Services dispensés : Coordonnateurs de la planification des services

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Composante : Planification coordonnée des services

Lois : Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille

Description du service

La planification coordonnée des services offre aux enfants et aux adolescents ayant des besoins particuliers multiples ou complexes et à leur famille une expérience de service transparente et centrée sur la famille.

Bénéficiaires des services

La planification coordonnée des services est censée servir :

Les familles d’enfants et d’adolescents ayant des besoins particuliers multiples ou complexes, qui ont moins de 18 ans ou, s’ils fréquentent une école, jusqu’à 21 ans, vivant en Ontario, qui bénéficieraient du soutien supplémentaire fourni par la planification coordonnée des services, en raison de la nature étendue et intersectorielle des besoins de service de leurs enfants et/ou des défis potentiels dans la coordination des services en raison de facteurs externes (en dehors des besoins de l’enfant)
Un diagnostic n’est pas nécessaire pour accéder à la PCS

Caractéristiques du programme/service

Le programme est offert conformément à la planification coordonnée des services : Lignes directrices relatives aux politiques et aux programmes (juin 2017), et comprend les éléments suivants :

Un seul organisme de coordination dans chaque zone de prestation de services par lequel les familles peuvent accéder à la planification coordonnée des services pour une gamme de services dans tous les secteurs
Des coordonnateurs de la planification des services dédiés, par l’entremise de chaque agence de coordination, qui dirigeront la planification coordonnée des services pour les familles d’enfants et des adolescents ayant des besoins particuliers multiples ou complexes en travaillant avec les services aux enfants, les secteurs de la santé et de l’éducation
Un plan de services coordonné pour chaque enfant/adolescent qui tient compte de tous ses objectifs, forces et besoins, ainsi que de tous les services que l’enfant/adolescent reçoit et recevra

Au minimum, les services suivants seront considérés, au besoin, dans le cadre d’un plan coordonné de services :

Les services de réadaptation des enfants et des adolescents (y compris l’orthophonie, l’ergothérapie et la physiothérapie actuellement offerts par l’entremise du Programme de services de rééducation de la parole et du langage pour les enfants d’âge préscolaire, des services de réadaptation communautaires et scolaires) et des services de réadaptation du conseil scolaire de district [tel que fourni]
Services infirmiers et diététiques
Services de soutien personnel
Services en matière d’autisme
Services de développement pour enfants
Services de relève
Services de santé mentale pour les enfants et les adolescents
Services de soins de santé
Services éducatifs

Service précis fourni

Les agences de coordination doivent diriger et produire la planification coordonnée des services dans leur zone de prestation de services locale conformément aux exigences décrites dans les : Lignes directrices sur la politique et les programmes de planification coordonnée des services, juin 2017.

Objectifs du programme

L’objectif de la planification coordonnée des services est d’améliorer les expériences de service et les résultats pour les familles d’enfants et d’adolescents ayant des besoins particuliers multiples ou complexes grâce au soutien d’un coordonnateur de la planification des services qui les mettra en contact avec les multiples services intersectoriaux dont ils ont besoin dès que possible et qui surveille leurs besoins et leurs progrès grâce à un plan de services coordonné.

En raison de la planification coordonnée des services, les familles et les enfants/adolescents ayant des besoins particuliers multiples ou complexes :

Avoir un point de contact clair pour la planification coordonnée des services (leur coordonnateur de la planification des services) et savoir qui est responsable de l’élaboration et de la surveillance du plan de service coordonné de leur enfant/adolescent
Ne pas avoir à répéter leurs histoires et leurs objectifs à plusieurs fournisseurs
Avoir un seul plan coordonné de services qui répond aux objectifs, aux forces et aux besoins de leur enfant/adolescent
Faire l’expérience d’un processus axé sur la famille qui reconnaît que chaque famille est unique; que la famille est la constante dans la vie de l’enfant/adolescent; et qu’elle possède une expertise dans les capacités et les besoins de son enfant/adolescent
Savoir que les fournisseurs communiqueront sur les besoins et les objectifs de leur enfant/adolescent et qu’ils travailleront à l’atteinte d’un ensemble d’objectifs communs identifiés dans le plan

Attentes du ministère

Les services sont centrés sur l’enfant et la famille et soutiennent les divers besoins des familles d’une manière culturellement sécuritaire et favorise l’équité, la lutte contre le racisme et la lutte contre l’oppression.

