Ministère

Le membre du personnel local du ministère (appelé conseiller en développement du Nord) est le premier point de contact entre la RLSP et le ministère.

Le rôle du ministère est d’appliquer la LRSPN. Essentiellement, chaque RLSP est tenue de se conformer à la LRSPN.

Le ministère ne fournit pas d’opinion juridique aux RLSP. En cas d’interprétation juridique de la LRSPN ou des obligations de la RLSP en vertu de la LRSPN, la RLSP est priée de s’adresser à son propre conseiller juridique.

Les coordonnées du personnel du ministère le plus proche se trouvent sur le site provincial INFO-GO.

Personnel du ministère

Le personnel du ministère n’est pas tenu par la LRSPN d’assister aux réunions des RLSP.

Sur demande, le personnel du ministère peut jouer un rôle de facilitateur lors des réunions de la régie afin qu’elles se déroulent harmonieusement. Le personnel du ministère assumera ce rôle à la demande de la RLSP et à sa seule discrétion.

Le personnel du ministère peut offrir aux membres nouveaux et en poste de la régie de la formation sur leurs rôles définis dans la LRSPN et aider les RLSP à comprendre le processus budgétaire ainsi que les demandes de financement.

Habitants

Tous les habitants peuvent être élus comme membres de la régie (LRSPN, paragraphe 19 (6)).

Les habitants peuvent voter aux assemblées et réunions suivantes :

  • assemblées d’élection des membres de la régie (LRSPN, article 19) (voir la section Assemblées et réunions pour obtenir des détails)
  • lorsqu’une des décisions suivantes est prise (voir l’annexe pour obtenir des détails) :
  • lorsque la décision de contracter une dette, dont le paiement n’est pas prévu dans l’exercice en cours, est prise (LRSPN, paragraphe 28 (b))
  • lorsqu’une décision sur l’impôt ou les droits proposés, s’ils sont imposés en vertu de la Loi de 2006 sur l’impôt foncier provincial, est prise (LRSPN, paragraphe 23.1 (5)) (voir la section Processus budgétaire pour obtenir des détails)
  • un groupe de 10 habitants a le droit de proposer la dissolution d’une RLSP, et dans ce cas, la proposition doit être soumise au vote (LRSPN, paragraphe 32 (1)) (voir l’annexe)

Les habitants ont le droit d’assister à toutes réunions de la régie (LRSPN, paragraphe 10 (3)), et la régie doit tenir des réunions en nombre suffisant pour permettre aux habitants de participer :

  • aux discussions sur les programmes courants et ceux qu’elle propose
  • à la préparation des prévisions budgétaires annuelles
  • aux discussions sur le rapport de vérification annuel portant sur des questions, les budgets et les vérifications (LRSPN, article 16) (voir la section Assemblées et réunions pour obtenir des détails)

Si, au cours d’une année, la régie et le secrétaire ne convoquent pas l’assemblée avant le 15 septembre, 10 habitants peuvent le faire à leur place et désigner 1 des leurs comme président.

L’habitant désigné comme président préside l’assemblée même si le président de la régie y assiste (LRSPN, paragraphe 19 (5)).

Les habitants ont le droit d’examiner le rapport de vérification de la régie à une heure raisonnable et d’en tirer une copie (LRSPN, paragraphe 29 (4)). Les RLSP sont liées par la LAIMPVP et il leur incombe de veiller à ce que les demandes de documents des RLSP soient conformes à la loi.

Régie et membres de la régie

Les régies sont constituées de 3 ou 5 membres conformément au règlement sur la création de la RLSP (LRSPN, paragraphes 3 (8) et 4 (1)).

Le mandat des membres de la régie est 1 an commençant le 1er octobre et se terminant le 30 septembre de l’année suivante (LRSPN, article 5), à l’exception du mandat de la première régie qui peut être établi dans le règlement créant la RLSP si le ministre prend un arrêté à cet effet (LRSPN, alinéa 4 (1) d) et article 5).

Même si de nombreuses activités sont entreprises à la discrétion de la régie, celle-ci doit obligatoirement en entreprendre certaines. Consulter la LRSPN et le présent guide pour obtenir des détails.

Les membres de la régie ont la responsabilité de discuter des questions au nom des habitants de la régie locale des services publics et de prendre les décisions nécessaires pour le fonctionnement quotidien de la RLSP, y compris la responsabilité de gérer les fonds confiés à la régie.

