Directive : CW 002-18 – Subvention équivalant à la Prestation ontarienne pour enfant (Subvention éPOE)

Introduction

Le 26 juin 2008, la ministre des Services à l’enfance et à la jeunesse annonçait que le gouvernement provincial accorderait directement aux sociétés d’aide à l’enfance (les sociétés) un financement équivalant au montant de la Prestation ontarienne pour enfants (POE) à l’égard des enfants et des jeunes pris en charge et recevant des soins conformes aux traditions^{footnote 1[1]}. Ce financement serait sous forme de paiements mensuels aux sociétés ayant le droit de recevoir l’Allocation spéciale pour enfants (APE) au nom des enfants et des jeunes à compter de juillet 2008 et porterait le nom de Subvention équivalant à la Prestation ontarienne pour enfants (Subvention éPOE).

Le 1^er janvier 2018, des modifications législatives à la LSEF visant à élever l’âge de protection étaient proclamées. Ces modifications incluent l’Accord sur les services de soutien volontaire pour les jeunes (ASSVJ) pour les jeunes de 16 ou 17 ans. Cette cohorte de jeunes n’est pas sous la garde juridique d’une société, mais profite de soutiens comparables à ceux offerts aux jeunes pris en charge et la société est responsable de l’entretien des jeunes dans le cadre d’un ASSVJ. Les dispositions relatives à l’âge de protection sont reportées dans la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF).

Une modification au Règlement de l’Ontario 257/09 aux termes de la Loi sur la subvention équivalant à la prestation ontarienne pour enfants, visant à élargir l’admissibilité à la Subvention éPOE pour inclure les jeunes dans un ASSVJ, entrera en vigueur le 30 avril 2018.

Cette politique a pour objet de donner accès à tous les enfants et les jeunes pris en charge et recevant des soins conformes aux traditions âgés de 0 à 17 ans à des activités récréatives, éducatives, culturelles et sociales favorisant une réussite scolaire de plus haut niveau, un niveau plus élevé de résilience, l’acquisition de compétences sociales et de développement des relations et la transition plus facile vers l’âge adulte (Programme d’activités).

Cette directive élargit également l’admissibilité à la Subvention éPOE aux jeunes qui ont conclu un ASSVJ et au nom desquels la société reçoit l’ASE.

En plus du Programme d’activités, les jeunes pris en charge ou recevant des soins conformes aux traditions et âgés de 15 à 17 ans et les jeunes ayant conclu un ASSVJ au nom desquels la société reçoit l’ASE, participeront également à un programme leur permettant d’épargner les prestations de la Subvention éPOE et d’augmenter leur avoir financiers pour être mieux préparés à une vie autonome (Programme d’épargne). Les sociétés et les jeunes collaboreront à l’élaboration d’un plan régissant la façon dont ils pourront utiliser ces fonds pour faciliter leur transition vers la vie fin de la prise en charge ou la sortie de l’ASSVJ (p. ex., éducation ou logement).

Le Programme permettra à tous les jeunes admissibles :

• d’acquérir les compétences financières nécessaires pour se préparer à vivre de façon autonome
• d’épargner pour couvrir leurs besoins de base au moment où ils quitteront la prise en charge ou ne participeront plus à l’ASSVJ

Les jeunes qui participent au Programme d’épargne continueront à être admissibles au Programme d’activités conformément à leur plan de prise en charge (p. ex., plan de soins, Plan sur les services de soutien volontaire).

Exigences du Programme d’activités de la Subvention éPOE

Cette directive émise aux termes de l’article 42 de la LSEJF exige que les sociétés gèrent de la façon suivante les prestations de la Subvention éPOE pour le Programme d’activités :

