Services dispensés : Planification du service d’admission et d’accès

Composante : Services aux jeunes parents

Lois : Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille

Description du service

Les services d’accès coordonné et d’admission visent à fournir une intervention efficace et prompte aux enfants et aux adolescents de moins de 18 ans ayant des besoins particuliers multiples ou complexes.

Bénéficiaires des services

Enfants et adolescents de moins de 18 ans ayant des besoins particuliers multiples ou complexes qui ont besoin d’une intervention efficace et prompte.

Caractéristiques du programme/service

Accès coordonné

L’accès coordonné est une approche collaborative et communautaire visant à simplifier l’accès aux services de santé mentale et à d’autres types de soutien. Il aide les enfants, les adolescents et les familles à accéder rapidement et facilement aux services et aux services de soutien appropriés.

L’objectif de l’accès coordonné est de minimiser les lacunes en matière de service et la duplication entre les fournisseurs de services et les secteurs en établissant des liens clairs entre les fournisseurs de services, et entre les fournisseurs de services et les partenaires du secteur en général. Dans certaines zones de service, un mécanisme d’accès ou un fournisseur de services peut avoir la responsabilité de gérer le processus d’accès coordonné. Le processus d’accès coordonné prend en charge la planification au niveau du système et la gestion intégrée des cas. Il est probable qu’il implique des parties et des professionnels comme des conseils scolaires de district, des écoles locales, des Services de soutien à domicile et en milieu communautaire, des équipes de santé familiale, des psychiatres, des sociétés d’aide à l’enfance, des organismes de coordination des besoins particuliers, des coordonnateurs de la planification des services et autres.

Par l’entremise du processus d’accès coordonné, les fournisseurs de services évaluent les besoins de l’enfant/adolescent et identifient les services qui répondent à ses besoins (p. ex., par l’accès aux services de santé mentale ou par la collaboration ou la réorientation vers d’autres secteurs qui correspondent mieux à ses besoins). Il est essentiel de développer et de faciliter la coordination entre les organismes communautaires et les partenaires.

Admission, admissibilité et consentement

Le processus d’admission représente souvent le premier point de contact pour l’enfant, l’adolescent ou la famille dans le système de services et implique la collecte de renseignements de base sur l’enfant ou l’adolescent nécessitant des services. Le dépistage, dans le cadre de l’admission, implique de confirmer l’admissibilité en fonction de l’âge (moins de 18 ans). Pendant le processus d’admission, les besoins de l’usager et la disponibilité des services sont également pris en compte. Dans le cadre du processus d’admission, le niveau de besoin et d’urgence de l’usager est évalué afin de déterminer le service approprié requis, d’établir la priorité pour le ou les services en fonction du risque et de déterminer le besoin de services de crise, au besoin. Les options de services préliminaires sont communiquées à l’enfant ou à l’adolescent et à la famille à l’admission.

Le processus comprend également l’obtention de tout consentement nécessaire concernant le traitement, les évaluations et le partage de renseignements de l’enfant, de l’adolescent ou du mandataire. Le consentement au traitement peut également être exigé durant le processus de traitement.

Identifier les forces, les besoins et les risques

Les fournisseurs de services et le personnel doivent se conformer à la législation applicable, y compris la Loi de 1996 sur le consentement aux soins de santé, la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui et la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la sant – consultez les lois électroniques (www.e-laws.gov.on.ca) pour obtenir de plus amples renseignements.

Les fournisseurs de services sont responsables de déterminer les forces, les besoins et les risques des enfants et des adolescents. L’identification initiale des besoins en matière de forces et des risques peut se produire simultanément à l’admission pour éclairer l’identification des besoins initiaux en matière de services (p. ex., brefs services). Ce processus comprend l’utilisation d’entrevues, d’observations et de résultats d’outils normalisés et éclairés par des données probantes pour identifier les forces, les besoins et les risques des enfants, des adolescents et des familles. Cette information est ensuite utilisée pour déterminer les besoins en matière de services et de traitement, pour éclairer davantage le triage et la priorisation des enfants et des adolescents pour le service lorsque le niveau de risque est élevé, pour éclairer l’élaboration d’un plan de services, identifier les points forts à développer et établir une base de référence pour la surveillance et la mesure des résultats. Lorsque les besoins de l’enfant ou de l’adolescent nécessitent des interventions à plus long terme, un processus plus approfondi pour identifier les forces, les besoins et les risques sera entrepris pour éclairer la planification des services, et cela se produira tout au long du traitement pour réévaluer les besoins changeants en matière de services.

