locales et l’impôt ou les droits de la régie locale des services publics. Le ministère des Finances s’occupe de la facturation, ce qui évite aux RLSP de demander un paiement directement aux contribuables. L’option de la facturation groupée garantit également que les RLSP recevront les montants facturés plutôt que ceux recueillis. Par conséquent, étant donné que les régies reçoivent les montants facturés plutôt que les montants payés, le ministère des Finances ne leur verse pas les arriérés qu’il perçoit. Les RLSP ont intérêt à envisager cette option de collecte des impôts et des droits, car elle leur évite de les facturer et de les percevoir.

Si les RLSP n’adhèrent pas à la facturation groupée au cours d’une année donnée, le ministère des Finances ne percevra pas les arriérés de cette année, au cours des années suivantes. En d’autres termes, le ministère des Finances ne percevra les arriérés que pour les années pour lesquelles la LSB était inscrite à la facturation groupée.

Utilisations autorisées des impôts ou droits perçus

Les impôts ou les droits sont perçus pour payer les coûts liés à la fourniture de services au cours de l'exercice des pouvoirs de la régie.

Les impôts ou les droits peuvent être utilisés uniquement pour fournir des services conformément aux pouvoirs approuvés de la régie.

Toute autre utilisation est interdite.

Utilisation de la méthode de facturation groupée à l’impôt foncier provincial

Le ministère des Finances met à la disposition des RLSP un outil pour calculer les impôts et les droits. Cet outil, appelé « Service en ligne d’analyse de l’impôt foncier (SLAIF) » permet aux RLSP d’élaborer des scénarios pour déterminer une méthode de collecte ainsi que les montants à facturer aux habitants.

Le SLAIF offre 3 options :

Méthode 1

Utilisée quand la RLSP veut facturer le même montant d’impôt ou de droits à chaque bien-fonds. Cette méthode consiste à diviser le revenu total à percevoir également entre tous les biens-fonds du territoire de la RLSP.

Méthode 2

Laisse une certaine latitude à la RLSP pour facturer différents droits pour le même service pour les biens-fonds utilisés toute l’année, saisonniers et vacants. Si la RLSP utilise cette méthode et facture les mêmes droits à tous les types de bien-fonds, le résultat sera le même que celui de la méthode 1.

Méthode 3

La RLSP peut percevoir un impôt fondé sur la valeur d’un bien-fonds. Cet impôt est calculé en multipliant le taux d’imposition par la valeur évaluée du bien-fonds.

Remarque – si une RLSP décide de changer de méthode (c'est-à-dire percevoir un impôt plutôt que des droits), il faudrait en informer le ministère des Finances le plus tôt possible afin qu’il puisse prescrire un coefficient fiscal par règlement.

Afin de recourir au système d’impôt foncier provincial pour percevoir un impôt ou des droits, la RLSP doit fournir au ministère des Finances avant le 31 décembre un règlement administratif l’autorisant à facturer et à percevoir l’impôt ou les droits en son nom.

Le règlement administratif devrait contenir ce qui suit :

  • le nom de la RLSP
  • le montant total à percevoir
  • l’année à laquelle il s’applique
  • la méthode de calcul (laquelle des 3 options la RLSP choisit)
  • Exemple : La RLSP de XXX autorise le ministère des Finances à percevoir en son nom l’impôt ou les droits calculés en utilisant la méthode (1 ou 2) du SLAIF pour un montant total de XX,XX $ ». Daté, signé et scellé par la RLSP

Afin de respecter les dates indiquées à l’article 23 de la LRSPN pour la mise au point des prévisions budgétaires, la RLSP doit remettre son règlement administratif au ministère des Finances le 10 décembre au plus tard.

Processus de paiement du programme de subventions du ministère

Ce ne sont pas toutes les RLSP qui reçoivent des subventions pour compenser les coûts de fonctionnement. La subvention de fonctionnement du ministère est établie lors de la création des RLSP en fonction des services qu’elles fournissent. Il n’y a aucune garantie que les fonds seront disponibles pour les RLSP nouvellement établies.

La RLSP doit se référer à l’entente de financement pour les exigences particulières de l’année en question.

Revenus et dépenses

Afin de déterminer si une RLSP répond aux critères du programme de subventions de fonctionnement du ministère, les revenus et les dépenses sont réparties dans les catégories « admissibles » et « non admissibles ».

Seuls les éléments admissibles peuvent être pris en compte pour déterminer si une RLSP remplit les conditions requises pour recevoir la subvention de fonctionnement.