1. Chaque société créera un compte distinct du grand livre et regroupera toutes les prestations éPOE (ci-après appelées le « Fonds ») versées par le ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse (ci-après appelé « le ministère »). Ce Fonds ne fera pas partie des fonds de fonctionnement pour le bien-être des enfants des sociétés ni d’aucun autre compte. Le Fonds ne servira à financer que les seules dépenses prévues dans cette directive (voir l’exigence 8 ci-dessous pour connaître les dépenses admissibles).
2. Le Fonds devra permettre de réaliser les objectifs suivants (à court, à moyen et à long terme) :
   1. Réussite scolaire de plus haut niveau
      • par la participation des enfants et des jeunes à des activités qui optimisent leur potentiel d’apprentissage et favorisent leur réussite tant au niveau élémentaire que secondaire ainsi que leur inscription à des programmes de formation postsecondaire et professionnelle
      • exemples d’activités favorisant une réussite scolaire de plus haut niveau : activités d’apprentissage pour la petite enfance, y compris dans les services de garde, tutorat individuel, uniformes scolaires, cours n’étant pas offerts par l’entremise d’un conseil scolaire, voyages scolaires, livres et outils faisant la promotion de la littératie, outils ou fournitures nécessaires aux fins de formation professionnelle
   2. Niveau plus élevé de résilience, de compétences sociales et de développement des relations interpersonnelles
      • grâce à la participation de l’enfant ou du jeune à des activités favorisant l’acquisition de compétences sociales et le développement de relations interpersonnelles
      • exemples d’éléments favorisant un plus haut niveau de résilience, de compétences sociales et de développement des relations interpersonnelles : instruments et leçons de musique, fournitures et leçons d’art, matériel sportif, frais d’inscription à un programme, droit d’entrée ou de participation à un événement, frais de participation à des camps, activités favorisant les relations avec la famille ou les êtres chers; relations favorisant le développement d’une relation de mentorat ou d’un lien avec un adulte responsable ou bienveillant
   3. Transition plus facile vers l’âge adulte
      • grâce à la participation de l’enfant ou du jeune à des activités favorisant l’acquisition du savoir et des compétences nécessaires pour faire la transition entre la prise en charge et la vie autonome, y compris savoir comment trouver le soutien voulu et connaître les sources de ce soutien
      • exemples d’activités favorisant une transition sans heurts vers l’âge adulte : cours d’aptitudes à la vie, y compris la planification des repas, compétences interpersonnelles, gestion du stress, préparation à l’emploi, visite d’établissements d’enseignement postsecondaire, cours de conduite

Remarque : Les exemples ci-dessus sont énoncés à des fins d’illustration seulement. Les sociétés ne sont pas tenues de se limiter aux exemples susmentionnés.

3. Chaque société donnera à tous les enfants et jeunes pris en charge ou recevant des soins conformes aux traditions l’occasion de bénéficier du Fonds, que la société reçoive ou ait reçu ou non en leur nom des paiements dans le cadre de la Subvention éPOE.
4. Selon le plan de prise en charge de chaque enfant ou jeune, la société établira les objectifs liés à sa participation aux activités récréatives, éducatives, culturelles et sociales favorisant l’atteinte des trois résultats indiqués à l’exigence n^o 2 du Programme d’activités ci-dessus. Les mesures prises pour réaliser ces objectifs (p. ex., les sommes prélevées sur le financement, le cas échéant) devront être consignées dans le dossier de l’enfant ou du jeune.
5. Les sociétés devront prendre en compte l’avis d’un vaste éventail d’intervenantes et intervenants (p. ex., des fournisseurs de soins, des représentants du milieu de l’éducation, des professionnels et des membres des Premières Nations) et faire participer activement les enfants et les jeunes, le cas échéant et en fonction de leur stade de développement, à la planification des programmes et des activités qui leur sont destinés.
6. Les sociétés ne puiseront dans le Fonds que pour financer les dépenses engagées après le 14 novembre 2008.
7. Les sociétés puiseront dans le Fonds uniquement pour financer des dépenses liées aux activités visant l’obtention des trois résultats indiqués dans l’exigence n^o 2 du Programme d’activités ci-dessus. On trouvera des exemples d’activités pouvant être financées par le Fonds à l’exigence n^o 2.
8. Les sociétés ne doivent pas puiser dans le Fonds pour financer :
   1. la dotation en personnel ou les frais liés à la dotation en personnel
   2. les dépenses liées à des services médicaux, dentaires, cliniques ou thérapeutiques, y compris à des évaluations
   3. les frais de déplacement pour des visites qui, dans le cours normal des activités, sont couvertes par l’enveloppe budgétaire approuvée de la société
9. Lorsque l’absence de programmes communautaires entrave l’accès aux programmes permettant de répondre aux besoins cernés dans le plan de prise en charge de l’enfant ou du jeune (p. ex., dans les collectivités éloignées ou mal desservies), les sociétés peuvent puiser dans le Fonds pour acheter des services contractuels à des tierces parties qui seront chargées de fournir temporairement les services répondant à ces besoins.
10. Chaque société doit revoir ses politiques et ses procédures de fonctionnement à l’égard de l’utilisation du Fonds et les mettre à jour en conséquence. Les documents révisés devront être examinés par le bureau régional du ministère, qui vérifiera si ces derniers sont conformes à la présente directive.
11. Les politiques et modalités de fonctionnement de la société assureront un accès au Fonds qui soit administrativement opportun de manière à ne pas entraver indûment la participation d’un enfant aux programmes récréatifs, éducatifs, culturels et sociaux.
12. Les sociétés veilleront à ce que l’utilisation faite du Fonds soit dans tous les cas conforme aux fins approuvées par l’agent chargé du cas de l’enfant, conformément à leurs politiques.
13. Les sociétés veilleront à ce que leur personnel, les parents d’accueil, les exploitants d’établissements de soins et les enfants et jeunes pris en charge, ainsi que les jeunes qui ont conclu un ASSVJ, connaissent bien la raison d’être du Fonds ainsi que les politiques et modalités s’y rapportant.
14. Les sociétés devront consigner toute utilisation du Fonds et en faire état conformément à ce qui est exigé par le ministère et figure dans la présente directive.

