Conseils juridiques de la régie

Le ministère ne fournit pas de coFnseils juridiques aux RLSP. Les RLSP doivent retenir les services de leurs propres avocats pour obtenir des conseils juridiques relatifs aux activités de la régie. Les honoraires prévus à cet effet doivent faire partie des prévisions budgétaires annuelles de la régie.

Cautionnement pour le secrétaire

Étant donné que le secrétaire s’occupe des finances d’une RLSP, avant qu’il ait le droit d’assumer ses fonctions, il doit fournir un cautionnement dans la forme et aux conditions approuvées par le ministre pour s’acquitter loyalement de ses fonctions et popur comptabiliser et verser l’argent qui lui passe entre les mains (le cautionnement) (LRSPN, paragraphe 14 (2)).

Le cautionnement doit correspondre à un montant égal aux revenus escomptés pour l’exercice plus les revenus accumulés.

La régie acquitte les primes relatives à ce cautionnement et le ministère les considère comme des dépenses de fonctionnement admissibles (LRSPN, paragraphe 14 (3)).

Il serait bon que la RLSP consulte un professionnel pertinent, comme son assureur ou son conseiller financier, pour l’aider à acheter un instrument de cautionnement approprié qui répond aux exigences.

Signature des chèques

Le paragraphe 12 (2) de la LRSPN exige que la régie adopte un règlement administratif autorisant 2 personnes à signer en son nom, 1 d’elle étant le secrétaire et l’autre 1 ou plusieurs membres de la régie.

Politiques de la régie

La régie a toute discrétion pour déterminer le contenu de ses politiques (tant qu’elle se conforme à la LRSPN).

Toute politique élaborée par la régie doit être adoptée par un règlement administratif adopté lors d’une réunion publique. Le ministère encourage la régie à soumettre la politique à une discussion publique avant de l’adopter.

La régie a le droit de modifier tout politique, si elle le juge approprié, au moyen d’un règlement administratif.

La régie est responsable de la mise en œuvre et de l’application de toutes ses politiques. La LRSPN ne contient aucune disposition obligeant le ministère à faire appliquer les politiques de la régie.

Même rien n’oblige la régie à se doter des politiques, il est commun d'avoir des politiques procédures et politiques sur l’approvisionnement.

Politiques de procédure

Pour que les réunions se déroulent de manière ordonnée, il peut être utile pour la régie d’élaborer des politiques de procédure qui, entre autres, pourraient régir le déroulement des réunions, notamment le déroulement des scrutins et des discussions publiques. Ces politiques doivent également prendre en compte les scénarios de conflits d’intérêts et la manière dont ils seront traités et gérés par la régie.

Politiques d’approvisionnement

Afin d’assurer la transparence dans les achats de biens et de services, il est bon que les RLSP élaborent et adoptent des politiques d’approvisionnement qui régiraient ces achats. Voir le paragraphe 270 (2) de la Loi sur les municipalités pour obtenir des détails.

Assurance

Les RLSP doivent souscrire une assurance contre les risques qui peuvent entraîner une perte pécuniaire ou engager leur responsabilité (LRSPN, paragraphe 7 (5)).

L’obligation de s’assurer s’applique à toutes les RLSP, peu importe qu’elles reçoivent des subventions de fonctionnement du ministère.

La régie doit adopter un règlement administratif pour souscrire cette assurance et prévoir le paiement des primes qui s’y rattachent (LRSPN, paragraphe 7 (5)).

Le paragraphe 7 (6) de la LRSPN stipule qu'« Est irrecevable une action intentée contre la régie ou l’un de ses membres à la suite d’un dommage dû au fait qu’elle n’a pas exercé l’un de ses pouvoirs ou fourni un service public ». La protection de responsabilité dont il est question ici porte uniquement sur le défaut de la régie d’exercer n’importe lequel de ses pouvoirs ou de fournir un service. Ce n’est pas une protection de responsabilité de grande portée couvrant tout ce que la régie ou ses membres pourraient faire ou omettre de faire, et telle est la raison d’être du paragraphe 7 (5).

Lorsque la RLSP a trouvé un assureur, elle adopte un règlement administratif pour conclure un contrat d’assurance.

Les RLSP qui reçoivent des fonds du ministère doivent vérifier leurs ententes de financement pour connaître les exigences contractuelles en matière d’assurance.

Les RLSP qui ne reçoivent pas de fonds du ministère sont tenus d’avoir une assurance adéquate et doivent obtenir une couverture d’assurance appropriée auprès d’un courtier d’assurance.