L’agence de coordination est responsable d’assurer la bonne réalisation du cycle de planification coordonnée des services, comme décrit dans les Lignes directrices sur la politique et les programmes de planification coordonnée des services (juin 2017) y compris :

Gérer tous les aspects de la planification coordonnée des services, y compris la priorisation et les registres de service (listes d’attente), la gestion des risques et des plaintes (en ce qui concerne la planification coordonnée des services), la confidentialité de l’information, la gestion des dossiers, la gestion de l’information et l’évaluation du rendement des fonctions de planification coordonnée des services dans la zone de prestation des services
La prestation des coordonnateurs de la planification des services dans la zone de prestation des services, peu importe où ils sont employés, y compris la formation continue et la production de rapports sur les activités et le rendement de tous les coordonnateurs de la planification des services dans la zone de prestation des services
Veiller à ce que les avenues de renvoi soient claires, en particulier les intersections avec les services aux enfants, les secteurs de l’éducation et de la santé et d’autres organismes communautaires
Maintenir la responsabilité de la surveillance et de l’évaluation de la planification coordonnée des services, y compris l’examen des processus et des politiques existants, la documentation des décisions et la prise de changements fondés sur la surveillance continue du rendement, conformément aux paramètres des lignes directrices des politiques et des programmes
Établir et entretenir des relations avec les fournisseurs de services intersectoriaux et les éducateurs dans le domaine de la prestation des services pour assurer la planification coordonnée des services, reconnaître les relations de collaboration et considérer l’expertise des éducateurs et d’autres professionnels
Maintenir des processus de collaboration et de partage d’information clairs entre les fournisseurs pertinents dans les secteurs des services aux enfants, de l’éducation et de la santé par le biais d’ententes officielles qui traitent, au minimum, de la façon et du moment de procéder à un renvoi pour une famille, de partager l’information et de contribuer à la planification coordonnée des services
Établir une relation avec l’organisme principal local de santé mentale chez les enfants et les adolescents pour les enfants et les adolescents ayant des besoins en santé mentale et avec le ou les mécanismes de résolution des services pour répondre aux besoins des enfants et des adolescents dont les besoins dépassent les services disponibles localement
Communiquer les attentes aux organismes/organisations partenaires sur le fonctionnement de la planification coordonnée des services, y compris la façon dont les autres fournisseurs participeront à l’élaboration des plans
Diriger les activités de sensibilisation et de communication sur la planification coordonnée des services, notamment :
Communiquer avec les familles qui pourraient avoir besoin du service
Communiquer avec les organismes locaux qui peuvent avoir un rôle à jouer dans la planification coordonnée des services ou être une source de renvois
Insister sur le fait que la planification coordonnée des services constitue un soutien proactif et que les familles doivent être renvoyées (ou s’orienter elles-mêmes), avant qu’elles n’approchent de la crise dans la mesure du possible, afin d’éviter une crise
Recueillir et mettre à la disposition des familles des renseignements à jour et transparents sur les services locaux, y compris l’accès, les processus d’admission et les registres de services/listes d’attente/heures d’attente
Faciliter le partage constant des connaissances, tant parmi les fournisseurs de services que parmi les familles d’enfants et d’adolescents ayant des besoins particuliers multiples ou complexes, concernant la prestation de la planification coordonnée des services
Renforcement de la capacité au sein de l’organisme de coordination et des organismes partenaires
Le renforcement des capacités de l’organisme de coordination et de ses partenaires fera partie intégrante du processus d’amélioration du service et de la qualité à mesure que de nouveaux besoins et des possibilités d’amélioration sont identifiés

Obligations en matière de production de rapports

Le bénéficiaire de paiements de transfert fera rapport des mesures de rendement pour la planification coordonnée des services pour les troisième et quatrième trimestres par l’intermédiaire de l’outil de production de rapports de planification coordonnée des services.

Les données de service suivantes feront l’objet de rapports à une période provisoire et finale. Veuillez consulter votre entente finale pour connaître les dates de remise de rapports.