Les membres de la régie ne doivent pas oublier qu’ils sont responsables devant les habitants de la régie locale des services publics des décisions prises par la régie, y compris la responsabilité de gérer les fonds confiés à la régie, et devraient surveiller attentivement comment ces fonds sont protégés, comment les données financières sont enregistrées et comment elles sont communiquées au public.

Les membres de la régie ne peuvent pas recevoir de rémunération pour exercer leurs fonctions (LRSPN, article 13).

La régie peut désigner 1 de ses membres comme secrétaire ou choisir de désigner une personne autre qu’un membre de la régie. Dans les deux cas, le secrétaire exerce ses fonctions à titre amovible (LRSPN, article 14).

Le secrétaire peut recevoir des honoraires (rémunération des fonctions associées à ce poste). (LRSPN, article 15).

Si un membre de la régie :

  • cesse d’être un habitant
  • n’assiste pas à 3 réunions consécutives
  • refuse d’assumer ses fonctions
  • décède

les autres membres de la régie peuvent, par règlement administratif, convoquer une réunion publique afin de procéder à l’élection d’un habitant du territoire de la régie pour terminer le mandat de ce membre (LRSPN, paragraphe 9 (3)).

Chaque année, la régie doit convoquer une assemblée d’élection entre le 1er août et le 30 septembre afin d’élire les membres de la régie pour le prochain exercice financier de la RLSP. Voir la section Convocation à l’assemblée d’élection pour en savoir plus.

Président de la régie

Le président est un membre de la régie élu par les membres au cours de la première réunion après l’élection initiale. La première réunion de la régie doit avoir lieu au plus tard le 10 octobre de chaque année (LRSPN, article 21).

La LRSPN confère plusieurs responsabilités au président, notamment :

  • Le président dirige la régie (LRSPN, paragraphe 9 (1)).
  • Le président préside toutes les réunions de la régie (LRSPN, paragraphe 9 (1)).
  • Le président préside les élections annuelles et, au besoin, transmet les déclarations d'admissibilité à voter (LRSPN, articles 19 et 20).
  • Le président a le pouvoir d’expulser ou d’exclure quiconque, y compris un membre de la régie, pour inconduite (LRSPN, article 18).

En cas d’absence du président, de vacance du poste de président oude refus du président d’assumer ses fonctions, la régie peut nommer un président intérimaire parmi ses membres. En cas d’absence, de vacance ou de refus d’assumer les fonctions, le président intérimaire assume les fonctions du président et préside les réunions de la régie (LRSPN, paragraphe 9 (2)).

Secrétaire de la régie

Le secrétaire est un signataire autorisé de la régie (LRSPN, paragraphe 12 (2)).

Le secrétaire est nommé chaque année par la régie et exerce ses fonctions à titre amovible (LRSPN, article 14).

Le secrétaire peut être mais n’est pas obligatoirement membre de la régie (LRSPN, paragraphe 14 (1)).

Le secrétaire ne peut pas présider la régie (LRSPN, paragraphe 14 (1)).

Il n’est pas rare que le mandat du même secrétaire soit renouvelé pendant plusieurs années, assurant ainsi la continuité dans la conduite des affaires de la régie.

Un secrétaire qui n’est pas membre de la régie ne doit pas obligatoirement être un habitant du territoire de la RLSP. Le paragraphe 14 (1) de la LRSPN prévoit la nomination du secrétaire et n’oblige pas à nommer uniquement un habitant du territoire de la régie.

Le secrétaire doit fournir un cautionnement sur son engagement à s’acquitter loyalement de ses fonctions, y compris rendre compte des sommes d’argent qu’il détient et effectuer les paiements requis.

Le cautionnement doit être dans la forme et aux conditions que le ministre peut approuver.

La régie acquitte les primes qui on trait à ce cautionnement (LRSPN, paragraphes 14 (2) et 14 (3)).