Revenus admissibles

Les revenus considérés admissibles pour les besoins de la subvention de fonctionnement doivent provenir de la communauté, comme :

  • les profits nets d’activités communautaires de mobilisation de fonds
  • les frais d’utilisation
  • l’impôt perçu en vertu de la Loi sur l’impôt foncier provincial

Revenus inadmissibles

Les revenus considérés inadmissibles pour les besoins de la subvention de fonctionnement sont les suivants :

  • les dons en nature, comme le travail bénévole ou du matériel
  • les profits de la vente d’actifs
  • la location d’installations, autrement que pour un événement, qui empêche la communauté de l’utiliser
  • les subventions ou fonds provenant de sources gouvernementales, et l’intérêt gagné sur ces fonds, y compris la subvention de fonctionnement annuelle de la RLSP fournie par le ministère
  • les legs
  • bien que d’autres revenus ou contributions en nature puissent être admissibles pour des projets d’immobilisation, ils ne le sont pas pour la subvention de fonctionnement

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles sont celles engagées dans le fonctionnement quotidien et le maintien des services approuvés liés aux pouvoirs de la RLSP.

En général, elles correspondent aux éléments dont les bénéfices sont réalisés pendant l’année où elles sont effectuées.

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles sont celles engagées dans le fonctionnement quotidien et le maintien des services approuvés liés aux pouvoirs de la RLSP.

En général, elles correspondent aux éléments dont les bénéfices sont réalisés pendant l’année où elles sont effectuées.

Réparations et entretien

Réparations, pièces de rechange ou restauration d’unités, d’usines, d’édifices, afin de rétablir le fonctionnement efficace ou de prolonger la vie utile de l’actif. Ne sont pas inclus les remplacements ou les renouvellements qui modifient l’utilisation originale de l’actif (amélioration de l’actif) car ils sonts considéré comme des dépenses en immobilisations.

Les dépenses d’entretien sont celles liées au maintien d’un bien-fonds ou d’un actif (équipement) en état de fonctionner efficacement. Les améliorations qui dépassent l’entretien et ajoutent de la valeur sont considérées comme des dépenses en immobilisations.

Les dépenses pour les réparations et l’entretien sont admissibles à condition qu’elles soient liées aux pouvoirs approuvés, dans le cadre de l’allocation budgétaire prévue, dans un plan financier pour soutenir la dépense ou les deux.

Une ventilation détaillée de ce poste budgétaire peut être demandée par le ministère si des précisions sont nécessaires.

Actifs fixes

Le programme de subvention du ministère ne financera pas l’achat ou la location d’actifs fixes autres que ceux indiqués ci-dessous :

  • Les contrats de location-acquisition peuvent être admissibles dans des circonstances extraordinaires, avec l’autorisation du ministère.
  • Le ministère peut interdire toute dépense prévue qui dépasse la portée du programme de la RLSP ou ne concorde pas avec les objectifs du programme de la RLSP.

Acquisition de territoire

L’article 8 de la LRSPN permet à une régie d’acquérir un terrain quand il est nécessaire pour exercer ses pouvoirs (fourniture des services), comme :

  • le terrain peut être acheté ou loué
  • le terrain que la régie n’utilise plus peut être aliéné
  • toute acquisition prévue doit faire partie du processus budgétaire annuel

Aliénation d’actifs (y compris de terrains)

Si des fonds du gouvernement ont été reçus pour acheter un actif, la RLSP doit revoir son entente de financement associée à ce financement pour s’assurer qu’elle est conforme aux exigences d’aliénation.

Même si la LRSPN ne l’exige pas, afin que le processus d’aliénation soit transparent, il est recommandé que la RLSP adopte une politique d’aliénation d’actifs ou de terrains. Voici des éléments à envisager lors de l’élaboration de la politique :

  • si l’actif est utile (comme du matériel excédentaire de lutte contre l’incendie), la RLSP pourrait envisager de lancer un appel d’offres
  • comme dans le cas d’une politique d’approvisionnement, la RLSP peut déterminer une méthode pour aliéner les actifs en fonction de leur valeur au moment de leur aliénation, c’est-à-dire annoncer la vente, lancer un appel d’offres

Dépenses admissibles et inadmissibles en fonction du pouvoir

La section suivante décrit les dépenses admissibles et inadmissibles pour chaque pouvoir et les coûts l'administration de la RLSP.