Exigences du Programme d’épargne de la Subvention éPOE

Cette directive émise aux termes de l’article 42 de la LSEJF exige que les sociétés gèrent les prestations de la Subvention éPOE dans le cadre du Programme d’épargne de la façon suivante :

1. Pour être admissibles au Programme d’épargne, les jeunes (ci-après appelés « jeunes admissibles ») doivent répondre aux critères suivants :
   • être âgé de 15, 16 ou 17 ans
   • avoir été pris en charge par une  société ou avoir reçu des soins conformes aux traditions pendant 12 mois consécutifs ou plus, ou être un jeune qui a conclu un ASSVJ avec une société si cette société reçoit l’ASE au nom, du jeune
2. Lorsqu’un jeune devient admissible au Programme d’épargne, son intervenante ou intervenant doit lui transmettre les renseignements relatifs au programme, soit :
   • les exigences du Programme d’épargne (voir l’exigence n^o 8 du Programme d’épargne)
   • les méthodes de versement et le moment où le montant épargné sera remboursé (voir les exigences 11 et 12)
3. Pour chaque jeune participant au Programme d’épargne, les sociétés devront mettre de côté le montant actuel de la prestation mensuelle de la Subvention éPOE accordée au jeune pour chaque mois où elle ou il est pris en charge ou reçoit des soins conformes aux traditions ou a conclu un ASSVJ. Les prestations (ci-après « épargne ») de la Subvention éPOE doivent être mises de côté par les sociétés au nom du jeune admissible.
4. Lorsqu’un jeune a été pris en charge ou a reçu des soins conformes aux traditions pendant 12 mois consécutifs ou lorsqu’il a atteint l’âge de 15 ans, les sociétés doivent commencer à mettre de côté les prestations de la Subvention éPOE pour le Programme d’épargne au cours du mois où il atteint l’âge de 15 ans.

   Lorsqu’un jeune est pris en charge ou commence à recevoir des soins conformes aux traditions pendant 12 mois consécutifs après avoir atteint l’âge de 15 ans, les sociétés doivent mettre de côté le montant de la prestation de la Subvention éPOE pour le Programme d’épargne, en commençant soit au moment où il atteint l’âge de 15 ans, soit au moment où il est pris en charge ou commence à recevoir des soins conformes aux traditions, selon lequel de ces moments arrive en dernier.

   Lorsqu’un jeune conclut un ASSVJ, la société verse le fonds d’épargne de la Subvention éPOE dans un compte d’épargne à partir du mois où la société a commencé à recevoir les paiements de l’ASE au nom du jeune. Quand les paiements de l’ASE sont reçus plus tard que la date d’entrée en vigueur de l’ASSVJ, la société dépose le fonds d’épargne de la Subvention éPOE rétroactivement à la date d’entrée en vigueur de l’ASSVJ.

