2024–2025 Services dispensés : S’occuper des enfants en Ontario (Méthode SOCEN)

Composante : Bien-être de l’enfance – Soutien à la prévention et communautaire

Loi : Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF)

Objectifs de service

L’objectif principal est d’aider les sociétés à cibler les points forts et les besoins d’un enfant, à élaborer son plan de soins et à collecter des données sur les progrès des enfants pris en charge.

Description du service

Le bénéficiaire de paiements de transfert utilisera les fonds pour :

• Fournir aux sociétés une assistance pour l’utilisation continue de la méthode SOCEN, conformément aux exigences de la directive politique du ministère. Les sociétés d’aide à l’enfance (sociétés) sont tenues, en vertu de la directive de politique CW 003-20, d’utiliser la méthode SOCEN pour élaborer des plans de soins pour les enfants et les jeunes qui sont pris en charge par une société ou qui font l’objet d’une entente sur les soins conformes aux traditions pendant plus d’un an
• Fournir aux sociétés un soutien pour consulter et interpréter les données au niveau de la société
  Informer le terrain de l’avancement du programme SOCEN
• Poursuivre le travail avec l’Université d’Ottawa pour soutenir l’utilisation du logiciel de numérisation Tele Form par les sociétés qui utilisent déjà ce système
• Continuer à travailler avec l’organisation Viewpoint pour soutenir l’utilisation de ce logiciel par les sociétés
• Travailler avec les sociétés et l’organisation Viewpoint pour améliorer et approfondir l’engagement des enfants et des jeunes, des soignants et du personnel de la société à remplir le Cahier d’évaluation et de suivi (CES) en ligne via le logiciel Viewpoint

Caractéristiques du programme ou du service

Ces services visent à fournir aux sociétés une assistance pour l’utilisation continue de la méthode SOCEN dans le cadre de l’évaluation du développement et des forces et de la planification des cas pour les enfants et les jeunes qui ont été pris en charge pendant un an ou plus, et chaque année par la suite, conformément aux exigences de la directive stratégique du ministère.

Les bénéficiaires comprennent les enfants et les jeunes pris en charge par la société, soit par décision ou accord du tribunal, soit en vertu d’une entente sur les soins conformes aux traditions, pendant une période continue de 12 mois.

La méthode SOCEN comprend un outil d’évaluation, le Cahier d’évaluation et de suivi (CES), qui permet d’évaluer les besoins de l’enfant, de planifier sa prise en charge et de suivre ses résultats. Il est utilisé par les sociétés avec tous les enfants et les jeunes qui ont été pris en charge pendant un an ou plus. Le CES est rempli chaque année au cours d’entretiens conversationnels par le travailleur des services de protection de l’enfance, l’enfant ou le jeune (s’il a 10 ans ou plus) et la personne qui s’en occupe. Le CES permet de suivre les progrès de l’enfant dans sept domaines de la vie : la santé, l’identité, les relations familiales et sociales, le développement émotionnel et comportemental, l’autonomie et l’éducation.

Le CES est utilisé au niveau du cas pour développer le plan de soins de l’enfant, au niveau de la gestion pour fournir des données sur les résultats qui peuvent aider une société à développer les services et les programmes nécessaires pour tous les enfants pris en charge, et au niveau du ministère pour fournir des données sur les résultats des marqueurs clés pour soutenir l’amélioration continue de la conception des politiques et des programmes. L’Association ontarienne des sociétés d’aide à l’enfance (AOSAE) a un contrat de sous-traitance avec l’Université d’Ottawa pour fournir un soutien à l’agrégation des données et à la recherche pour le programme SOCEN.

Objectifs du programme

Fournir aux sociétés une assistance pour l’utilisation continue de la méthode SOCEN dans le cadre de l’évaluation du développement et des forces et de la planification des cas pour les enfants et les jeunes, conformément aux exigences de la directive stratégique du ministère pour renforcer la qualité des soins que reçoivent les enfants placés et améliorer leurs résultats.