La RLSP doit s’assurer qu’une assurance adéquate est en place pour les services fournis dans le cadre de la RLSP.

Contrats

En ce qui concerne l’exercice de leurs pouvoirs, les RLSP peuvent par règlement administratif :

  1. exercer le pouvoir elles-mêmes
  2. conclure un contrat avec un tiers pour exercer le pouvoir

Les RLSP qui choisissent de conclure des contrats pour fournir les services ont intérêt à élaborer un contrat qui précise entre autres ce qui suit :

  • le service à fournir
  • le lieu ou le territoire qui sera desservi
  • la durée du contrat
  • le coût du contrat
  • tous autres éléments qu’elles jugent nécessaires

Étant donné que les contrats sont des ententes légales entre des parties pour fournir des biens, des services ou les deux, le ministère ne fournit pas de conseil sur le contenu ou la forme d’un contrat, et n’est pas non plus partie aux contrats.

Il est bon que les RLSP obtiennent un avis juridique sur un contrat proposé avant de le signer.

Si une RLSP choisit de fournir elle-même des services, il est important de noter qu’elle ne doit pas fournir de services en dehors de ses limites juridiques. Si une RLSP sous-traite des services à des tiers, ces derniers peuvent (ou non) se trouver à l’intérieur des limites territoriales de la RLSP tant que le contrat stipule clairement que la RLSP ne couvre que les coûts des services à l’intérieur de ses limites géographiques.

Les contrats et l’article 28 de la LRSPN

Quand un contrat inclut un paiement, ce paiement est considéré comme une dette. Une régie ne peut pas contracter de dette dont le paiement n’est pas prévu dans les prévisions financières de l’exercice en cours. Par conséquent, tous les contrats autres que les exceptions indiquées dans l’article 28 de la LRSPN doivent commencer le 1er octobre et se terminer le 30 septembre de l’année suivante ou à des dates à l’intérieur de cette période.

Voir dans la section Dette ci-dessous les détails des exceptions indiquées dans l’article 28 de la LRSPN ainsi que d’autres renseignements concernant l’application de cet article.

Dette

Une régie peut contracter une dette uniquement si le paiement est prévu dans le budget de l'exercice en cours (LRSPN, article 28).

Les exceptions à cette règle sont les suivantes :

  • s’il s’agit d’une dette payable à la « Couronne du chef de l’Ontario », ce qui signifie que la dette est payable à la Couronne (Province de l’Ontario) (LRSPN, paragraphe 28 (1))
  • si l’objet et le montant de la dette sont approuvés par un vote majoritaire des habitants présents à une réunion convoquée à cette fin et si le ministre les approuve (LRSPN, paragraphe 28(2))

Quand une RLSP envisage de contracter une dette dans n’importe quelle condition, elle a intérêt à communiquer au préalable avec le personnel du ministère de la région afin de vérifier qu’elle se conforme à l’article 28 et pour obtenir des conseils sur le processus.

Financement du ministère aux RLSP

Le paragraphe 24 (1) de la LRSPN autorise le ministre à verser une subvention de fonctionnement aux RLSP.

Les fonds reçus dans le cadre de ce programme peuvent être utilisés uniquement pour des dépenses de fonctionnement admissibles (définies dans la section Tenue des livres ci-dessous) effectuées dans l'exercice des pouvoirs approuvés (consulter la section Revenus et dépenses).

Le financement dans le cadre de ce programme est normalement alloué en 2 versements (consulter les sections sur chacun des versements pour en savoir plus).

Si une RLSP ne comprend pas bien ses pouvoirs, elle doit lire le Règlement 737 (R.R.O. 1990, Règl. 737 : Régies locales des services publics).

Ententes de financement

Selon la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert (DRCPT), avant de recevoir des fonds, le bénéficiaire doit conclure une entente de financement avec la province.

Les versements des subventions du ministère aux RLSP sont assujettis à la DRCPT; les RLSP doivent, par conséquent, conclure une entente de financement avec le ministère avant que les fonds ne soient alloués.

Le personnel du ministère de la région enverra aux RLSP au mois d’octobre ou de novembre une entente de financement indiquant entre autres les pouvoirs de la régie, la durée de l’entente et les conditions du financement. Après examen de l’entente, les signataires autorisés de la régie signent l’entente et la renvoient au personnel du ministère qui organisera la signature au nom du ministère. L’entente signée sera retournée à la RLSP pour ses dossiers.

Les ententes de financement peuvent être envoyées et renvoyées par des moyens électroniques ou dans un format électronique. Les signatures et approbations électroniques sont autorisées si les politiques de la RLSP le permettent.