5. Les sociétés peuvent épargner les sommes versés pour les jeunes admissibles à même leur grand livre général ou dans un grand livre à part, conformément aux pratiques de la société, et aux principes comptables généralement reconnus. Les sommes mises de côté pour le Programme d’épargne ne doivent être utilisées que pour aider les jeunes à couvrir leurs besoins de base au moment où ils quitteront la prise en charge ou à la fin de leur ASSVJ, conformément à la présente directive.
6. Les sociétés devront produire un relevé au moins deux fois par année (soit une fois tous les six mois) pour chaque jeune admissible, qui sera aussi remis à l’intervenante ou intervenant responsable, et y indiquer la somme épargnée et les intérêts accumulés.
7. Les sociétés devront verser aux jeunes la somme épargnée selon l’une des trois méthodes suivantes, en fonction de leurs besoins et intérêts et de ce qui a été convenu avec eux.
   • versement de la totalité de la somme épargnée directement à la ou au jeune
   • versement de la totalité de la somme épargnée à une tierce partie au nom de la ou du jeune
   • versement d’une partie de la somme directement à la ou au jeune et du reste à une tierce partie au nom de la ou du jeune

   Les sociétés devront établir une méthode de remboursement de la somme pour chaque jeune admissible, comme énoncé dans les exigences 11 et 12 du Programme d’épargne ci-dessous.

   Les discussions avec les jeunes au sujet des options de remboursement des fonds et les options retenues devront être consignées dans leur dossier.

8. Les sociétés devront aider les jeunes admissibles à remplir les exigences du Programme d’épargne, soit :
   • acquérir des connaissances et démontrer des compétences en matière de finance utiles à la vie autonome
   • ouvrir un compte bancaire ou prévoir un autre système d’épargne lorsqu’aucun service bancaire n’est disponible
   • concevoir un plan pour l’utilisation du montant épargné
9. Afin d’aider les jeunes admissibles à remplir les exigences du Programme d’épargne, les sociétés devront mettre à disposition de ceux-ci un programme conforme au Cadre du Programme de littératie financière du ministère afin de les aider, dans la mesure des aptitudes cognitives et développementales de chaque jeune, à acquérir des connaissances et à démontrer des compétences en matière de finance  (ci-après appelé « Programme de littératie financière »). Ce Programme de littératie financière pourra être offert aux jeunes directement par les sociétés ou encore par une autre entité (p. ex., par un organisme communautaire de service aux jeunes) en mesure d’enseigner la littératie financière.
10. Les sociétés devront verser aux jeunes admissibles la totalité de la somme épargnée et des intérêts au plus tard six mois après la fin de la prise en charge ou des soins conformes aux traditions, sans possibilité de reprise, à moins d’entente préalable, dans lequel cas les fonds devront être versés au plus tard 12 mois après la fin de la prise en charge ou des soins conformes aux traditions ou à la fin de leur ASSVJ. Les discussions avec les jeunes au sujet du moment où le montant sera versé et le moment choisi devront être consignées dans leur dossier.

    Dans des circonstances exceptionnelles (p. ex., si un jeune purge une peine d’emprisonnement par application de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA) après l’âge de 18 ans), les sociétés peuvent décider de prolonger la période au terme de laquelle le montant épargné devra être versé.

