2024–2025 Services dispensés : Viabilité et harmonisation avec le réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE)

Composante : Bien-être de l’enfance – Soutien à la prévention et communautaire

Loi : Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF)

Objectifs de service

Coordonner et diriger les activités des services pour permettre la mise en œuvre de pratiques d’activités cohérentes et intégrées (normalisation des pratiques ) dans l’ensemble du secteur de la protection de l’enfance. Participer à la conception de modifications et d’améliorations du système en réponse à une nouvelle loi ou à une loi actualisée afin de garantir l’alignement entre les exigences en matière de services, de réglementation et d’établissement de rapports. Concevoir et maintenir des ressources de formation du RIPE qui soutiennent et s’ajoutent au matériel de formation de base fourni par le ministère. Assurer la supervision lors de la mise en œuvre du cadre de viabilité du RIPE dans le secteur en favorisant la collaboration de ce dernier, des pratiques cohérentes, l’échange de ressources et le partage du savoir-faire.

Description du service

Le bénéficiaire de paiements de transfert utilisera les fonds pour :

• Assurer le leadership dans l’établissement de pratiques pour soutenir l’utilisation cohérente du RIPE, une prestation de services normalisée, la coordination de l’apport des services de protection de l’enfance sur le terrain et la collaboration avec le ministère pour améliorer l’application du RIPE
• Fournir des processus de normalisation des pratiques et des ressources de formation en réponse aux besoins cernés par le secteur de la protection de l’enfance et aux buts et objectifs politiques du ministère, selon les besoins, convenus entre le ministère et le personnel du bénéficiaire de paiements de transfert et selon les objectifs et budgets de service convenus
• Codiriger les groupes de travail sur l’élaboration des formations afin de mettre au point et de fournir des ressources de formation intégrées pour le RIPE et les services, en réponse aux besoins identifiés par le secteur, aux buts et objectifs politiques du ministère et aux modifications ou mises à jour de la loi, de la réglementation ou des directives, le cas échéant.
• Diriger la mise en œuvre du cadre de viabilité du RIPE dans le secteur et des activités associés
• Coordonner et faciliter l’établissement des priorités en ce qui a trait aux nouvelles demandes de changement entrantes du secteur ainsi qu’aux initiatives du secteur
• Servir de premier point de contact avec le secteur pour toutes les demandes relatives au RIPE intégré et à la prestation de services.
• Être responsable d’autres initiatives conjointes convenues entre le ministère et l’AOSAE

Caractéristiques du programme ou du service

Les services s’adressent à l’ensemble du personnel des sociétés d’aide à l’enfance et des organismes de protection de l’enfance autochtones qui utilisent le RIPE.

Objectifs du programme

• Fournir un leadership dans la priorisation, la création et la mise en œuvre de pratiques normalisées pour soutenir l’utilisation cohérente du RIPE dans les sociétés et les organismes de protection de l’enfance autochtones
• Fournir au personnel des sociétés d’aide à l’enfance et des organismes de protection de l’enfance autochtones  les connaissances, les compétences et les outils d’apprentissage nécessaires pour soutenir l’utilisation cohérente du RIPE et les pratiques normalisées dans tout le secteur, s’appuyer sur les matériels de formation de base du ministère, s’aligner sur les changements législatifs et les améliorations du système, et promouvoir la sécurité des enfants
• Assurer le leadership dans l’application continue d’un modèle de viabilité du RIPE pour le secteur qui comprend la collaboration de ce dernier, des pratiques cohérentes, la priorisation en ce qui concerne les enjeux, l’échange de ressources et le partage du savoir-faire

Attentes du ministère

Le bénéficiaire de paiements de transfert devra :