Les résultats sont discutés avec l’enfant ou l’adolescent et sa famille afin d’établir une compréhension claire, d’engager et d’obtenir leur point de vue et de parvenir à un accord sur les recommandations de services. Dans certaines circonstances, une consultation ou une évaluation spécialisée, conçue pour fournir des conseils sur l’évaluation, le diagnostic, le pronostic et/ou le traitement d’un enfant ou d’un adolescent, peut être nécessaire pour identifier pleinement les forces, les besoins et les risques.

Engagement des enfants, des adolescents et des familles

Aller chercher l’engagement des enfants, des adolescents et des familles est le processus de partenariat avec les enfants, les adolescents et leur famille dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs plans de services. Cela fait partie intégrante de l’approche familiale de la prestation de services. Par l’engagement auprès des enfants, des adolescents et des familles, tous les fournisseurs de services deviendront plus responsables envers la population qu’ils servent. Les fournisseurs de services seront en mesure de communiquer les besoins des enfants, des adolescents et des familles.

L’engagement des enfants, des adolescents et des familles reconnaît que les enfants, les adolescents et les familles apportent une perspective unique et critique à leur traitement, de l’identification de leurs propres besoins à la compréhension des stratégies qui pourraient le mieux réussir pour atteindre leurs objectifs et pour surveiller si les services ont l’impact ou le résultat escompté.

Le terme « engagement » implique un partenariat actif entre les enfants, les adolescents et les familles, et les fournisseurs de services. Cela exige que les professionnels écoutent les enfants, les adolescents et les familles, les engagent dans une communication bidirectionnelle et les impliquent dans la prise de décision de manière significative et réfléchie.

Nom des données du service

Processus de soutien à la prestation des services

Les processus clés contribuent à l’expérience vécue par l’usager et soutiennent la prestation de services aux enfants, aux adolescents et à leur famille tout au long de leur participation au secteur des services de santé mentale chez les enfants et les adolescents (SMEA).

Ces processus soutiennent une approche coordonnée, collaborative et intégrée de la prestation de services communautaires pour les enfants, les adolescents ayant des besoins particuliers multiples ou complexes et leur famille. Les processus mettent l’accent sur une approche centrée sur l’enfant et la famille en matière de prestation de services qui engage les enfants, les adolescents et les familles à chaque étape, du moment où le besoin d’un service est identifié, jusqu’à la prestation de ce service et la transition de ce service, au moment où la rétroaction est fournie sur la façon dont le service a répondu à leurs besoins.

Les processus clés pour soutenir la prestation de services et de soutien comprennent :

• Accès coordonné
• Admission, admissibilité et consentement
• Identification des forces, des besoins et des risques
• Engagement des enfants, des adolescents et des familles
• Planification et examen des services
• Gestion des cas et coordination des services
• Suivi et évaluation de la réponse de l’usager au service, et planification et préparation de la transition

Objectifs du programme

Les services sont fournis en fonction des principes des services centrés sur les enfants, les adolescents et les familles, la prestation transparente de services et le partage de l’information, et la satisfaction de divers besoins grâce à des pratiques inclusives, accessibles et culturellement sécuritaires.

Service centré sur l’enfant/adolescent et la famille

• Les services sont fournis de manière à ce qu’ils soient axés sur la famille et garantissent que la famille, les enfants et les adolescents sont activement engagés et que leurs commentaires sont intégrés tout au long de la prestation des services
• Le service axé sur la famille reconnaît que chaque enfant, chaque adolescent et chaque famille est unique; que la famille est la constante dans la vie de l’enfant/adolescent; et que la famille possède une expertise dans les capacités et les besoins de leur enfant/adolescent
• Par l’entremise de services axés sur la famille, les fournisseurs de services travaillent avec la famille et l’enfant/l’adolescent, le cas échéant, pour prendre des décisions éclairées sur les services et soutenir l’enfant/l’adolescent et la famille. Les forces et les besoins de tous les membres de la famille sont pris en compte