11. Si un jeune remplit toutes les exigences du Programme d’épargne, la société devra verser la totalité de la somme épargnée et des intérêts directement à son compte bancaire (ou utiliser un autre système si aucun service bancaire n’est disponible).
12. Si un jeune ne remplit pas les exigences du Programme d’épargne, la société devra le rencontrer afin d’établir un plan pour le versement d’une partie ou de la totalité de la somme épargnée à une tierce partie (p. ex., faire des versements de loyer directement au propriétaire) en son nom.
13. Le personnel de la société devra consigner les discussions avec les jeunes au sujet du Programme d’épargne dans leur dossier, dont celles se rapportant aux sujets suivants :
    • les exigences du Programme d’épargne
    • les méthodes de remboursement, le moment du versement et l’entente conclue à cet égard
    • les relevés sur l’épargne produits deux fois par année (tous les six mois)
    • les progrès des jeunes dans l’atteinte des exigences du Programme d’épargne
14. Les sociétés devront informer leur personnel, les parents d’accueil, les exploitants d’établissement de soins et les agents de probation/responsables de la gestion des cas (le cas échéant) des exigences du Programme d’épargne et les inciter à discuter avec les jeunes de leur progrès dans l’atteinte de celles-ci lorsque l’occasion se présentera.
15. Chaque société devra revoir ses politiques et modalités de fonctionnement à l’égard du Programme d’épargne et les mettre à jour en conséquence. Les documents révisés devront être examinés par le bureau régional du ministère, qui vérifiera si ces derniers sont conformes à la présente directive.
16. Les sociétés devront élaborer des protocoles écrits et assurer leur suivi pour permettre une coordination et une planification efficace des dossiers entre le personnel des sociétés et les agents de probation/ responsables de la gestion des cas pour les jeunes admissibles qui participent au Programme d’épargne et qui sont en détention ou qui purgent une peine d’emprisonnement par application de la LSJPA pendant qu’ils sont pris en charge par une société ou participent à un ASSVJ.
17. Si un jeune admissible est introuvable au moment où il cesse d’être pris en charge ou de recevoir des soins conformes aux traditions ou que l’ASSVJ a pris fin, la société devra conserver les sommes épargnées en son nom pour un maximum d’un an après la fin de la prise en charge ou des soins conformes aux traditions ou de l’ASSVJ, ou un an après la date entendue pour le remboursement (si celui-ci a été reporté à plus de six mois, voir l’exigence no 10) de façon à être en mesure de fournir des efforts raisonnables pour retrouver le jeune et pour lui permettre de communiquer avec la société. Les mesures prises pour retrouver le jeune devront être consignées dans son dossier. Si les fonds épargnés n’ont pas été versés après un an, la société pourra consacrer ce montant au Programme d’activités.
18. Si un jeune décède avant de pouvoir récupérer le montant épargné, la société pourra consacrer ce montant au Programme d’activités.
19. Les sociétés devront continuer à fournir tout le soutien financier actuellement accordé aux jeunes qui participent au Programme d’épargne. Le fait de participer au Programme ne devrait en rien nuire à l’admissibilité des jeunes à d’autres subventions ou services auprès de la société au moment de quitter la prise en charge, ou à la fin de l’ASSVJ, y compris aux fonds pouvant être accordés en vertu d’une entente avec la société dans le cadre du Programme de soins et de soutien continus pour les jeunes.

Paiement de la Subvention éPOE

Les prestations de la Subvention éPOE seront versées à chaque société chaque mois. Les paiements mensuels seront équivalents au nombre d’enfants et de jeunes pour qui la société reçoit des Prestations spéciales pour enfants le même mois (versées par l’Agence du revenu du Canada), multiplié par le montant maximum actuel de la Subvention éPOE. Conformément au processus des Prestations spéciales pour enfants administré par l’Agence du revenu du Canada, les sociétés recevront la Subvention éPOE avec un arriéré d’un mois, c’est-à-dire le nombre d’enfants ou de jeunes pour qui la société reçoit des prestations spéciales pour enfants pour un mois donné × le montant mensuel maximum de la Prestation ontarienne pour enfant (paiement de la Subvention éPOE) = montant de la Subvention éPOE versé à la société.

Le Fonds peut être utilisé au nom de tout enfant ou jeune pris en charge ou recevant des soins conformes aux traditions âgé de 0 à 17 ans pour permettre sa participation à des activités récréatives, éducatives, culturelles ou sociales, que la société ait ou non déposé une demande pour la Prestation spéciale pour enfants en son nom.

Le Fonds peut être utilisé au nom de tout jeune qui a conclu un ASSVJ pour permettre sa participation à des activités récréatives, éducatives, culturelles ou sociales une fois que la société a commencé à recevoir les paiements de l’ASE en son nom.

Administration du Fonds de la Subvention éPOE

Les sociétés devront puiser dans le Fonds pour contribuer à l’atteinte des objectifs énoncés dans la présente directive.

