Avant de lancer le processus de création d’une RLSP, il est bon que les habitants communiquent avec le personnel du ministère pour obtenir des conseils sur les étapes à suivre.

Étapes de la création d’une RLSP

1. Même si la LRSPN ne l’exige pas, il est recommandé de tenir suffisamment de réunions d’information avant de convoquer une réunion pour voter sur la création d’une RLSP, afin de permettre aux habitants proposés du territoire proposé d’examiner la proposition,
notamment :

  • les limites proposées
  • le ou les pouvoirs suggérés
  • les incidences financières et autres
  • le processus de création de la RLSP

Les réunions d’information permettront aux habitants proposés de prendre des décisions éclairées quand le moment de voter sur la création d’une régie locale des services sera venu.

Le personnel du ministère peut apporter de l’aide dans ce processus, y compris indiquer des personnes-ressources d’autres ministères responsables de la réglementation des éléments de la création d’une RLSP ou des pouvoirs associés.

2. Dix habitants proposés (comité de création) qui désirent la création d’une régie locale des services publics peuvent, par écrit, autoriser et nommer 1 d’entre eux pour convoquer une réunion des habitants proposés (réunion de création) pour discuter des avantages de la création d’une RLSP (LRSPN, paragraphe 3 (2)).

Le comité de création doit fournir la preuve documentée que les 10 habitants proposés répondent à la définition d’habitant au sens du paragraphe 3 (1) de la LRSPN, paragraphe 3 (1) de la LRSPN, qu’ils soient résidents permanents ou propriétaires de bien-fonds situés dans le territoire proposé de la régie, et qu’ils sont citoyens canadiens âgés de 18 ans révolus.

La preuve documentée doit comporter la liste des 10 habitants proposés, une attestation de chacun qu’il est admissible à titre d’habitant proposé aux termes de la LRSPN, et toute autre preuve que le ministère peut exiger.

3. La personne nommée pour convoquer la réunion de création doit le faire dans les 10 jours après en avoir reçu l’autorisation, sinon, toute personne qui a signé l’autorisation peut convoquer une réunion (LRSPN, paragraphe 3 (3)).

4. L’avis de convocation à la réunion de création doit être affiché au moins 14 jours avant la date de la réunion, daté et signé par la personne qui convoque la réunion, et doit :

  • inclure une description ou un dessin de la limite proposée de la RLSP
  • inclure la date, l’heure, le lieu et l’objet de la réunion (et indiquer qu’un scrutin aura lieu)
  • inclure la liste des preuves d’admissibilité à voter, comme une preuve de résidence ou de propriété de bien-fonds, d’âge et de citoyenneté canadienne
  • être affichée dans au moins un endroit visible par le public sur le territoire proposé de la RLSP
  • si possible, être publié dans une publication locale en format papier et ayant une diffusion générale dans le territoire proposé de la RLSP, ou par voie électronique ou dans un format électronique
  • être transmis au ministre, en envoyant une copie au personnel du ministère (LRSPN, alinéas 3 (4) a) à d))).

Points à considérer lors de la détermination de la date et du lieu d’une réunion.

  • S’il y a des propriétaires de chalets dans le territoire, la réunion est-elle fixée à une date qui leur permet d’y assister?
  • Existe-t-il des conflits ou chevauchements possibles de compétence avec d’autres organismes (comme des municipalités ou d’autres régies statutaires)? Si ces organismes expriment des préoccupations concernant la création de la RLSP, il est suggéré de transmettre ces renseignements au ministère.
  • Si l’opposition à la création d’une RLSP est exprimée, elle devrait être transmise au ministère.
  • Si le territoire est éloigné ou vaste, il est bon d’afficher les avis de réunion dans plus d’endroits que celui requis afin que tous les efforts soient déployés pour informer les habitants proposés dans le territoire proposé.
  • Le lieu choisi est-il assez grand pour recevoir le nombre escompté d’habitants proposés?
  • Si la RLSP couvrira un important territoire géographique qui demandera des habitants proposés de faire un long voyage pour assister à la réunion de création, il est recommandé que le comité de création envisage plusieurs lieux de réunion et de scrutin et donne suffisamment de temps aux habitants proposés pour y assister et voter.
  • Y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour les habitants qui viennent à la réunion en voiture?
  • Des séances d’information ont-elles été organisées avant le vote pour discuter du territoire proposé, des pouvoirs demandés et des coûts estimés?

5. La personne nommée pour convoquer la réunion de création préside la réunion, à moins qu’elle ne refuse d’agir à ce titre ou soit absente. Dans ce cas, les habitants proposés du territoire proposé présents à la réunion élisent 1 des leurs pour agir comme président (LRSPN, paragraphe 3 (5)).

6. Le président de la réunion de création désigne un secrétaire de séance parmi les habitants présents à la réunion. Le secrétaire de séance rédige le procès-verbal de la réunion (LRSPN, paragraphe 3 (6)).