Service et partage d’information transparents

• L’objectif de l’accès coordonné est de minimiser les lacunes en matière de service et le chevauchement entre les fournisseurs de services et les secteurs en établissant des liens clairs entre les fournisseurs de services, et entre les fournisseurs de services et les partenaires du secteur en général
• Grâce à un accès coordonné, les familles bénéficieront d’un service et d’un partage d’information transparents. Avec le consentement, les renseignements sur les besoins d’une famille seront partagés entre les fournisseurs. Les familles ne devraient pas avoir l’impression de répéter l’information sur l’admission et l’évaluation ou de répéter leurs histoires inutilement; cependant, les familles devraient être encouragées à partager l’information avec les fournisseurs et peuvent partager leurs histoires avec les nouveaux fournisseurs si elles le souhaitent

Répondre aux besoins divers

• Les services coordonnés d’accès et d’admission seront inclusifs, accessibles et culturellement sécuritaires pour toutes les familles et tous les enfants/adolescents. Les services seront respectueux des valeurs et répondront aux divers besoins des enfants, des adolescents et de leur famille
• Les fournisseurs de services seront conscients des approches distinctes requises pour répondre aux besoins des enfants et des adolescents des Premières Nations, des Métis, des Inuits et des Autochtones urbains. Cela comprend la prestation de services et de liens culturellement sécuritaires et des renvois à des fournisseurs de services autochtones et à d’autres ressources communautaires au besoin

Attentes du ministère

Les services sont axés sur l’enfant et la famille et soutiennent les divers besoins des familles d’une manière culturellement sécuritaire et favorise l’équité, la lutte contre le racisme et la lutte contre l’oppression.

Voici les attentes minimales pour ces processus :
Accès coordonné

• Des protocoles clairs sur les avenues sont en place pour coordonner l’accès et les services pour les enfants, les adolescents et les familles entre les fournisseurs de services et les partenaires communautaires des secteurs connexes (y compris, mais sans s’y limiter, les soins primaires et l’éducation)
• Les fournisseurs de services utilisent les renseignements recueillis en collaboration avec les partenaires communautaires pour éclairer l’approche d’accès et de service. La collecte de renseignements est appuyée par des protocoles de partage de l’information, sous réserve des lois, des règlements et des directives de politique applicables, y compris les exigences en matière de confidentialité et de consentement
• L’impact des partenariats et des collaborations en ce qui concerne l’accès aux services appropriés des enfants, des adolescents et des familles est examiné et évalué régulièrement par l’organisme de coordination dans le cadre de leur travail de planification

Admission, admissibilité et consentement :

• Un processus d’admission clair est élaboré pour aider à établir l'admissibilité aux services
• Le processus de dépistage de l’admission et de prestation de services aux usagers est documenté et le processus écrit est mis à la disposition des familles, des enfants et des adolescents lorsqu’ils établissent la communication
• Les besoins de l’usager et l’urgence du traitement/de l’intervention sont évalués à l’aide d’outils éclairés par des données probantes
• Les options de services préliminaires sont communiquées à l’enfant ou à l’adolescent et à la famille à l’admission
• Le cas échéant, l’enfant ou l’adolescent et la famille sont dirigés vers d’autres services
• Un dossier d’usager est créé pour saisir l’information et soutenir la planification des services, la prestation des services et la gestion continue des cas
• Les enfants et les adolescents sont priorisés pour le service en fonction des besoins et de l’urgence, et un soutien et une intervention immédiats en cas de crise sont fournis aux personnes à risque ou en crise (p. ex., comportement impulsif et automutilation), ou des efforts sont déployés pour les aider à accéder à des services immédiats
• Dans la mesure du possible, la planification, la coordination, le traitement et/ou la communication des services auront lieu avec tous les fournisseurs concernés, y compris ceux d’autres secteurs. Cela peut impliquer le partage de renseignements avec les fournisseurs appropriés, sous réserve des lois, règlements et directives de politique applicables, et sous réserve des exigences en matière de confidentialité et de consentement
• Lorsqu’il y a une liste d’attente pour le service, les usagers seront informés de l'état d'avancement dans la liste d’attente à l’admission et à intervalles réguliers
• Les usagers et les familles recevront de l’information, du soutien et des ressources pour les aider en attendant, comme les noms et les numéros de téléphone des personnes-ressources, les personnes-ressources en cas de crise, le renvoi vers d’autres services et les services et soutiens communautaires auxquels ils peuvent accéder