Le secrétaire a la responsabilité de veiller à ce que les tâches énoncées au paragraphe 14 (4) de la LRSPN, qui font partie de ses tâches, soient exécutées :

  • Assister aux réunions de la régie.
  • Rédiger les procès-verbaux de ces réunions.
  • Afficher les procès-verbaux dans au moins 1 endroits endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, les publier par voie électronique ou dans un format électronique.
  • Afficher les avis des réunions que convoque la régie dans au moins 1 endroit visible par le public sur le territoire de la régie et, si possible, les publier par voie électronique ou dans un format électronique. Voir la section Avis de convocation pour en savoir plus.
  • Tenir la correspondance conformément aux directives de la régie.
  • Recevoir et conserver en lieu sûr les sommes d’argent versées à la régie.
  • Tenir les livres de comptes et autres dossiers que peut exiger la régie ou le ministre.

La régie peut verser des honoraires au secrétaire. Dans ce cas, elle doit adopter un règlement administratif à cet effet (LRSPN, article 15).

Si le secrétaire est un membre élu de la régie, il doit déclarer un conflit et s’abstenir de voter sur le budget dans lequel les honoraires sont présentés et sur le règlement administratif connexe.

Le secrétaire ou la personne qui convoque la réunion doit signer l’avis de convocation (autres que les assemblées d’élection et les réunions de création (LRSPN, article 17).

Si la régie ne convoque pas une assemblée d’élection avant le 10 septembre d’une année donnée, le secrétaire doit immédiatement convoquer cette assemblée conformément à la LRSPN et la présider même si le président y assiste (LRSPN, paragraphe 19 (4)).

Au plus tard le 15 octobre de chaque année, la SEFM envoie au secrétaire de chaque régie une copie de la partie du rôle d’évaluation provisoire qui, d’une part, indique les biens-fonds situés sur le territoire de la régie qui sont soit assujettis à l’évaluation et imposables aux termes de la Loi sur l’évaluation foncière, soit imposables aux termes de la LIFP, et qui, d’autre part, précise le montant de leur évaluation provisoire pour l’année suivante (LRSPN, article 22).

Le secrétaire a la responsabilité d’envoyer au ministre une copie du règlement administratif adopté par la régie adoptant les prévisions budgétaires annuelles (LRSPN, paragraphe 23 (5)). Une copie doit être remise au personnel du ministère.

Le secrétaire a la responsabilité d’envoyer au ministre des Finances une copie du règlement administratif adopté par la RLSP assujettie qui demande au ministre des Finances de percevoir, en application de la LIFP, les droits à l’égard d’un bien-fonds imposable aux termes de cette loi (LRSPN, paragraphe 25 (2)).

Le secrétaire a la responsabilité d’envoyer au ministre des Finances une copie du règlement administratif adopté par la RLSP assujettie demandant au ministre des Finances de percevoir l’année suivante, en application de la LIFP, les droits qu’elle demande à l’égard d’un service (LRSPN, paragraphe 25.1 (2)).

Le secrétaire a la responsabilité d’envoyer au ministre une copie du rapport de vérification annuel (LRSPN, paragraphe 29 (3)), et une copie au personnel du ministère.

Le secrétaire doit permettre à tout habitant d’examiner le rapport de vérification à une heure raisonnable et d’un tirer ne copie (LRSPN, paragraphe 29 (4)).

Le secrétaire doit enregistrer les votes des réunions conformément à la LRSPN.

Le secrétaire doit envoyer au ministre, ainsi que des copies au personnel du ministère, les résultats des scrutins, les procès-verbaux des réunions et toute autre correspondance requise par la LRSPN.

Le secrétaire peut détruire les bulletins de vote lorsque le président et la régie adoptent une motion à cette fin après un vote.

S’il y a un changement de secrétaire, le secrétaire sortant (ou en son absence, la régie) doit transférer tous les dossiers, le sceau, les renseignements bancaires et tous les documents opérationnels de la RLSP au secrétaire nouvellement nommé (ou au président de la régie).

Le secrétaire est chargé d’apposer le sceau de la régie sur tous les documents nécessaires.

Le secrétaire doit respecter les conditions de Paiements de transfert Ontario (PTO). Voir la section PTO pour en savoir plus.

Le secrétaire doit s’assurer que la RLSP a une procédure de conservation des dossiers et la réviser au besoin (par exemple, système de classement non numérique et numérique).

Comités de la régie

Si elle le désire, la régie peut créer des comités pour la conseiller au besoin (LRSPN, paragraphe 7 (4)).

Les comités ont une fonction consultative et ne prennent pas de décision au nom de la régie, et n’ont pas non plus de comptes bancaires distincts. Voir les sections Assemblées et réunions et Affaires financières pour en savoir plus.