Nom des données du service	Définitions
Dépenses de l’organisme financées par le ministère Coordonnateurs de la planification des services	Total des dépenses financées par le ministère pour que le bénéficiaire de paiements de transfert administre ou fournisse le service pendant l’année de financement (cumulatif).
Nombre de nouveaux renvois – CPS	Le nombre de nouveaux renvois dans le cadre de la planification coordonnée des services (PCS) reçus par l’organisme de coordination ou un fournisseur de la PCS (agence partenaire ou organisme partenaire) au cours de l’année de référence. Le nombre de nouveaux renvois pour la PCS est calculé en fonction de la date de renvoi. Tous les renvois reçus sont dénombrés, y compris les renvois à chaud (provenant d’un organisme de coordination ou d’un prestataire de la PCS situé hors de la zone de prestation de services) et les renvois dans le cadre desquels l’enfant/le jeune et la famille sont jugés inadmissibles à la suite d’une évaluation. Un renvoi vers la PCS peut concerner un ou plusieurs enfants/jeunes selon les besoins et les difficultés de la famille.
Nombre de nouveaux renvois par la personne elle-même ou par la famille – CPS	Nombre de nouveaux renvois dans le cadre de la PCS reçus par l’organisme de coordination ou le fournisseur de la PCS (agence ou organisme partenaire) et adressés par la personne elle-même ou sa famille au cours de l’année de référence. Un renvoi n’est dénombré que dans un seul type de source de renvoi, exclusivement des autres. Tenez compte du service « principal » de la source de renvoi lorsque vous comptez les renvois. S’il y a plus d’un service « principal », incluez le renvoi dans le type « autre source ».
Nombre de nouveaux renvois par l’école ou l’éducateur – CPS	Nombre de nouveaux renvois dans le cadre de la PCS reçus par l’organisme de coordination ou le fournisseur de la PCS (agence ou organisme partenaire) et adressés par l’école ou l’éducateur au cours de l’année de référence. Un renvoi n’est dénombré que dans un seul type de source de renvoi, exclusivement des autres. Tenez compte du service « principal » de la source de renvoi lorsque vous comptez les renvois. S’il y a plus d’un service « principal », incluez le renvoi dans le type « autre source ».
Nombre de nouveaux renvois par un médecin ou un autre fournisseur de soins de santé – CPS	Nombre de nouveaux renvois dans le cadre de la PCS reçus par l’organisme de coordination ou le fournisseur de la PCS (agence ou organisme partenaire) et adressés par un médecin ou un autre fournisseur de soins de santé (p. ex., soins à domicile, spécialiste) au cours de l’année de référence. Un renvoi n’est dénombré que dans un seul type de source de renvoi, exclusivement des autres. Tenez compte du service « principal » de la source de renvoi lorsque vous comptez les renvois. S’il y a plus d’un service « principal », incluez le renvoi dans le type « autre source ».
Nombre de nouveaux renvois par la Société d’aide à l’enfance – CPS	Nombre de nouveaux renvois dans le cadre de la PCS reçus par l’organisme de coordination ou le fournisseur de la PCS (agence ou organisme partenaire) et adressés par la Société d’aide à l’enfance. Un renvoi n’est dénombré que dans un seul type de source de renvoi, exclusivement des autres. Tenez compte du service « principal » de la source de renvoi lorsque vous comptez les renvois. S’il y a plus d’un service « principal », incluez le renvoi dans le type « autre source ».
Nombre de nouveaux renvois par la Société autochtone pour le bien-être de l’enfant ou un autre organisme autochtone – CPS	Nombre de nouveaux renvois dans le cadre de la PCS reçus par l’organisme de coordination ou le fournisseur de la PCS (agence ou organisme partenaire) et adressés par la Société autochtone pour le bien-être de l’enfant ou un autre organisme autochtone. Un renvoi n’est dénombré que dans un seul type de source de renvoi, exclusivement des autres. Tenez compte du service « principal » de la source de renvoi lorsque vous comptez les renvois. S’il y a plus d’un service « principal », incluez le renvoi dans le type « autre source ».
