Politique/Programmes Note 170

Date de publication : Le 6 juin 2024

Date d’entrée en vigueur : Début de l’année scolaire 2024-2025

Objet : Communication des conseils scolaires avec les parents

Application :
Directions de l’éducation
Agentes et agents de supervision et secrétaires-trésorières et secrétaires trésoriers des administrations scolaires
Directions des écoles élémentaires
Directions des écoles secondaires
Directions des écoles provinciales et d’application

Introduction

L’objectif de la présente note est de définir les exigences et de donner des orientations aux conseils scolaires au sujet des communications avec les parents^{footnote 1[1]}, en vue de renforcer les normes de service et de veiller à ce que des renseignements cohérents et fiables soient fournis aux parents et mis à leur disposition, de manière à accroître la transparence et la responsabilité au sein du système d’éducation à l’échelle de la province. En établissant des lignes directrices normalisées, le ministère de l’Éducation améliore la communication et les relations générales entre les parents et les conseils scolaires.

Les conseils scolaires sont tenus de :

• fournir aux parents des informations destinées à favoriser leur participation active à l’éducation de leur enfant
• concevoir et respecter un protocole définissant les normes pour accuser réception des demandes de renseignements des parents et y répondre

La présente note vise les parents d’enfants inscrits dans des écoles élémentaires et secondaires financées par les fonds publics.

Pouvoir conféré par la loi

L’alinéa 27.3 du paragraphe 8(1) de la Loi sur l’éducation confère au ministre de l’Éducation le pouvoir d’établir une politique régissant les communications des conseils avec les parents et d’exiger que les conseils s’y conforment.

Contexte

Dans le système d’éducation de l’Ontario, tous les partenaires reconnaissent que la participation des parents contribue favorablement à la réussite des élèves. Les élèves sont soutenus et incités à apprendre dans une culture aux attentes élevées, au sein de laquelle les parents :

• sont accueillis, respectés et estimés par la communauté scolaire en tant que partenaires dans l’apprentissage et le développement de leur enfant
• ont des choix concernant la façon de participer à la communauté éducative pour appuyer la réussite des élèves
• sont encouragés au moyen d’une communication et d’un dialogue constants avec d’autres partenaires en éducation à favoriser l’établissement d’un environnement d’apprentissage positif à la maison et à l’école
• reçoivent l’information et les outils nécessaires pour participer à la vie scolaire

La participation des parents revêt les aspects suivants :

• favoriser un environnement d’apprentissage positif à la maison, encadrer activement leurs enfants pour appuyer ce qu’ils apprennent à l’école et faire de l’apprentissage un aspect important de la journée
• s’entretenir avec les enseignantes et enseignants pour établir une communication claire entre l’école et la maison
• participer aux activités scolaires et se porter volontaire lorsque l’école organise des événements, des voyages et d’autres activités
• prendre part au conseil d’école à l’échelle de l’école ainsi qu’au comité de participation des parents (CPP) à l’échelle du conseil scolaire, afin d’offrir leurs perspectives

Lorsque les parents se sentent écoutés et informés, ils sont plus enclins à participer activement à l’apprentissage de leur enfant. La participation accrue des parents renforce le partenariat parents-école tout en favorisant un sentiment d’appartenance communautaire et de responsabilité partagée concernant l’éducation de l’enfant. En répondant rapidement et efficacement aux demandes de renseignements des parents, les conseils scolaires et les enseignantes et enseignants peuvent stimuler et encourager la participation des parents. Les parents font davantage confiance aux capacités du conseil scolaire et de l’école à répondre aux besoins éducatifs de leur enfant lorsque leurs demandes de renseignements font l’objet d’un accusé de réception suivi d’une réponse.

Exigences s’appliquant aux conseils scolaires

Information à l’intention des parents

Les conseils scolaires doivent informer les parents d’élèves inscrits dans les écoles financées par les fonds publics que des renseignements sont à leur disposition pour les aider à participer activement à l’éducation de leur enfant, et leur faire savoir comment y avoir accès. Ces renseignements doivent être mis à la disposition du public sur le site Web du conseil scolaire et doivent, au minimum, correspondre aux renseignements indiqués à la page Web du ministère de l’Éducation. L’éducation de votre enfant : un guide de notre système scolaire à l’intention des parents.

