Toutes les réunions

Le paragraphe 10 (3) de la LRSPN stipule que « toutes les réunions de la régie sont ouvertes au public ». Cela signifie que la régie ne peut pas traiter des affaires quand le public n’est pas autorisé à assister à la réunion.

Sous réserve de l’observation de la LRSPN, la régie peut établir ses propres règles et procédures pour traiter ses affaires (LRSPN, article 11).

Le président préside toutes les réunions de la régie. S’il n’y a pas de président ou s’il est absent ou refuse d’assumer ses fonctions, la régie peut nommer un président intérimaire parmi ses membres (LRSPN, paragraphes 9 (1) et (2)).

Même s’il n’existe aucune disposition imposant le nombre de réunions, la régie doit tenir au moins les réunions publiques suivantes :

  • un nombre suffisant de réunions publiques pour permettre aux habitants de participer :
    • aux discussions sur les programmes courants et ceux qu’elle propose
    • à la préparation des prévisions budgétaires annuelles
    • aux discussions sur le rapport de vérification annuel (LRSPN, article 16)
  • une réunion pour créer une RLSP (LRSPN, paragraphe 3 (2))
  • des assemblées d’élection (LRSPN, article 19)
  • des réunions pour modifier ses pouvoirs (LRSPN, article 31)
  • des réunions pour modifier ses limites territoriales (LRSPN, article 31)
  • des réunions pour dissoudre la régie, si un groupe de 10 habitants ou elle-même proposent la dissolution (LRSPN, paragraphe 32 (1))

Les RLSP sont invitées à élaborer des politiques concernant les réunions virtuelles si certaines circonstances empêchent les réunions en personne. Elles doivent tenir compte de ce qui suit :

  • Un vote est-il nécessaire? Si oui, comment le scrutin aura-t-il lieu?
  • La procédure de nomination se déroulera avant la réunion virtuelle.
  • Tous les habitants peuvent voter; ils seront dûment informés des dispositions pour participer à la réunion.
  • Comment les procès-verbaux des réunions seront-ils transmis?

Avis de convocation aux réunions publiques autres que les assemblées d’élection et les réunions de création

Les exigences particulières concernant les avis de convocation aux réunions publiques autres qu’aux assemblées d’élection et aux réunions de création sont établies ailleurs dans la LRSPN. La section ci-dessous indique les exigences générales concernant tous les avis de convocation, mais il convient de consulter les articles pertinents de la LRSPN pour connaître les exigences particulières à la réunion publique qui est convoquèe.

Les avis doivent :

  • être affichés dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie, et si possible, être publiés par voie électronique ou dans un format électronique (LRSPN, article 17)
  • être affichés au moins 1 semaine avant la réunion publique (LRSPN, article 17),
  • indiquer :
    • le lieu de la réunion
    • la date de la réunion
    • l’heure de la réunion
    • l’objet de la réunion
    • la signature du secrétaire ou de la ou des personnes qui convoquent la réunion (LRSPN, article 17)

Pour obtenir des renseignements sur les avis de convocation aux réunions de création, voir l'annexe. Pour obtenir des renseignements sur les avis de convocation aux assemblées d’élection, consultez la section Assemblée d’élection.

Quorum de toutes les réunions

La majorité des membres constitue le quorum (LRSPN, paragraphe 10 (1)).

Le Règlement 737 définit la composition de la régie de chacune des RLSP. Par exemple, si une régie est composée de 5 membres, 3 membres constituent le quorum et si une régie est composée de 3 membres, 2 membres constituent le quorum.

Réunions à huis clos (privées)

La LRSPN prévoit au paragraphe 10 (3) que toutes les réunions de la régie sont ouvertes au public. Toutefois, il existe une différence entre une réunion ouverte au public et une réunion publique. Les réunions publiques prévues à l’article 16 sont destinées à permettre aux habitants de participer à la réunion et aux décisions qui en découlent.

La régie peut tenir des réunions autres que les réunions publiques envisagées à l’article 16 et ces réunions ne nécessiteraient pas d’avis, comme prévu à l’article 17. Ces réunions doivent toutefois être ouvertes au public. Le fait d’être ouverte au public signifie simplement que la réunion ne peut pas être tenue à huis clos (privée), de sorte que les personnes de la communauté peuvent y assister, mais que la LRSPN ne leur donne pas le droit de participer à la réunion.