Nombre de nouveaux renvois par d’autres sources – CPS	Nombre de nouveaux renvois dans le cadre de la PCS reçus par l’organisme de coordination ou le fournisseur de la PCS (agence ou organisme partenaire) et adressés par un d’autres sources (p. ex., d’autres fournisseurs de services aux enfants, y compris les fournisseurs de services pour l’autisme, l’organisme de coordination hors de la zone de service, les fournisseurs de la PCS, entre autres) au cours de l’année de référence. Un renvoi n’est dénombré que dans un seul type de source de renvoi, exclusivement des autres. Tenez compte du service « principal » de la source de renvoi lorsque vous comptez les renvois. S’il y a plus d’un service « principal », incluez le renvoi dans le type « autre source ».
Nombre de personnes déclenchant une planification coordonnée des services (total) – CPS	Le nombre total d’enfants/de jeunes uniques pour lesquels la PCS a été déclenchée pendant l’exercice en cours. Le déclenchement de la PCS correspond à la date à laquelle la famille tient sa première réunion/intervention (en personne ou par vidéoconférence) avec son coordonnateur de la planification des services en vue d’entamer son processus de PCS; il s’agit de la date du premier contact.
Nombre de personnes au déclenchement de la planification coordonnée des services (de 0 à 4 ans) – CPS	Le nombre de personnes âgées de 0 à 4 ans dont la planification coordonnée des services (PCS) a été déclenchée pendant la période de référence.
Nombre de personnes au déclenchement de la planification coordonnée des services (de 5 à 12 ans) – CPS	Le nombre de personnes âgées de 5 à 12 ans dont la planification coordonnée des services (PCS) a été déclenchée pendant la période de référence.
Nombre de personnes au déclenchement de la planification coordonnée des services (de 13 à 21 ans) – CPS	Le nombre de personnes âgées de 13 à 21 ans dont la planification coordonnée des services (PCS) a été déclenchée pendant la période de référence.
Nombre de personnes en attente du déclenchement d’une planification coordonnée des services (total) – CPS	Le nombre total d’enfants/de jeunes uniques qui sont renvoyés vers la planification coordonnée des services (PCS) et y sont admissibles, mais dont la planification n’a pas été déclenchée. Il s’agit d’un dénombrement statique et ponctuel du nombre d’enfants/de jeunes en attente du déclenchement de la PCS à la date de référence. Le déclenchement de la PCS correspond à la date à laquelle la famille tient sa première réunion/intervention (en personne ou par vidéoconférence) avec son coordonnateur de la planification des services en vue de déclencher son processus de PCS; il s’agit de la date du premier contact.
Âge moyen au début de la planification coordonnée des services (mois) – CPS	L’âge moyen de toutes les personnes au déclenchement de la planification coordonnée des services (PCS) (leur première réunion/intervention en personne ou par téléconférence avec leur CPS attitré) au cours de la période de référence. Le déclenchement de la PCS correspond à la date à laquelle la famille tient sa première réunion/intervention (en personne ou par vidéoconférence) avec son coordonnateur de la planification des services en vue de déclencher son processus de PCS; il s’agit de la date du premier contact.
Temps d’attente total entre le renvoi et le déclenchement de la planification coordonnée des services (nombre de jours) : CPS	Le nombre total de jours d’attente civils pour tous les enfants/jeunes au déclenchement de la planification coordonnée des services (PCS), la date à laquelle la famille tient sa première réunion/intervention (en personne ou par vidéoconférence) avec son CPS en vue de déclencher son processus de PCS personnel; il s’agit de la date du premier contact.
Heures de service direct (total) – CPS	Le nombre total d’heures que les CPS consacrent à la prestation directe de la planification coordonnée des services (PCS) pour un enfant/jeune ayant un plan coordonné de services actif. La prestation directe de la PCS représente le nombre d’heures consacrées par l’enfant/le jeune ainsi que sa famille aux réunions/interventions avec son CPS, notamment les heures qui tombent à la période allant du déclenchement de la PCS à l’élaboration de son plan.
Heures de service indirect (total) – CPS	Le nombre total d’heures que les CPS consacrent à la prestation indirecte de la planification coordonnée des services (PCS) pour les familles d’un enfant/jeune ayant un plan coordonné de services actif. Il s’agit de saisir le temps consacré à la PCS à l’extérieur des heures de service direct (c.-à-d. les réunions/interventions en personne et par appel téléphonique avec l’enfant/le jeune et sa famille), comme la planification des cas, la coordination en coulisse avec les partenaires/fournisseurs de services et les tâches administratives. Cela comprend tout le temps de service indirect pendant la période allant du déclenchement de la PCS d’un enfant/jeune à l’élaboration de son plan coordonné de services.