Les conseils scolaires doivent, à tout le moins, s’assurer que les parents savent que ces renseignements existent et comment y avoir accès :

• lors de l’inscription d’un nouvel élève
• au début de chaque année scolaire

Les conseils scolaires devraient également :

• communiquer directement avec la présidence et la coprésidence de leurs comités de participation des parents (CPP) de même qu’avec la présidence et la coprésidence de chacun de leurs conseils d’école pour leur indiquer comment avoir accès à ces renseignements et encourager leurs CPP et leurs conseils d’école à communiquer ces renseignements à leurs communautés de parents
• fournir les renseignements sous différents formats et dans différentes langues
• veiller à ce que les renseignements figurant sur leur site Web soient révisés et mis à jour régulièrement

Protocole de communication pour répondre aux demandes de renseignements des parents

Les conseils scolaires doivent élaborer et respecter un protocole définissant les normes pour accuser réception des demandes de renseignements des parents et y répondre. Le protocole doit comprendre les éléments décrits ci-dessous.

Éléments du protocole

Les conseils scolaires doivent inclure les éléments suivants dans leur protocole de communication :

• But ou objectif : Une vue d’ensemble du protocole ou de la procédure de communication, y compris les objectifs et les résultats escomptés.
• Processus : Les étapes du processus que les conseils scolaires suivront pour accuser réception des demandes de renseignements des parents sur des questions relatives à l’éducation de leurs enfants et pour répondre à ces demandes, ainsi que des informations sur les types de demandes que les parents peuvent adresser :
  • au personnel de la classe
  • au personnel de l’école
  • au personnel du conseil scolaire
• Délais et réponse : Les délais prévus pour envoyer un accusé de réception et une réponse. Au minimum, les conseils doivent s’assurer que les parents faisant une demande de renseignements reçoivent un accusé de réception dans un délai de deux jours ouvrables. Si les conseils ne peuvent pas donner une réponse complète à la demande de renseignements dans un délai de cinq jours ouvrables suivant sa réception, ils doivent faire leur possible pour donner une estimation de la date de la réponse.  

De plus, les conseils scolaires devraient prendre des mesures pour s’assurer que les réponses aux demandes de renseignements des parents : 

• sont formulées de manière claire, de façon à ce que les parents puissent les comprendre facilement
• contiennent des renseignements pertinents et exacts qui répondent spécifiquement à la demande de renseignements reçue

Les conseils scolaires peuvent également indiquer les politiques, procédures ou règlements appropriés à la situation, afin de favoriser la transparence et l’accessibilité.

Les protocoles de communication peuvent inclure des procédures spéciales, y compris des procédures qui s’écartent des orientations ci-dessus, visant les demandes de renseignements de parents qui sont menaçantes, agressives ou inappropriées.

Élaboration et suivi

Dans le cadre de l’élaboration et de la révision de leur protocole de communication, les conseils scolaires sont encouragés à consulter amplement les organisations de parents, par exemple le comité de participation des parents, les conseils d’école, le conseil de l’éducation autochtone, le comité consultatif pour l’enfance en difficulté, ainsi que des organisations représentatives, telles que l’organe chargé de l’équité et de l’accès au sein du conseil scolaire, et les organisations communautaires, afin d’avoir une vue d’ensemble de la diversité des besoins des parents.

Les conseils scolaires sont encouragés à réviser régulièrement leurs protocoles et à les mettre à jour, au besoin.

Mise en œuvre

Toute politique ou ligne directrice du conseil scolaire relative à la communication avec les parents doit être conforme à la présente note. Le Ministère reconnaît que les approches et la mise en œuvre à l’échelle locale peuvent varier.

Les conseils scolaires sont tenus d’afficher leur protocole sur leur site Web public, d’informer les parents qu’ils peuvent le consulter et de leur indiquer comment y avoir accès :

• lors de l’inscription d’un nouvel élève
• au début de chaque année scolaire

Les exigences énoncées dans la présente note entrent en vigueur au début de l’année scolaire 2024-2025.

La présente note Politique/Programmes de même que les protocoles de communication établis en vertu de celle-ci ne doivent pas être interprétés comme imposant aux membres du personnel des conseils scolaires des exigences incompatibles avec la Loi sur l’éducation ou avec les règlements ou les conventions collectives. En cas de conflit entre une orientation donnée dans la présente note ou dans un protocole de communication et les exigences prévues par les dispositions des lois ou conventions collectives, ces exigences l’emportent.

Production de rapports par les conseils scolaires

Conformément à l’alinéa 27.1 du paragraphe 8(1) de la Loi sur l’éducation, le ministre de l’Éducation peut exiger que les conseils scolaires lui présentent des rapports dès la mise en œuvre de ces directives, et sur demande par la suite, sur leurs activités visant à satisfaire aux exigences énoncées dans la présente note.