Les membres de la régie peuvent se réunir pour discuter des affaires de la régie et de la planification, à condition qu’aucune décision ne soit prise au cours de ces réunions et que le quorum ne soit pas atteint. Comme il ne s’agit pas de réunions de la régie, les dispositions en matière de notification prévues par la LRSPN ne s’appliquent pas.

Par exemple, si Bell Canada souhaite obtenir des commentaires sur un nouveau contrat avant son exécution par la régie, 2 membres (d’une régie de 5 membres) pourraient se réunir pour en discuter. Ces 2 membres feront un rapport à l’ensemble de la régie, qui se réunira ensuite pour prendre une décision.

Règlements administratifs

À moins d’organiser un scrutin des habitants, toutes les décisions de la région sont prises par règlement administratif.

Tous les règlements administratifs doivent être signés par le secrétaire et 1 membre de la régie ou par 2 membres autorisés à agir en qualité de signataires (LRSPN, paragraphe 12 (2)).

Tous les règlements administratifs de la régie doivent être revêtus du sceau de cette dernière (LRSPN, paragraphe 12 (1)).

Tous les règlements administratifs adoptés ou abrogés par la régie doivent être indiqués dans le procès-verbal de la réunion où la décision a été prise.

Chaque règlement administratif devrait figurer sur 1 page, être numéroté et classé par ordre chronologique, conservé séparément de tout autre dossier.

Quand un règlement administratif est modifié ou abrogé, une note à cet effet devrait être enregistrée et il faut adopter un règlement administratif qui modifie ou abroge le règlement administratif original.

Le paragraphe 10 (2) de la LRSPN stipule par ailleurs que « L’adoption d’un règlement administratif ou l’approbation d’une mesure ne peut avoir lieu que si le vote exprime l’accord de la majorité des membres de la régie ». Cela signifie que pour que tout règlement administratif ou mesure entre en vigueur, la majorité des membres de la régie doit l’approuver.

Exemple : si un conseil compte 5 membres, pour qu’un règlement administratif ou une mesure soit adopté, peu importe le nombre de membres votants, il faut qu’au moins 3 membres de la régie votent en faveur du règlement administratif ou de la mesure. Si au moins 3 membres de la régie ne votent pas en faveur du règlement administratif ou de la mesure, la proposition est refusée. Si seulement 4 des 5 membres de la régie votent sur un règlement administratif ou une mesure, 3 membres doivent alors voter en faveur. Si seulement 3 des 5 membres votent, les 3 doivent voter en faveur de la proposition.

Admissibilité à voter

Les habitants sont admissibles à voter à l’assemblée d’élection où ils élisent les membres de la régie. Les habitants ont la possibilité de voter pour le nombre de membres souhaités établi en vertu du Règlement 737 et ne sont pas tenus de voter pour le nombre complet de membres qui constituera la régie pour qu’un bulletin de vote soit considéré comme valide.

Par exemple, si une régie compte 5 membres, les habitants peuvent voter pour 1 à 5 candidats.

Les habitants peuvent également (ont le droit et l’obligation) voter lors de la réunion portant sur les prévisions budgétaires (réunion sur le budget) lorsque la RLSP utilise la méthode d’imposition pour financer les services fournis.

Lorsque la RLSP utilise la méthode des droits comme financement, le vote des habitants sur les changements de droits n’est pas nécessaire. Bien que l’avis des habitants soit pris en compte, les membres de la régie sont autorisés à approuver les droits. La régie peut toutefois choisir de donner un droit de vote aux habitants.

Dans tous les autres cas, même si leur avis est pris en considération, seuls les membres de la régie peuvent voter sur les règlements administratifs.

Pour avoir le droit de voter, une personne doit pouvoir prouver qu’elle se qualifie comme habitant.

Un habitant peut voter ou se faire élire comme membre de la régie (LRSPN, paragraphe 19 (6)).

Lorsqu’une personne conteste l’admissibilité d’un habitant à voter, il incombe à la régie de déterminer l’admissibilité de l’habitant à voter ou à être élu membre de la régie.