Attentes du ministère

Le bénéficiaire de paiements de transfert devra :

• Maintenir la licence canadienne pour la méthode SOCEN. Le bénéficiaire de paiements de transfert sous-traitera avec l’Université d’Ottawa (l’U d’O) pour fournir une analyse des données et un soutien aux sociétés individuelles dans l’utilisation de la méthode SOCEN
• Assurer le respect de la licence par le biais des accords d’utilisateur final de l’AOSAE avec les sociétés, qui comprennent les conditions d’utilisation du budget SOCEN et de la gestion des contrats avec l’Université d’Ottawa
• Communiquer avec la section de la direction exécutive et lui faire rapport
• Travailler avec les sociétés, y compris les sociétés autochtones, concernant la signature d’accords d’utilisation finale de la méthode SOCEN et veiller à ce qu’elles soient sécurisées et contrôlées conformément aux exigences de la licence
• Travailler avec les sociétés qui ont désigné des obstacles à l’utilisation de la méthode SOCEN
• Fournir la documentation relative à la méthode SOCEN aux sociétés selon les besoins (AAR, Guide du superviseur, livrets pour les jeunes, rapports annuels et longitudinaux individuels des sociétés et rapports provinciaux agrégés)
• Participer à la communauté de pratique Caring for Children and Youth (SAFE, PRIDE et SOCEN) et à ses sous-comités, et leur fournir un soutien administratif
• Si nécessaire, organiser des ateliers pour les sociétés afin de renforcer les capacités internes d’analyse des données locales
• Sur demande, analyser les données et fournir un rapport à ANCFSAO et à One Vision, One Voice qui traite spécifiquement des priorités de ces groupes
• Désigner un expert à l’U d’O, également appelé le chercheur principal du programme S’occuper des enfants, pour fournir les services suivants :
  • Consultation sur le projet SOCEN 1 jour par semaine depuis l’Université d’Ottawa
    Superviser les analyses des données provinciales
  • Assister aux réunions de la communauté de pratique
  • Participer au sous-comité des demandes de recherche de la communauté de pratique
  • Soumettre des articles ou des présentations concernant le programme S’occuper des enfants
• À la demande du ministère, participer à des réunions et à d’autres activités liées à l’intégration des données de la méthode SOCEN, y compris l’élaboration et la mise en œuvre de la plateforme de données, de rapports et d’analyses sur la protection de l’enfance, et donner des conseils sur l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre de mesure de la performance basé sur les résultats de la protection de l’enfance
• Fournir au ministère, sur demande, une liste détaillée des dépenses par ligne budgétaire chez le bénéficiaire du paiement de transfert et à l’U d’O
• Fournir au ministère un accès rapide aux données et analyses agrégées de la méthode SOCEN de l’U d’O, sur une base annuelle et ponctuelle, à la demande du ministère
• Communiquer avec le personnel du ministère lors de réunions trimestrielles ou selon les besoins, concernant les rapports, le partage des conclusions, l’examen des résultats et des réalisations et d’autres questions, le cas échéant
• Inviter le ministère à participer en tant qu’observateur aux réunions des groupes de travail ou des comités pour les projets spéciaux, afin que le ministère puisse être informé de l’avancement des activités entreprises
• Sur demande, élaborer et mettre en œuvre un plan de révision de la méthode SOCEN, notamment les CES
• Continuer à travailler avec l’Organisation Viewpoint et les sociétés concernant l’utilisation et la mise en œuvre par les sociétés du logiciel ViewPoint pour remplir les CES. Plus précisément, l’AOSAE s’assurera que l’Organisation ViewPoint continuera à :
  Promouvoir l’adoption de son logiciel auprès d’autres sociétés
• Prêter conseil aux sociétés sur les mises à jour de sécurité
• Donner des conseils techniques et une assistance aux sociétés, selon les besoins, sur les modifications/améliorations, y compris le téléchargement de nouveaux CES au plan le retrait des CES des listes de travailleurs, l’ajout de nouveaux membres du personnel, la modification de la base de données en réponse à la réorganisation de la société
• Sur demande, participer aux discussions avec l’AOSAE concernant l’utilisation future du logiciel ViewPoint pour remplir les CES au plan

Le bénéficiaire de paiements de transfert doit s’assurer que l’U d’O :

• Collecte des CES individuels non identifiables pour chaque enfant de chaque société
• Veille à ce que les renseignements personnels soient protégés en sécurisant les informations, en limitant l’accès, en stockant et en conservant les données en toute sécurité
• Numérise, nettoie et vérifie les informations du SOCEN
• Analyse les données pour chaque société et les regroupe ensuite à l’échelle provinciale
• Fournit les bases de données de la méthode SOCEN de chacune des sociétés pour l’exercice en cours à toutes les sociétés qui ont soumis des CES
• Produit et fournit les rapports annuels globaux suivants à l’AOSAE pour l’exercice en cours :
  • le rapport provincial de l’Ontario intitulé S’occuper des enfants
  • le rapport provincial sur les indicateurs de performance dérivés de la méthode SOCEN