Les activités récréatives, éducatives, culturelles et sociales doivent être prises en considération dans le cas de tous les enfants et les jeunes 0 à 17 ans pris en charge ou recevant des soins conformes aux traditions  et dans le cas des jeunes de 16 et 17 ans qui ont conclu un ASSVJ et pour lesquels la société reçoit des paiements de l’ASE, conformément au plan individuel de chaque enfant. En plus d’accéder au Fonds pour des activités récréatives, éducatives, culturelles et sociales pour les jeunes plus âgés pris en charge ou qui ont conclu un ASSVJ pour lesquels la société reçoit des paiements de l’ASE, les sociétés accéderont au Fonds pour les jeunes plus âgés pris en charge de 15 à 17 ans qui ont conclu un ASSVJ et au nom desquels la société reçoit l’ASE pour favoriser leur participation au Programme d’épargne.

Gestion de la Subvention éPOE et rapport des activités

Chaque société doit fournir un rapport des revenus, des dépenses et du solde du compte de la subvention (distinct de celui du grand livre) dans les états financiers vérifiés de fin d’exercice de la société, dans les rapports annuels au ministère et dans les autres rapports ou examens qu’il peut lui demander.

Chaque société peut garder les sommes de la subvention admissibles non dépensées pour les utiliser les années suivantes pour les fins visées par la directive. Tous les intérêts gagnés sur le financement resteront dans le compte qui lui est propre et seront utilisés pour les fins visées par la directive.

Les sociétés ne peuvent pas faire usage des intérêts gagnés sur le financement pour une autre fin que celles prévues par la directive. Dans leur rapport annuel au ministère, les directeurs généraux des sociétés doivent confirmer par signature que la totalité du financement de la Subvention éPOE utilisé pendant l’exercice financier répondait aux exigences de la présente directive et qu’il n’a pas servi à couvrir des dépenses non admissibles, ainsi que l’établit l’exigence n^o 9 de la section sur le Programme d’activités.

Dans le rapport d’utilisation, les sociétés devront préciser quel objectif (réussite scolaire de plus haut niveau, niveau plus élevé de résilience, d’acquisition de compétences sociales et de développement des relations ou transition plus facile vers l’âge adulte) vise l’activité financée, comme décrit dans le programme de soins de l’enfant.

À l’aide du modèle de rapport annuel fourni par le ministère, les sociétés doivent soumettre les données suivantes :

Programme d’activités

1. Nombre total d’enfants et de jeunes de 0 à 17 ans pris en charge ou recevant des soins conformes aux traditions ou qui ont conclu un ASSVJ pour lesquels la société reçoit l’ASE ou au nom desquels elle accède au Fonds et pourcentage du nombre total d’enfants et de jeunes pris en charge ou recevant des soins conformes à la tradition ou qui ont conclu un ASSVJ pour lesquels la société reçoit l’ASE et accède au Fonds.
2. Nombre et pourcentage totaux d’enfants (par âge) bénéficiant de fonds au titre de la Subvention ayant participé à une activité ou à un programme visant les objectifs suivants (par rapport au nombre total de participants) :
   1. réussite scolaire de plus haut niveau
   2. niveau plus élevé de résilience, d’acquisition de compétences sociales et de développement des relations
   3. transition plus facile vers l’âge adulte
3. Dépenses axées sur :
   1. réussite scolaire de plus haut niveau
   2. niveau plus élevé de résilience, d’acquisition de compétences sociales et de développement des relations
   3. transition plus facile vers l’âge adulte
4. Total des sommes générées dans le compte de la subvention et des dépenses utilisées pendant l’exercice financier.

Programme d’épargne

1. montant total des fonds au titre de la Subvention éPOE qui ont été affectés au Programme d’épargne
2. nombre total de jeunes admissibles pour qui des fonds au titre de la Subvention éPOE ont été affectés au Programme d’épargne
3. nombre total de jeunes admissibles, répartis selon l’âge, à qui des fonds au titre de la Subvention éPOE ont été transférés du Programme d’épargne
4. montant total des fonds au titre de la Subvention éPOE qui ont été transférés du Programme d’épargne aux jeunes admissibles, selon leur âge
5. nombre total de jeunes admissibles, répartis selon l’âge, qui ont reçu un paiement forfaitaire au titre de la Subvention éPOE ou pour qui des paiements échelonnés au titre de la Subvention éPOE ont été versés soit directement dans le compte bancaire du jeune, soit à des tiers pour le compte du jeune

Date d’entrée en vigueur

Cette directive entre en vigueur le 30 avril 2018

Publication de la directive CW 002-18 : 13 avril 2018