Lorsque l’admissibilité est contestée, le président de la réunion doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais devant lui. La personne peut ensuite voter ou poser sa candidature (LRSPN, article 20).

Conflit d’intérêts

La LRSPN ne prévoit pas de dispositions particulières sur les conflits d’intérêts.

Il est bon que les régies élaborent une politique ou procédure sur les conflit d’intérêts.

Il ne revient pas au ministère de déterminer les cas de conflit d’intérêts.

Les questions dont la régie devrait tenir compte dans l’élaboration de sa politique ou de ses procédures sont un processus visant à garantir que le quorum est atteint si les membres de la régie déclarent un conflit, une politique sur les transactions entre parties liées.

Les RLSP devraient demander l’avis de professionnels si les conflits ne peuvent être résolus à l’échelle locale.

Procès-verbaux des réunions

Le secrétaire a la responsabilité de rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions autres que la réunion de création où cette responsabilité revient au secrétaire de séance (LRSPN, alinéa 14 (4) b)).

Les procès-verbaux doivent être affichés dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, publiés par voie électronique ou dans un format électronique.

Afin de faciliter la consultation des mesures ou décisions prises aux réunions, les procès-verbaux devraient être classés systématiquement. Afin qu’ils soient faciles d’accès pour être examinés ou copiés, il est suggéré de les classer par ordre chronologique dans un système informatique ou sinon, sur papier dans un classeur en ordre chronologique.

Conservation des dossiers

La régie devrait établir une politique de conservation des dossiers. Voir la section sur la Conservation.

Processus de scrutin

Vote des résidents saisonniers

Un habitant est un résident permanent du territoire de la régie ou un propriétaire de bien-fonds situé sur le territoire de la régie, qui est citoyen canadien et est âgé de 18 ans révolus (LRSPN, article 1).

Un locataire qui n’est pas un résident permanent, mais qui n’occupe une propriété louée que sur une base saisonnière, ne serait pas considéré comme un habitant et n’aurait donc pas le droit de vote.

Par exemple, la personne maintient une résidence permanente en dehors du territoire de la régie, mais loue un camp, un chalet, un terrain de caravane; cette personne n’est pas considérée comme un habitant.

Une personne qui loue un bien-fonds sur le territoire de la RLSP qui est sa résidence permanente et passe une partie de l’année ailleurs est considérée comme un habitant et est par conséquent admissible à voter.

Lorsque l’admissibilité est contestée, le président de l’assemblée d’élection doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais devant lui.

Vote de personnes morales

Une personne morale est une entité distincte dont l’existence juridique est distincte de celle de ses actionnaires ou propriétaires. Si la personne morale est propriétaire du terrain et que les titres sont enregistrés en son nom, les actionnaires ou propriétaires individuels ne répondent pas à la définition de propriétaire établie dans l’article 1 de la Loi sur les régies locales des services publics du Nord (la Loi). Si le particulier n’est pas propriétaire du terrain situé dans le territoire proposé de la RLSP, il n’est alors pas un habitant au sens du paragraphe 3 (1) de la Loi et n’est pas admissible à voter à une réunion tenue conformément à l’article 3 de la Loi pour créer une RLSP. Une personne morale n’est ni un habitant ni un habitant proposé selon la définition d’habitant donnée dans la LRSPN.

Droits de vote de copropriétaires

Une personne est considérée comme un habitant si elle est propriétaire d’un bien-fonds dans le territoire de la régie.

Propriétaire s’entend d’une personne qui a le droit de céder un bien-fonds et dont le droit sur ce dernier est défini et le nom précisé dans un acte enregistré au bureau d’enregistrement immobilier compétent.

Par conséquent, si le bien-fonds en question se trouve sur le territoire de la régie, et que les particuliers en question répondent à la définition de propriétaire, ce sont des habitants et ils ont le droit de voter.

Assemblée d’élection

L’assemblée d’élection a pour but d’élire une régie pour le prochain exercice financier de la RLSP.

Calendrier

La régie doit convoquer une assemblée annuelle d’élection qui doit avoir lieu entre le 1er août et le 30 septembre (LRSPN, paragraphe 19 (1)).