• Produit et fournit les rapports confidentiels suivants sur les sociétés à toutes les sociétés qui ont soumis des CES pendant l’exercice en cours :
  • Le rapport sur les soins aux enfants de l’Ontario (comprend la comparaison de la société aux normes provinciales)
  • Le rapport sur les indicateurs de rendement dérivés de la méthode SOCEN
• Présente le webinaire du module d’apprentissage en ligne sur les actifs développementaux
• Participe à la Communauté de pratique « Prendre soin des enfants et des jeunes » et aux sous- comités de la Communauté de pratique, selon les besoins
• Sur demande, aide les sociétés à analyser et à interpréter leurs propres données
• Travaille avec l’organisation Viewpoint pour s’assurer que les CES en ligne sont codés correctement et qu’ils peuvent être extraits du serveur sécurisé de Viewpoint de manière efficace
• Veille à ce que les formulaires de CES, les formulaires à remplir et les modèles soient mis à jour et fournis à l’AOSAE pour être distribués aux sociétés avant le 1^er janvier de chaque année civile
• À la demande du ministère, participe à des réunions et à d’autres activités liées à l’intégration des données de la méthode SOCEN, y compris l’élaboration et la mise en œuvre de la plateforme de données, de rapports et d’analyses sur la protection de l’enfance, et donne des conseils sur l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre de mesure de la performance basé sur les résultats de la protection de l’enfance
• À la demande du ministère, participe à des rencontres et à d’autres activités liées à l’évaluation du CES
• Soumet des articles ou fait des présentations sur le programme SOCEN

Exigences en matière de rapports

Le bénéficiaire de paiements de transfert doit surveiller et évaluer le rendement du programme et confirmer que les objectifs et les résultats du programme sont atteints. À chaque période de référence, fournir un rapport de données sur les objectifs, les services et les résultats.

Le rapport doit contenir :

• Les noms des sociétés déclarantes
• Le nombre de CES présentés par chaque société
• Le nombre de CES traités par l’U d’O
  Les accords d’utilisateur final non signés par la société

Une mise à jour de l’état d’avancement des activités de Viewpoint dans la province, y compris les éléments suivants :

• Les sociétés recevant un soutien continu de l’Organisation ViewPoint pour l’utilisation du logiciel
• Les sociétés qui explorent l’utilisation d’un logiciel pour compléter le CES avec l’Organisation Viewpoint

De façon annuelle, fournir un rapport détaillant les activités menées par le bénéficiaire de paiements de transfert à l’appui de l’initiative, y compris un rapport sur l’évaluation du CES et des activités de Viewpoint à la fin de chaque année.

Le rapport doit comprendre les éléments suivants :

• Une liste des sociétés qui utilisent complètement Viewpoint pour administrer les CES (c’est-à-dire pour tous les groupes d’âge)
• Une liste des sociétés qui utilisent partiellement Viewpoint pour administrer les CES
• Une liste des sociétés qui ont commencé à utiliser Viewpoint au cours de l’exercice financier

Le bénéficiaire de paiements de transfert doit également soumettre les éléments suivants sur une base annuelle :

• Le rapport annuel de l’Université d’Ottawa qui comprend des rapports sur les données agrégées relatives aux enfants pris en charge et une analyse de l’U d’O qui met en évidence les thèmes découlant des données agrégées et fournit une comparaison avec l’étude longitudinale nationale sur les enfants et les jeunes
• Un résumé annuel de la Communauté de pratique (SAFE, PRIDE, et SOCEN) qui comprend un résumé des questions discutées et résolues ainsi que du travail accompli par la Communauté de pratique et ses sous-comités
• Une description de la procédure par laquelle un chercheur peut demander à avoir accès aux données agrégées
• Une liste des personnes qui ont reçu l’accès aux données agrégées
• Une liste des sociétés qui n’ont pas signé l’accord d’utilisateur final
• Sur demande, une copie des articles de journaux et des présentations de l’Université d’Ottawa et (ou) du bénéficiaire des paiements de transfert, ainsi que des conférences et autres événements
• Une copie de la ou des licences méthode SOCEN

Les données suivantes sur les services feront l’objet d’un rapport à une étape intermédiaire et à l’étape finale. Veuillez consulter votre entente finale pour les dates d’échéance et les cibles pour les rapports.