Si la régie décide de créer un comité conformément au paragraphe 7 (4) de la LRSPN, elle peut le faire, et le comité peut fonctionner comme un groupe de travail en préparation d’une réunion de la régie. Ces réunions de comité n’ont pas besoin d’être ouvertes au public, à condition qu’aucune décision de la régie ne soit prise par ce comité et que la régie tienne suffisamment de réunions publiques pour permettre aux habitants de participer à la préparation des prévisions budgétaires annuelles, comme l’exigent les paragraphes 16 (a), 16 (b) et 16 (c) de la LRSPN.

Processus de plainte de la RLSP

Dans les situations de conflit ou de désaccord, les RLSP et les habitants sont encouragés à régler le problème et à trouver une solution à l’échelle locale autant que possible, solution qui soit acceptable pour toutes les parties concernées. Lorsqu’il n’est pas possible de trouver une solution à l’échelle locale, la régie, un habitant ou un groupe d’habitants peut communiquer avec le personnel du ministère de la région et demander son aide pour résoudre le problème.

Avant que le ministère n’examine un problème ou une plainte lié à une RLSP, le plaignant devra soumettre le problème ou la plainte par écrit au personnel du ministère de la région en fournissant la documentation des mesures prises auprès de la régie pour traiter et résoudre le problème.

Lors de l’examen du problème, le personnel du ministère déterminera si celui-ci est de nature interne à la RLSP ou relève de la LRSPN avant de procéder. Le ministère ne donnera pas d’instructions à la régie ni ne supervisera celle-ci dans les domaines qui ne relèvent pas de son mandat, lequel est défini dans la LRSPN.

Problèmes de nature interne à la RLSP

Lorsque le problème est interne à la RLSP, il sera renvoyé à la régie pour être résolu. Les éléments qui sont internes à la RLSP et qui doivent donc être traités et résolus à l’échelle locale peuvent comprendre les éléments suivants, entre autres :

  • les différends contractuels
  • les politiques de la RLSP sur les questions relatives à l’approvisionnement, aux procédures et aux conflits d’intérêts; la portée de la vérification annuelle et tous autres aspects connexes
  • les processus de réunion autres que ceux décrits dans la LRSPN

Dans les situations où la RLSP a besoin de conseils juridiques, il incombe à la régie de retenir son propre conseiller juridique.

Problèmes relevant du mandat du ministère

Les éléments qui relèvent du mandat du ministère comprennent, entre autres :

  • la clarification des exigences de la LRSPN
  • les questions relatives à la conformité de la RLSP à la LRSPN
  • les questions relatives aux pouvoirs approuvés de la régie et à leur exercice
  • les questions relatives à l’administration des affaires et des finances de la régie en rapport avec les pouvoirs approuvés de celle-ci

En cas de conflit relevant de la LRSPN, le personnel du ministère travaillera avec la régie et les habitants pour résoudre le problème à l’échelle locale. Lorsqu’une résolution locale n’est pas possible, le personnel du ministère prendra les mesures supplémentaires nécessaires pour faciliter une résolution, y compris la consultation de conseillers au sein du ministère.

En fonction de la nature de la plainte, le personnel du ministère déterminera si le problème peut être résolu entre la régie et le plaignant; si ce n’est pas le cas, l’affaire sera transmise au ministère, le cas échéant.

Bien que les RLSP puissent, dans les limites de la LRSPN, déterminer leurs propres politiques et processus de conduite des affaires, la LRSPN, en vertu des articles 29 et 30, autorise le ministre à intervenir dans certaines situations. Une telle intervention n’aura lieu que dans des situations très rares et en dernier recours, lorsqu’un problème est d’une telle importance que le ministère estime qu’il est impossible de le résoudre sans son intervention.

Interventions du ministère

Le ministre peut ordonner, en tout temps, la vérification des comptes et opérations de la régie (LRSPN, paragraphe 29 (5)).

Si le ministre est d’avis que la régie :

  • fait un mauvais usage de ses fonds
  • administre mal ses affaires
  • n'est pas en mesure de remplir ses obligations dans les délais, par arrêté, il peut :
    • dissoudre la régie et ordonner une nouvelle élection
    • dissoudre la régie et assumer les pouvoirs de la régie
    • dissoudre la régie et le territoire de la régie (LRSPN, article 30)