Si la régie ne convoque pas l’assemblée avant le 10 septembre, le secrétaire a la responsabilité de la convoquer (LRSPN, paragraphe 19 (4)).

Si la régie et le secrétaire ne convoquent pas l’assemblée avant le 15 septembre, 10 habitants peuvent le faire à leur place (LRSPN, paragraphe 19 (5)).

Avis d’élection

Le secrétaire a la responsabilité d’afficher l’avis d’assemblée, qu’elle soit convoquée par le secrétaire ou par la régie (LRSPN, paragraphe 19 (2)).

L’avis doit inclure :

  • la date de l’assemblée d’élection
  • le lieu
  • l’heure (LRSPN, paragraphe 19 (2))

L’avis doit être affiché dans au moins un endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, être publié par voie électronique ou dans un format électronique (LRSPN, article 19 (2)) au moins 2 semaines avant l’assemblée d’élection.

Le secrétaire doit envoyer une copie de l’avis au ministre par courrier recommandé (LRSPN, paragraphe 19 (2)).

Points à considérer lors de la détermination de la date et du lieu d’une réunion.

  • S’il y a des propriétaires de chalets dans le territoire, la réunion est-elle fixée à une date qui leur permet d’y assister?
  • Si le territoire est éloigné ou vaste, envisager d’afficher les avis de convocation à plus d’un endroit. Voir la section sur les avis.
  • Le lieu choisi est-il assez grand pour recevoir le nombre escompté d’habitants?
  • Y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour les habitants qui viennent à la réunion en voiture?

Processus de scrutin

Si l’assemblée d’élection a été convoquée par :

  1. la régie, le président de la régie assume la présidence de l’assemblée d’élection (LRSPN, paragraphe 19 (3)),
  2. le secrétaire, le secrétaire assume la présidence de l’assemblée d’élection même si le président de la régie y assiste (LRSPN, paragraphe 19 (4))
  3. les habitants, les habitants peuvent désigner 1 d’entre eux comme président de l’assemblée, même si le président de la régie y assiste (LRSPN, paragraphe 19 (5))

L’élection des membres de la régie se fait au scrutin secret. La régie décide de toutes les questions relatives aux assemblées d’élection autres que la première assemblée d’élection, selon un processus qui est établi dans le règlement créant la RLSP (LRSPN, paragraphes 19 (7) et 19 (8)).

En cas d’égalité, la RLSP peut suivre son règlement sur la procédure d’élection ou une autre procédure de scrutin établie, comme celle d’Élections Canada ou d’Élections Ontario.

Points à considérer lors de la détermination de la méthode de scrutin.

  • Quelle pièce justificative sera exigée pour prouver l’admissibilité à voter? (comme une preuve de résidence dans le territoire proposé, une preuve de propriété de bien-fonds dans le territoire proposé, une preuve d’âge et de citoyenneté canadienne)
  • Comment les votants seront-ils inscrits? (comme une feuille de signature)
  • Si le scrutin est à vote secret, est-ce que les isoloirs sont organisés pour assurer la confidentialité?
  • Qui comptera les votes et qui observera les scrutateurs?
  • Pour l’assemblée d’élection, il est courant que le personnel du ministère soit présent (en tant qu’observateur seulement), mais ce n’est pas une obligation. Le secrétaire doit informer le personnel du ministère dans un délai raisonnable pour qu’il puisse se libérer.
  • À la fin du vote, les résultats doivent être annoncés, puis une motion est adoptée pour détruire les bulletins de vote.

Admissibilité à voter

Pour avoir le droit de voter, une personne doit pouvoir prouver qu’elle se qualifie comme habitant.

Un habitant peut être élu comme membre de la régie (LRSPN, paragraphe 19 (6)).

Lorsqu’une personne conteste l’admissibilité d’un habitant à voter, il incombe à la régie de déterminer l’admissibilité de l’habitant à voter ou à être élu membre de la régie.

Lorsque l’admissibilité est contestée, le président de l’assemblée d’élection doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais (voir l’exemple fourni dans les annexes) devant lui. La personne peut ensuite voter ou poser sa candidature. (LRSPN, article 20).