Identifier les forces, les besoins et les risques

• Un processus d’évaluation des besoins en matière de forces et de risques est en place et adapté en fonction des besoins d’intervention et de traitement de l’enfant adolescent ou de la famille
• Les forces, les besoins et l’évaluation des risques identifient et évaluent les forces, les besoins et les ressources de l’enfant ou de l’adolescent et de la famille qui sont pertinents pour le processus d’intervention et de traitement
• Les forces, les besoins et l’évaluation des risques tiendront compte de l’enfant ou de l’adolescent au sein de sa famille, de sa communauté, de sa culture, de ses contextes socioéconomiques et religieux
• Les forces, les besoins et l’évaluation des risques comprendront les renseignements déjà recueillis auprès de l’enfant ou adolescent, du parent/de la personne responsable ou d’autres praticiens assujettis à la loi, à la réglementation et aux directives de la politique applicables, y compris les exigences en matière de confidentialité et de consentement, afin qu’ils n’aient pas à se répéter inutilement

Engagement des enfants/adolescents et de la famille

• Les adolescents et les familles reçoivent de l’orientation sur les politiques et les pratiques d’engagement des adolescents et des familles et sur la façon dont elles peuvent participer aux activités d’engagement
• Les enfants, les adolescents et leur famille participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de plans de traitement ou de services individuels et participent à des processus pour déterminer l’impact des services
• Des méthodes participatives sont utilisées pour évaluer les résultats des services dans la mesure du possible
• Les enfants, les adolescents et leur famille participent à la planification, à l’évaluation et à la prestation des services
• Les enfants, les adolescents et leur famille ont l’occasion de fournir des commentaires sur leur expérience globale du service

Disponibilité du service
Des processus d’admission pour accéder aux services sont disponibles dans chaque zone de service.

Obligations en matière de production de rapports
Les données de service suivantes feront l’objet de rapports à une période provisoire et finale. Veuillez vous reporter à votre entente finale pour connaître les dates d’échéance et les objectifs du rapport.