Administration de la RLSP

Dépenses admissibles

  • Services publics (chauffage, électricité, téléphone, Internet, eau, égouts).
  • Assurance (y compris le cautionnement pour le secrétaire).
  • Dépenses de bureau (fournitures de bureau, photocopies, publicité, bulletin d’information, coûts informatiques).
  • Honoraires du secrétaire.
  • Location du bureau ou d’une salle de réunion de la RLSP.
  • Préparation de la vérification de toutes les opérations de la régie.
  • Frais bancaires (frais de services et intérêts d’emprunt temporaire si l’emprunt ne contrevient pas à l’article 28 de la LRSPN).
  • Frais juridiques liés à la perception des revenus ou à d’autres questions relatives à l’administration de la régie.
  • Frais, droits et permis liés à l’exécution des pouvoirs approuvés (services).
  • Réparations et entretien (consulter la section Réparations et entretien pour connaître les dépenses admissibles).
  • Frais de kilométrage liés à l’administration de la RLSP uniquement.

Dépenses inadmissibles

  • Frais juridiques liés à l’achat ou à la vente de bien-fonds.
  • Radiation de dettes irrécouvrables (droits et impôts qu’il est impossible de percevoir).
  • À moins qu’un don soit pris en compte dans le processus budgétaire et qu’il s’inscrive dans le cadre de la prestation de services de base de la RLSP, les dons doivent être jugés comme inadmissibles. Ces dons proviendraient des droits ou impôts perçus auprès des habitants et ne devraient pas être versés sans consultation publique ni processus budgétaire.

Protection contre l’incendie

Dépenses admissibles

  • Services publics (chauffage, électricité, téléphone, Internet, eau, égouts).
  • Communications (fonctionnement d’un système d’appel, location de téléavertisseurs).
  • Assurance (véhicules appartenant à la communauté, caserne de pompiers, assurance responsabilité au besoin).
  • Fournitures de bureau.
  • Formation et fournitures de lutte contre l’incendie, matériel utilisé au cours de l’exercice en cours (bandes vidéo, frais d’adhésion, abonnement lié au service et frais d’aide mutuelle).
  • Réparation et entretien des véhicules (carburant, huile, frais d’immatriculation, réparation des véhicules appartenant à la communauté).
  • Réparation et entretien du matériel de lutte contre l’incendie appartenant à la communauté.
  • Réparation et entretien de biens-fonds (inclus les réparations et l’entretien de la caserne ainsi que le déneigement).

Lorsque la RLSP conclut un contrat avec un service d’incendie indépendant pour des services de protection contre l’incendie, le coût de ce contrat est jugé admissible. Les RLSP doivent s’assurer que le contrat est conforme à la LRSPN.

Dépenses inadmissibles

  • Achats d’immobilisations et dépenses connexes autres que les actifs mineurs.
  • Honoraires versés aux pompiers volontaires, au chef des pompiers ou à toute autre personne autre que le secrétaire de la RLSP.

Loisirs

Services liés aux loisirs :

  • salle communautaire
  • parcs
  • terrains de jeu pour enfants
  • patinoire
  • plage
  • piste de curling (si elle n’appartient pas à des intérêts privés)
  • piscine
  • terrains de jeu
  • quai ou jetée communautaire
  • camping saisonnier ou terrain vacant loué à des campeurs

Dépenses admissibles

  • Chauffage, électricité, téléphone, Internet, eau, égouts.
  • Assurance (y compris assurance responsabilité) pour les installations de loisirs.
  • Fournitures de bureau et de loisirs.
  • Réparations et entretien du matériel et des biens-fonds (incluent le déneigement et l’entretien paysager).
  • Programmes (selon la définition des ministères du Tourisme, de la Culture et du Sport.

Lorsque la RLSP conclut un contrat de services de loisirs avec un fournisseur indépendant, le coût de ce contrat est jugé admissible.

Dépenses inadmissibles

  • Dépenses liées à la mobilisation de fonds.
  • Achats d’immobilisations et dépenses connexes qui ne font pas partie des prévisions budgétaires.

Approvisionnement en eau

Dépenses admissibles

  • Chauffage, électricité, téléphone, Internet, eau, égouts.
  • Assurance.
  • Matériel et fournitures (produits chimiques et matériaux nécessaires pour le fonctionnement quotidien du réseau d’eau, fournitures de bureau).
  • Réparations et entretien du réseau (système de distribution).
  • Réparations et entretien de biens-fonds (réparations et entretien d’édifices, déneigement).

Lorsque la RLSP conclut un contrat avec un fournisseur indépendant pour l’approvisionnement en eau ou avec un exploitant pour son système de distribution d’eau, le coût de ce contrat est considéré comme une dépense admissible.

