Directives de la Politique 003-15 Politique sur la sécurité et la communication des renseignements entre les sociétés d’aide à l’enfance relativement à l’utilisation du système info express modernisé

Date d’entrée en vigueur

Ces directives en matière de politique prendront effet au 1^er décembre 2015.

Ces directives en matière de politique, maintenant émises en vertu de l’article 20.1 de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille (LSEF), remplacent celles de la « Politique sur la sécurité et la communication des renseignements entre les sociétés d’aide à l’enfance relativement à l’utilisation du Système Info express pour la protection de l’enfance », révisée en février 2010.

Toutes les sociétés d’aide à l’enfance (SAE) doivent utiliser le Système Info express conformément à ces directives de la politique, y compris les SAE qui utilisent le Réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE).

Introduction

Le Système Info express pour la protection de l’enfance modernisé (Système Info express) est une application de la base de données contenant les noms des enfants et des familles :

1. qui bénéficient de services de protection de l’enfance d’une société d’aide à l’enfance (SAE)
2. qui ont un dossier extrait d’un système de gestion de cas électronique d’une SAE

Les renseignements de la base de données du Système info express sont tirés directement des dossiers des SAE de l’Ontario, et se limitent à un sous-ensemble de ces informations.

Le Système Info express permet à une SAE de déterminer, en interrogeant la base de données, si une personne bénéficie ou non d’un service de protection de l’enfance d’une SAE à l’heure actuelle, et fait l’objet d’un dossier extrait d’une SAE ou d’une alerte de protection à l’enfance. Dans les 24 heures après avoir reçu des renseignements selon lesquels un enfant a ou peut avoir besoin de protection, la SAE doit interroger le Système Info express afin d’y trouver tout renseignement qui pourrait l’aider à déterminer s’il existe des motifs raisonnables ou probables de croire que l’enfant ou tout autre enfant de la même famille a besoin de protection. Il n’y a aucun changement à cette exigence, qui est dictée par la réglementation (Règlement de l’Ontario 206/00).

Ces directives exigent maintenant des SAE qu’elles utilisent le Système Info express pour effectuer des vérifications de dossiers de bien-être de l’enfance dans le cas de candidatures de fournisseurs de soins, comme définies dans la section 4, ci-dessous. Veuillez prendre note que ces directives fournissent des instructions spécifiques pour l’utilisation du Système Info express. Elles ne fournissent pas d’instructions exhaustives quant au filtrage des fournisseurs de soins. Les règlements, politiques, lignes directrices applicables ou informations sur les outils à utiliser devraient être consultés pour obtenir des instructions portant sur les autres étapes du processus de filtrage des fournisseurs de soins potentiels.

Les SAE ont le devoir de protéger la confidentialité des renseignements personnels de leurs clients. On attend des SAE qu’elles disposent de politiques écrites concernant la collecte, l’utilisation, l’accès et la divulgation des renseignements personnels qui sont conformes aux principes et aux dispositions d’une législation et politique de confidentialité applicables.

Le Système Info express a pour objectif de fournir suffisamment de renseignements à un employé d’une SAE pour l’aider à prendre une décision quant aux mesures à prendre dans l’immédiat. Toutefois, son objectif principal est de diriger le personnel de la SAE vers la SAE qui dispose de plus de renseignements sur l’enfant ou sa famille.

Le Système Info express est une base de données de renseignements extraits des dossiers des SAE concernant des personnes faisant l’objet d’enquête de protection de l’enfance ou faisant l’objet d’une alerte de protection de l’enfance. Le système n’a pas pour objectif d’inclure des renseignements sur des personnes qui ont contacté les SAE pour d’autres raisons (p. ex., demande de conseils, services de bénévolat, références). En termes d’échelle d’admissibilité aux services de bien-être de l’enfance, cela signifie que lorsqu’un cas ou une recommandation sont codés comme étant admissibles pour faire l’objet d’une enquête en matière de protection, les informations concernant les différentes personnes liées à ce cas seront extraites du Système Info express.

Le Système Info express a été créé en 1999-2000; les dossiers remontent jusqu’en 1990 (et parfois plus anciens) sont contenus dans le Système Info express. Lorsqu’il y a des raisons de croire qu’un fournisseur de soins potentiel peut avoir un dossier avec une autre SAE qui peut ne pas être dans le Système Info express (p. ex., un dossier antérieur à 1990, lorsque les dossiers n’avaient pas toujours été entrés dans le Système Info express), ou un fichier d’une autre province, la SAE devrait prendre des mesures pour faire un suivi avec la SAE concernée ou une autre autorité de bien-être de l’enfance conformément au règlement, politique ou outil pertinent. Pour les cas où une vérification répétée est exigée après la mise en application des directives de la politique relative au Système Info express, le système devrait être utilisé à cette fin, même s’il n’a pas été utilisé pour les vérifications de dossiers initiaux ou antérieurs.