Nom des données du service	Définitions
Nombre d’enfants/d’adolescents – Accès à la planification des services de prise en charge 11 à 14 ans – Anciens services de SMEA	Nombre d’enfants et d’adolescents qui sont considérés comme étant admissibles, qui ont consenti au service et qui sont âgés de 11 à 14 ans (inclusivement) à la date d’admission ou au début de l’exercice, si le service continue.
Nombre d’enfants/d’adolescents – Accès à la planification des services de prise en charge 0 à 5 ans – Anciens services de SMEA	Nombre d’enfants et d’adolescents qui sont considérés comme étant admissibles, qui ont consenti au service et qui sont âgés de 0 à 5 ans (inclusivement) à la date d’admission ou au début de l’exercice, si le service continue.
Nombre d’enfants/d’adolescents – Accès à la planification des services de prise en charge 15 à 17 ans – Anciens services de SMEA	Du nombre total de clients uniques, le nombre d’enfants et d’adolescents qui sont considérés comme étant admissibles, qui ont consenti au service et qui sont âgés de 15 à 17 ans (inclusivement) à la date d’admission ou au début de l’exercice, si le service continue.
Nombre d’enfants/d’adolescents – Accès à la planification des services de prise en charge 6 à 10 ans – Anciens services de SMEA	Nombre d’enfants et d’adolescents qui sont considérés comme étant admissibles, qui ont consenti au service et qui sont âgés de 6 à 10 ans (inclusivement) à la date d’admission ou au début de l’exercice, si le service continue.
Nombre d’enfants et de jeunes selon l’identité de genre – X – Accès à la planification des services de prise en charge – Anciens services de SMEA	Du nombre total de clients uniques, le nombre d’enfants ou de jeunes admissibles à des services de santé mentale qui ont une troisième identité de genre (p. ex., transgenre, non binaire, bispirituel ou binaire, ainsi que toute personne qui choisit de ne pas afficher son identité de genre). Identité de genre : renvoie à l’expérience intime et personnelle du genre, vécue par chaque personne. Elle a trait au fait de se sentir femme, homme, les deux, aucun ou autrement, selon où l’on se positionne sur le continuum de l’identité de genre. L’identité de genre d’une personne peut correspondre ou non au sexe qui lui a été assigné à la naissance. L’identité de genre n’a rien à voir avec l’orientation sexuelle d’une personne. Les enfants ou les adolescents seront dénombrés une seule fois dans cet élément de donnée.
Nombre d’enfants et de jeunes selon l’identité de genre – Femme – Accès à la planification des services de prise en charge – Anciens services de SMEA	Du nombre total de clients uniques, le nombre d’enfants ou d’adolescents admissibles aux services de santé mentale qui ont indiqué que leur identité de genre était de sexe féminin. Identité de genre : renvoie à l’expérience intime et personnelle du genre, vécue par chaque personne. Elle a trait au fait de se sentir femme, homme, les deux, aucun ou autrement, selon où l’on se positionne sur le continuum de l’identité de genre. L’identité de genre d’une personne peut correspondre ou non au sexe qui lui a été assigné à la naissance. L’identité de genre n’a rien à voir avec l’orientation sexuelle d’une personne. Les enfants ou les adolescents seront dénombrés une seule fois dans cet élément de donnée.
Nombre d’enfants et de jeunes selon l’identité de genre – Homme – Accès à la planification des services de prise en charge – Anciens services de SMEA	Du nombre total de clients uniques, le nombre d’enfants ou de jeunes admissibles aux services de santé mentale qui ont indiqué que leur identité de genre était de sexe masculin. Identité de genre : renvoie à l’expérience intime et personnelle du genre, vécue par chaque personne. Elle a trait au fait de se sentir femme, homme, les deux, aucun ou autrement, selon où l’on se positionne sur le continuum de l’identité de genre. L’identité de genre d’une personne peut correspondre ou non au sexe qui lui a été assigné à la naissance. L’identité de genre n’a rien à voir avec l’orientation sexuelle d’une personne. Les enfants ou les adolescents seront dénombrés une seule fois dans cet élément de donnée.
Nombre d’enfants et d’adolescents admissibles à l’accès à la planification des services de prise en charge – Anciens services de SMEA	Le nombre total d’enfants ou d’adolescents uniques qui étaient admissibles et ont consenti à recevoir des services de SMEA de la part du fournisseur de services ou de ses partenaires ou sous-traitants, et pour qui un dossier a été créé, au cours d’un exercice. Pour cet élément de données, un enfant ou un adolescent ne peut pas être compté plus d’une fois par exercice. Un enfant ou un adolescent doit être déclaré dans le premier trimestre pendant lequel il a été déterminé qu’il était admissible et le consentement a été fourni pour recevoir des services et soutiens de SMEA. Si un service actif est fourni pendant plus d’un exercice, l’enfant ou l’adolescent doit être compté une fois pour chaque exercice. Par exemple, un enfant ou un adolescent a commencé à recevoir un service le 15 mars et cette occurrence du service a pris fin le 15 juillet. Cette personne est mise sur une liste d’attente pour un autre service le 15 juillet, et un deuxième service commence le 12 septembre et prend fin le 20 janvier. Cette personne serait dénombrée comme un client unique une fois au cours du quatrième trimestre du premier exercice et de nouveau pendant le premier trimestre du deuxième exercice.
Nombre d’heures de service direct – Accès à la planification des services de prise en charge – Anciens services de SMEA	Nombre d’heures de service direct. Le nombre d’heures de service « direct » fournies à des personnes par le personnel pendant l’exercice pour un service en particulier. Heures « directes » : Le nombre d’heures passées à interagir, que ce soit en groupe ou individuellement, en personne ou au téléphone. Cela n’inclut pas le travail fait « au nom » du client, comme les appels téléphoniques, la défense des droits, etc. Le soutien administratif du service ne doit pas être inclus. Dans le cas de services à des groupes, une heure de service au groupe entier correspond à une heure de service. Par exemple : une heure de service à un groupe de cinq participants correspond à une heure de service direct. (Remarque : Chaque personne du groupe est comptabilisée sous « Nombre de personnes servies », lorsqu’il y a un dossier.)
Nombre d’heures de service indirect – Accès à la planification des services de prise en charge – Anciens services de SMEA	Le nombre total d’heures de service fournies par le personnel « au nom » du client, comme les appels téléphoniques, la défense des droits, etc., et le soutien administratif du service.
Nombre d’évaluations initiales des besoins – Accès à la planification des services de prise en charge – Anciens services de SMEA	Nombre d’enfants ou de jeunes pour lequel une évaluation initiale des besoins a été effectuée lors de l’admission ou après celle-ci, en utilisant un outil normalisé pour identifier les forces et les besoins afin de guider la planification du service ou du traitement. Si au moins deux évaluations des besoins sont effectuées ou un enfant ou un jeune pendant le service, seule l’évaluation initiale des besoins serait comptée dans cet élément de données
Accès à la planification des services de prise en charge – Dépenses de l’organisme financées par le ministère – Anciens services de SMEA	Total des dépenses financées par le ministère pour que le bénéficiaire de paiements de transfert administre et fournisse ce service au cours de l’année de référence (cumulatif)