Première réunion de la nouvelle régie élue

La nouvelle régie doit tenir sa première réunion après l’assemblée d’élection (la première réunion) au plus tard le 10 octobre (LRSPN, article 21).

La régie doit élire un président à la première réunion. Le président doit être un membre de la régie (LRSPN, article 21).

Le président est élu par la nouvelle régie et non pas par le grand public (LRSPN, article 21).

La régie désigne aussi un secrétaire pour le prochain exercice financier.

Même si la Loi ne l’exige pas, afin d’accélérer les choses, certaines RLSP tiennent leur première réunion immédiatement après l’assemblée d’élection, lorsque tous les nouveaux membres élus sont présents, afin d’élire le président. Cette pratique permet à la régie de commencer son travail en tant que régie dès le 1er octobre. Si la régie choisit de procéder ainsi, l’avis doit être affiché comme indiqué dans l’article 17 de la LRSPN.

Poste vacant

Lorsqu’il y a une vacance au sein de la RLSP, la régie doit la combler dès que possible, car le Règlement 737 exige qu’un certain nombre de membres composent une régie. Il se peut que la régie ne parvienne pas à pourvoir un poste. Dans ce cas, la meilleure solution est de travailler avec la régie et de consulter le personnel du ministère afin de trouver une solution pour pourvoir le poste vacant.

Réunion budgétaire

La Loi exige que la régie prépare des prévisions budgétaires annuelles (LRSPN, article 23).

Les prévisions budgétaires doivent être présentées aux habitants pour discussion lors d’une réunion convoquée à cette fin (LRSPN, article 16).

Avis de réunion budgétaire

Les avis relatifs aux réunions budgétaires doivent :

  • être affichés au moins 1 semaine avant la réunion publique (LRSPN, article 17),
  • être affichés dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie
  • si possible, être publiés par voie électronique ou dans un format électronique (LRSPN, article 17),
  • indiquer :
    • le lieu de la réunion
    • la date de la réunion
    • l’heure de la réunion
    • l’objet de la réunion
    • la signature du secrétaire ou de la ou des personnes qui convoquent la réunion (LRSPN, article 17)

Avis de réunion budgétaire

Les prévisions budgétaires devraient prévoir le montant dont la régie a besoin pour ses dépenses de fonctionnement et d’immobilisations pour l'exercice en cours (LRSPN, paragraphe 23 (1)).

Dans le calcul des prévisions budgétaires, l’excédent de l'exercice précédent à valoir sur l'exercice en cours ou le déficit de l’exercice précédent et les sommes dues à la Couronne pendant l'exercice en cours doivent être pris en considération (LRSPN, paragraphe 23 (2)).

Les prévisions budgétaires indiquent les sommes d’argent à recueillir, la façon de les recueillir, l’impôt ou les impôts que la régie propose de percevoir auprès des habitants ou les droits à facturer pour les services (LRSPN,paragraphe23 (3)).

Les prévisions budgétaires doivent être adoptées avant le 1er décembre (LRSPN, paragraphe 23 (1)).

Voir les sections Processus budgétaire et Impôts et droits pour en savoir plus sur les prévisions budgétaires annuelles.

PTO

En 2021, le ministère a transféré le programme des RLSP au système de PTO. Chaque année, le secrétaire de la régie doit vérifier le compte PTO de la régie pour apporter les corrections nécessaires, comme les renseignements bancaires, les coordonnées de la régie. Les accords des RLSP et les allocations annuelles sont téléchargés dans PTO pour le traitement des paiements de transfert. Si des modifications aux renseignements bancaires sont nécessaires, veuillez communiquer avec le personnel du ministère de la région pour connaître la procédure à suivre.

Si les RLSP ont besoin d’aide pour se connecter, naviguer ou mettre à jour leurs coordonnées, il existe un certain nombre de ressources disponibles sur le site :

Il est à noter que pour toute demande de renseignements concernant les PTO, les informations suivantes sont requises :

  • nom du programme qui vous intéresse (programme des régies locales des services publics)
  • numéro de cas ou de dossier
  • nom de l’organisation (fournir le nom légal de la RLSP)