Dépenses inadmissibles

  • Achats d’immobilisations et dépenses connexes qui ne font pas partie des prévisions budgétaires.
  • Aide financière directe aux propriétaires de systèmes privés.

Égouts

Dépenses admissibles

  • Chauffage, électricité, téléphone, Internet, eau, égouts.
  • Assurance.
  • Réparation et entretien des équipements (uniquement les équipements nécessaires à la prestation du service).
  • Réparation et entretien du système de collecte et d’élimination.
  • Réparation et entretien de biens-fonds.
  • Lorsque la RLSP conclut un contrat avec un entrepreneur indépendant ou une société indépendante pour la collecte et l’élimination des eaux usées conformément aux règlements du ministère de l’Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs, ces coûts sont considérés comme des dépenses admissibles.

Dépenses inadmissibles

  • Achats d’immobilisations et dépenses connexes qui ne font pas partie des prévisions budgétaires.
  • Aide financière directe aux propriétaires de systèmes privés.

Enlèvement des ordures

Dépenses admissibles

  • Assurance.
  • Réparations et entretien de matériel.
  • Réparations et entretien d’un camion d’enlèvement des ordures.
  • Lorsque la RLSP conclut un contrat avec un entrepreneur indépendant pour l’enlèvement et l’élimination des ordures, ces coûts sont considérés comme des dépenses admissibles. Les 3 services doivent être fournis si ces services sont sous-traités.
  • Coûts liés à l’exploitation d’une station de transfert pour l’enlèvement des ordures à condition que la RLSP conclue un contrat d’élimination des déchets avec un entrepreneur indépendant.

Dépenses inadmissibles

  • Les coûts liés à l’exploitation d’un site d’enfouissement ou à l’élimination des déchets par la RLSP sont inadmissibles parce que le pouvoir « Enlèvement des ordures » n’autorise pas la RLSP à réaliser ces activités.
  • Achats d’immobilisations et dépenses connexes qui ne font pas partie des prévisions budgétaires.

Éclairage des rues ou du territoire

Dépenses admissibles

  • Électricité.
  • Réparations et entretien du matériel.
  • Services contractuels.

Dépenses inadmissibles

  • Achats d’immobilisations et dépenses connexes qui ne font pas partie des prévisions budgétaires.

Routes

Dépenses admissibles

  • Services contractuels (entretien des routes, incluent les coûts administratifs).
  • Assurance (responsabilité de tiers).
  • Dépenses de bureau (fournitures, téléphone).
  • Entretien estival
    • rabotage au traîneau ou nivellement
    • emplois partiels ou paillage
    • abattage de la poussière
    • travail de la roche
    • clayonnage
    • creusage de fossés
    • barrages de castors
    • signalisation (conforme aux exigences du ministère des Transports)
    • drainage ou défrichage
    • épandage de gravier
    • patrouille routière
    • peinture des lignes
    • réparation des ponceaux
    • réparation des nids de poule sur les routes traitées ou asphaltées
  • ​​​​Entretien hivernal
    • déneigement (dégagement et enlèvement)
    • création de fossés de neige ou contrôle du drainage
    • grattage de la glace
    • épandage de sable
    • épandage de sel
    • dégel de ponceaux
  • Construction
    • épandage de gravier
    • gravier tout-venant
    • gravier concassé
    • traitement de surface
    • réhabilitation ou réalignement de routes
    • remplacement de ponts et ponceaux
    • reconstruction de routes
    • nouvelle signalisation
       
  • Autres éléments d’actif mineurs.

Si les RLSP ont des problèmes avec les routes locales, elles doivent travailler avec la régie des routes locales de la région pour les résoudre.

Dépenses inadmissibles

  • Trottoirs, nouvelles routes ou entrées.
  • Éclairage de rue ou de territoire (la RLSP devrait avoir ce pouvoir pour que les coûts connexes soient admissibles).
  • Tous travaux accomplis sur les routes qui ne font pas partie du réseau routier de la RLSP.
  • Achats d’immobilisations et dépenses connexes.

Service de bibliothèque publique

Dépenses et coûts admissibles

  • Coûts de fonctionnement (tous les coûts qui sont raisonnables et sont liés à la fourniture du service de bibliothèque publique).
  • Actifs mineurs.

Dépenses inadmissibles

  • Achats d’immobilisations et dépenses connexes qui ne font pas partie des prévisions budgétaires.