7. Les recommandations ou les questions qui doivent faire l’objet d’une décision lors de la réunion sont décidées à la majorité des voix des habitants présents en droit de voter. Il est interdit de voter par procuration. Le président de la réunion de création décide de la façon de tenir le scrutin (LRSPN, paragraphe 3 (7)).

Points à considérer lors de la détermination de la méthode de scrutin.

  • Quelle pièce justificative sera exigée pour prouver l’admissibilité à voter?
    • Par exemple, preuve de résidence dans le territoire proposé, preuve de propriété de bien-fonds dans le territoire proposé, preuve d’âge et de citoyenneté canadienne.
  • Comment les votants seront-ils inscrits? Voir la section Vote pour en savoir plus.
  • Comment se déroulera le vote? (exemples : vote à main levée ou scrutin secret)
  • La question est-elle formulée de manière claire et compréhensible? (exemple de question clairement formulée : « Êtes-vous en faveur de la création d’une RLSP qui s’appellera XXXXX, comprendra XX membres dans le territoire géographique de XXXX et aura les pouvoirs de XX et XX? Oui ou Non »)
  • Si le scrutin est à vote secret, est-ce que les isoloirs sont organisés pour voter en toute confidentialité? Qui comptera les votes et qui observera les scrutateurs?
  • Établir une procédure pour détruire les bulletins de vote après le scrutin (exemple : proposition faite par le président à la fin de l’annonce des résultats du vote).

Admissibilité à voter

Pour avoir le droit de voter, une personne doit pouvoir prouver qu’elle se qualifie comme habitant proposé.

Lorsqu’une personne conteste l’admissibilité d’un habitant proposé à voter, il incombe au comité de création de déterminer l’admissibilité de l’habitant proposé à voter.

Lorsque l’admissibilité est contestée, le président du comité de création doit exiger que la personne faisant l’objet de la contestation soumette une déclaration en français ou en anglais devant lui, conformément à la LRSPN. La personne peut ensuite voter. (LRSPN, article 20).

8. Après le scrutin, si le résultat est favorable à la création d’une RLSP, le comité de création transmet une recommandation au ministre, en mettant le personnel du ministère de la région en copie conforme. La recommandation au ministre doit inclure ce qui suit :

  • les avantages qu’il y aurait à créer une régie locale des services publics
  • les limites du territoire de la régie
  • le nom de la régie
  • si le nombre de membres de la régie sera de 3 ou de 5
  • les pouvoirs choisis
  • d’autres éléments que les habitants proposés estiment appropriés (LRSPN, paragraphe 3 (8)) (dans l’ensemble, la Recommandation).

Les limites de la RLSP proposée incluses dans la recommandation ne peuvent pas inclure un territoire plus grand que celui décrit dans l’avis de convocation à la réunion de création (LRSPN, paragraphe 3 (9)).

9. Le secrétaire de séance est responsable d’afficher le procès-verbal de la réunion dans au moins 1 endroit visible par le public dans le territoire proposé de la régie; et si possible, de le publier dans une publication locale au format papier et ayant une diffusion générale dans le territoire proposé ou par des moyens électroniques ou dans un format électronique; et d’en envoyer une copie, ainsi que la recommandation, au ministre LRSPN, paragraphe 3 (6)). Une copie sera également envoyée au personnel du ministère de la région.

10. Avant que le ministre ne prenne une décision sur la création d’une RLSP, le ministère mènera un processus de diligence raisonnable qui peut inclure, entre autres :

  • La consultation d’autres ministères concernant la création de la RLSP, y compris les pouvoirs et limites proposés, afin de déterminer :
    • s’il pourrait exister toute opposition à la création de la RLSP
    • les lois ou règlements ou des éléments législatifs qui auraient une incidence sur la RLSP proposée (tout renseignement obtenu à cet égard qui serait profitable pour la RLSP proposée serait transmis au comité de création)
  • Une demande du ministère au Bureau de l’arpenteur général de l’Ontario pour qu’il fournisse une description légale des limites proposées et une carte finale.
  • Un examen du processus entrepris par les habitants proposés pour assurer la transparence et la conformité aux exigences de la LRSPN. Les éléments examinés incluent, entre autres, les renseignements fournis aux habitants proposés, l’affichage des avis et du processus de conduite des réunions.

11. À la fin du processus de diligence raisonnable, une recommandation est transmise au ministre, qui prendra la décision finale sur la création de la RLSP. Si le ministre décide de créer une RLSP, il prendra un arrêté :

  • créant une RLSP portant le nom de régie locale des services publics de XXXX
  • fixant les limites territoriales du territoire de la régie
  • fixant le nombre de ses membres
  • fixant la durée du mandat de la première régie
  • désignant les pouvoirs que la régie peut exercer parmi ceux prévus à l’annexe de la LRSPN
  • pourvoyant à tout ce qui est nécessaire à la tenue de l’élection des premiers membres de la régie; y compris si le ministre le juge approprié, la méthode et le moment de la première élection d’une régie
  • pourvoyant à toute autre question que le ministre juge appropriée (LRSPN, paragraphe 4 (1))