• Assurer la direction de l’utilisation cohérente et complète du RIPE en déterminant, en hiérarchisant, en facilitant et en coordonnant l’élaboration et la mise en œuvre de pratiques normalisées et de ressources de formation complémentaires en faisant appel à divers experts en la matière
• Collaborer avec le ministère lors de la conception des changements de système afin de réduire le besoin de processus réactifs d’harmonisation des activités et par le biais d’une participation active aux groupes de changement de système/conception agile, le cas échéant
• Élaborer et dispenser des formations et des ressources de formation pour les activités portant sur le changement  et le changement du système ou d’ordre technique, y compris les activités qui s’intègrent au RIPE ou qui ont des répercussions sur celui-ci. En voici quelques-uns :  le Système Info express (SIE) modernisé, l’Outil de gestion des rapports d’incident grave et des permis d’établissement (outil GRIPPE), d’autres modules intégrés. Cette action sera menée en collaboration avec le ministère par l’entremise de la Direction des opérations relatives aux services de bien-être de l’enfance (DOSBEE)
• Mettre en œuvre, surveiller, maintenir et mettre à jour les pratiques et processus approuvés ainsi que le matériel de formation qui s’y rapporte
• Assister aux rencontres du réseau de soutien pour la formation et donner ses idées et son soutien aux points à l’ordre du jour et aux présentations
• Diriger et faciliter l’application continue et la révision permanente du cadre de viabilité du RIPE dans lequel les recommandations se fondent sur une viabilité et une efficacité prudentes des finances, des services et des ressources
• Coordonner et faciliter l’établissement des priorités en ce qui a trait aux nouvelles demandes de changement entrantes du secteur ainsi qu’aux initiatives du secteur
• Maintenir une liste de demandes de changement que le Comité des opérations et de la stratégie du RIPE examinera et s’assurer qu’elle est publiée sur le site SharePoint du ministère
• Veiller au maintien des groupes de distribution ayant trait aux problèmes d’ordre technique, relatifs à la rédaction de rapport, à la formation et aux finances, comprenant les membres de l’équipe de la Direction des opérations relatives aux services de bien-être de l’enfance (DOSBEE)
• Coordonner, faciliter, maintenir les initiatives du secteur visant à améliorer la normalisation et à réduire la charge administrative 
• Consulter régulièrement, virtuellement et en personne, selon les besoins, les intervenants clés, y compris, les groupes sectoriels liés au RIPE, les organismes responsables du RIPE, le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires ou MSESC, y compris la DOSBEE, le Secrétariat au bien-être de l’enfance, la Division de la veille stratégique et du fonctionnement organisationnel, les services juridiques, le leadership du MSESC), la Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, l’Association of Native Child and Family Services Agencies of Ontario,
• Prendre activement part aux communications et aux dialogues avec le secteur et le ministère
• Participer activement aux projets de la DOSBEE qui ont un haut degré d'intégration avec le RIPE, en fonction des priorités et des besoins (par exemple, protection de la vie privée/partie X)
• Rendre des comptes au ministère et le consulter sur la réussite du programme quant à l’atteinte des objectifs énoncés en matière de services
• Fournir les services conformément au budget approuvé par le ministère
• Rencontrer le ministère au moins une fois tous les deux mois pour évaluer les progrès et fournir des mises à jour pertinentes qui pourraient avoir une incidence sur le travail. Le calendrier sera établi en fonction des besoins de l’AOSAE et des partenaires du ministère
• Répondre à toute question du ministère concernant les rapports supplémentaires

Remarque : Il va sans dire que certaines activités de l’AOSAE seront tributaires des activités précédentes du ministère.

Exigences en matière de rapports

Le bénéficiaire de paiements de transfert devra :

• Surveiller et évaluer le rendement du programme pour confirmer que ses objectifs et ses livrables sont atteints
• Fournir des rapports en temps opportun sur les progrès liés aux éléments de données et aux dépenses à la satisfaction du ministère
• Envoyer les documents suivants en pièce jointe pour chaque période à moins d’avis contraire :
• Transmettre toutes les notes de décision du comité des opérations et de la stratégie du RIPE concernant les pratiques normalisées approuvées avec le responsable des opérations du RIPE et le responsable des paiements de transfert du DOSBEE.
• Fournir une liste des ressources de formation prioritaires et des éléments de travail sur les pratiques normalisées (à la fois MSESC/législatif et demandé par le secteur) ainsi qu’une brève description et le statut, soit en attente, en cours, continu, reporté ou achevé
• Fournir une liste et un nombre de ressources de formation et de pratiques normalisées, diffusées dans le secteur et publiées sur le site SharePoint du ministère au cours de la période couverte par le rapport
• Fournir une liste (nom, version, date, portée,) et la quantité de toutes les pratiques harmonisées et le matériel de formation mis à jour
• Fournir une liste des priorités pour cet exercice financier (par exemple, les activités soutenant les initiatives régionales de formation et de service d’assistance, l’évaluation des compétences au niveau provincial, etc.)
• Fournir une copie de toute mise à jour du cadre de viabilité du RIPE
• Fournir tout autre plan de travail conçu en plus de la formation, qui traite des domaines essentiels à la viabilité du RIPE comme précisé dans le cadre, le cas échéant
• Fournir une liste principale des demandes de changement reçues par l’AOSAE (comprenant la date de réception, les détails de la demande de changement, la catégorie, le statut et d’autres critères convenus entre le ministère et l’AOSAE)
• Publier la liste de demandes de changement approuvée et l’ordre de priorité sur le site SharePoint du ministère
• Fournir les noms des représentants du secteur pour les listes de distribution suivantes : responsables du RIPE, listes de distribution concernant les problèmes techniques, les problèmes de rédaction de rapports et les problèmes relatifs à la formation du RIPE
• Fournir une copie du plan de projet du Comité des opérations et de la stratégie du RIPE (rapport périodique et dès qu’il est mis à jour)
• Fournir un rapport narratif qui résume l’état d’avancement du projet et les faits marquants, et qui explique les écarts par rapport aux activités du projet.

Exigences en matière de rapports

Les données suivantes sur les services feront l’objet d’un rapport à une étape intermédiaire et à l’étape finale. Veuillez vous reporter à votre entente finale pour connaître les dates d’échéance et les objectifs du rapport.