Nombre d’équivalents temps plein (total) – CPS	Le nombre total d’équivalents temps plein (ETP) qui sont identifiés comme coordonnateurs de la planification des services (CPS) pour l’organisme de coordination ou un organisme partenaire durant la période de référence. Cela pourrait également inclure les ETP dont la fonction spécialisée est la prestation directe de la PCS (cela pourrait inclure les postes de gestionnaires). Cela devrait être reflété en ETP , pas en employés individuels. Il devrait inclure le personnel existant de l’organisme de coordination ou des organismes partenaires qui sont identifiés comme étant des CPS et qui créent des plans de services coordonnés, reflétant la proportion des fonctions du personnel existant qui est consacrée au PCS.
Nombre de personnes disposant d’un PCS actif (total) – CPS	Le nombre total d’enfants/adolescents uniques qui ont un plan de services coordonné actif (un plan actif a été entamé et a eu des réunions actives ou des activités au cours des six derniers mois). Une personne n’est dénombrée qu’une seule fois par période de référence. Un plan est dit actif à partir de la date de déclenchement de la PCS jusqu’au jour où le plan devient inactif ou l’enfant/le jeune obtient son congé.
Nombre de personnes ayant obtenu leur congé après avoir atteint leurs objectifs – CPS	Le nombre total d’enfants/de jeunes disposant d’un plan coordonné de services actif qui ont obtenu leur congé parce qu’ils ont atteint leurs objectifs pendant la période de référence. Ce nombre est calculé à l’aide du statut du plan coordonné de services et de la date d’obtention du congé de la PCS. Les enfants/jeunes ayant un plan coordonné de services inactif qui ont obtenu leur congé pendant la période de référence (p. ex., parce que l’enfant/le jeune a atteint l’âge de quitter le système, c.-à-d. qu’il a atteint ses 18 ans, ou 21 ans s’il était scolarisé) ne sont pas inclus.
Nombre de personnes ayant obtenu leur congé en raison du départ de la famille de la zone desservie – CPS	Le nombre total d’enfants/de jeunes uniques avec un plan coordonné de services actif qui ont pris leur congé parce que la famille a quitté la zone desservie pendant la période de référence. Ce nombre est calculé à l’aide du statut du plan coordonné de services et de la date d’obtention du congé de la PCS. Les enfants/jeunes ayant un plan coordonné de services inactif qui ont obtenu leur congé pendant la période de référence (p. ex., parce que l’enfant/le jeune a atteint l’âge de quitter le système, c.-à-d. qu’il a atteint ses 18 ans, ou 21 ans s’il était scolarisé) ne sont pas inclus.
Nombre de personnes ayant obtenu leur congé en raison de l’impossibilité de joindre la famille – CPS	Le nombre total d’enfants/de jeunes ayant un plan coordonné de services actif qui ont obtenu leur congé en raison de l’impossibilité de joindre leur famille pendant la période de référence. Ce nombre est calculé à l’aide du statut du plan coordonné de services et de la date d’obtention du congé de la PCS. Les enfants/jeunes ayant un plan coordonné de services inactif qui ont obtenu leur congé pendant la période de référence (p. ex., parce que l’enfant/le jeune a atteint l’âge de quitter le système, c.-à-d. qu’il a atteint ses 18 ans, ou 21 ans s’il était scolarisé) ne sont pas inclus.
Nombre de personnes ayant obtenu leur congé à la demande de la famille – CPS	Le nombre total d’enfants/de jeunes ayant un plan coordonné de services actif qui ont obtenu leur congé à la demande de la famille pendant la période de référence. Ce nombre est calculé à l’aide du statut du plan coordonné de services et de la date d’obtention du congé de la PCS. Les enfants/jeunes ayant un plan coordonné de services inactif qui ont obtenu leur congé pendant la période de référence (p. ex., parce que l’enfant/le jeune a atteint l’âge de quitter le système, c.-à-d. qu’il a atteint ses 18 ans, ou 21 ans s’il était scolarisé) ne sont pas inclus.

Un rapport fournissant des renseignements complémentaires pour permettre au ministère de surveiller le rendement de la planification coordonnée des services peut être exigé.

Mis à jour : 23 mai 2023

Date de publication : 23 mai 2023