Télécommunications d’urgence

Dépenses et coûts admissibles

  • Services de répartition 911.

Tenue des livres et des dossiers

Suivi financier

Les RLSP ont intérêt à consulter un professionnel de la comptabilité pour connaître le système ou processus de tenue des livres le plus efficace.

Il convient de tenir compte des points suivants dans l’élaboration d’un processus de tenue des livres :

  • le processus doit refléter les principes comptables généralement reconnus (PCGR)
  • il doit être configuré de manière à ce qu’il soit facile de transférer les données du système de tenue de livres dans les formulaires de rapport financier (fichier Excel des prévisions budgétaires remis au ministère)
  • un système manuel ou automatisé de tenue de livres est acceptable

Méthode comptable

La RLSP prend la décision finale concernant la méthode comptable qu’elle utilisera. Toutefois, la méthode de comptabilité d’exercice est probablement plus précise. Peu importe la méthode de comptabilité (de caisse ou d’exercice) choisie, le vérificateur doit préparer les états de fin d’exercice selon la comptabilité d’exercice.

Le ministère invite les RLSP à consulter un professionnel de la comptabilité avant de prendre cette décision.

TENUE DES DOSSIERS

Conservation des dossiers

Toutes les RLSP doivent adopter un règlement administratif énonçant clairement la politique de conservation des dossiers. Si la RLSP ne sait pas pendant combien de temps les dossiers doivent être conservés, elle peut consulter son conseiller juridique.

Les ministère recommande d’adopter un règlement administratif établissant au moins les règles de bases suivantes pour la conservation des dossiers :

  • Il est recommandé de conserver les dossiers financiers pendant au moins 7 ans (conformément aux recommandations de l’Agence du revenu du Canada).
  • Si les dossiers financiers concernent un programme gouvernemental en particulier (programme de financement), comme la Société de gestion du Fonds du patrimoine du Nord de l’Ontario (SGFPNO), ils doivent être conservés aux conditions établies dans l’entente de financement.
  • Les dossiers doivent être classés dans les 5 catégories suivantes, au minimum, et tenus comme suit :
  1. Procès-verbaux des réunions – ces dossiers constituent l’histoire de l’organisme et il est recommandé de les conserver indéfiniment ou pendant la durée de vie de la RLSP, plus 7 ans supplémentaires au cas où il serait nécessaire de les consulter ultérieurement.
  2. Règlements administratifs – Ces dossiers doivent être numérotés et classés par ordre chronologique. Quand un règlement administratif est modifié ou révoqué, il faut l’assortir d’une note indiquant le règlement administratif imposant ce changement. Les règlements administratifs doivent être conservés pendant la durée de vie de la RLSP, plus 7 ans supplémentaires.
  3. Correspondance – Elle doit être conservée pendant au moins 7 ans.
  4. Dossiers financiers – Ils doivent être conservés pendant au moins 7 ans.
  5. Documents juridiques – La durée de conservation de ces documents dépend de leur objectif, mais est d’au moins 7 ans.

Tout document important relatif aux exigences de la LRSPN (comme la modification des pouvoirs) doit être conservé pendant toute la durée de vie de la RLSP.

Avec l’utilisation de l’outil PTO, il est recommandé de conserver des dossiers en dehors du PTO pour référence ultérieure.

Exigences en matière de vérification

La LRSPN contient 2 dispositions relatives à la vérification :

  • Le paragraphe 29 (1) exige qu’un expert-comptable vérifie les comptes chaque année ou plus souvent si la régie l’exige.
  • Le paragraphe 29 (5) indique que le ministre peut ordonner la vérification des comptes et opérations de la régie.

Copie au ministère

Le secrétaire doit envoyer une copie du rapport de vérification au ministre (LRSPN, paragraphe 29 (3)).

La remise du rapport de vérification annuel au personnel du ministère répondrait à cette exigence. Ceci est également requis dans le cadre du rapport intermédiaire à remettre au ministère.

Examen du rapport de vérification

La régie doit tenir suffisamment de réunions publiques pour permettre aux habitants de participer aux discussions sur le rapport de vérification annuel (LRSPN, paragraphe 16 (c)).

Le secrétaire permet à tout habitant d’examiner le rapport de vérification à une heure raisonnable et d’en tirer une copie. Quand un habitant demande de consulter ou de copier le rapport de vérification, le secrétaire devrait s’efforcer de mettre la vérification à sa disposition à une heure raisonnable convenue mutuellement (LRSPN, paragraphe 29 (4)). Le rapport peut également être envoyé par voie numérique.