Le Système Info express reçoit des extraits d’informations des bases de données des SAE par une extraction de routine tous les jours ouvrables, qui inclut toutes les modifications des dossiers existants depuis l’extraction précédente et les nouveaux dossiers. Puisqu’il existe un décalage entre le moment où un dossier peut être ajouté ou modifié (à la SAE) et le moment où l’extraction journalière du Système Info express a lieu, il existe la possibilité que certaines informations essentielles puissent ne pas être présentes dans le Système Info express lorsque le personnel effectue une recherche.

Parce que l’information du Système Info express est un sous-ensemble des dossiers des SAE, les clients souhaitant avoir accès au Système Info express sont redirigés vers la SAE d’origine.

Principes

Les principes suivants constituent des lignes directrices quant à la communication des renseignements entre les SAE :

• les meilleurs intérêts, la protection et le bien-être des enfants sont primordiaux comme indiqué par la Loi sur les services à l’enfance et à la famille
• à moins qu’il ne soit interdit par la législation ou toute ordonnance judiciaire, les SAE ont la responsabilité de se communiquer les informations afin de protéger les enfants
• les SAE doivent partager les informations entre elles de façon constante

Politique

1. Avis de collecte d’information :
   Avant la conclusion d’une enquête, les personnes qui ont fait l’objet d’une enquête de protection de l’enfance seront informées que les renseignements concernant l’enquête seront entrés dans le Système Info express.
2. Enquêtes de la protection de l’enfance :
   En réponse aux informations reçues par une SAE qu’un enfant a ou peut avoir besoin de protection, un préposé à la protection de l’enfance devra, dans les 24 heures, établir un relevé des contacts antérieurs (défini comme la recherche dans le Système Info express du dossier d’un contact antérieur entre une personne et une SAE de l’Ontario) pour déterminer s’il existe des informations dans le Système Info express relatives à tout contact préalable avec une SAE et :
1. l’enfant ou les enfants
2. tout membre de la famille de l’enfant (si pertinentes à l’évaluation des besoins de protection de l’enfant)
3. le présumé agresseur
4. toute autre personne ayant accès à l’enfant ou en ayant la charge (si pertinentes à l’évaluation des besoins de protection de l’enfant)
3. Les renseignements pertinents provenant du relevé de contacts antérieurs sont enregistrés dans le dossier du cas en question. Le préposé à la protection de l’enfance obtient aussi les renseignements détaillés pertinents sur le cas en question d’autres SAE, conformément à la section des procédures de cette politique et sans avoir demandé le consentement du client, avant d’initier le contact avec la famille ou dès que possible par la suite.
4. Filtrage des personnes responsables potentielles :
   Afin de satisfaire aux exigences réglementaires et à celles de la politique décrite ci-dessous, et comme faisant partie du processus de filtrage des fournisseurs de soins potentiels, le personnel habilité des SAE établira un relevé des contacts antérieurs et des types suivants de candidats fournisseurs de soins, définis dans cette politique comme suit :
1. parents proches potentiels fournisseurs de soins, notamment d’autres adultes (définis dans cette politique comme des personnes âgées d’au moins 18 ans) vivant au domicile (comme exigé par le Règlement de l’Ontario 206/00)
2. potentiels fournisseurs d’un lieu sûr, en vertu de l’alinéa 37(5)(b) de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille, notamment d’autres adultes vivant au domicile (comme exigé par le Règlement de l’Ontario 206/00 et le Règlement 70)
3. potentiels foyer d’accueil de la SAE^{footnote 1[1]}, parents proches, soins structurés conformes aux traditions et candidats à l’adoption publique ou fournisseurs de soins, dans tous les cas notamment d’autres adultes vivant au domicile (comme exigé par les Directives en matière de politique 001-09, qui a pour mandat l’utilisation de l’Outil d’étude du milieu familial SAFE pour ces types de fournisseurs de soins potentiels)
4. les candidats à l’adoption privée (ce qui inclut les candidats à l’adoption privée pour les adoptions internationales, et comprend d’autres adultes vivant au domicile) acceptant les conditions des titulaires de permis en adoption privée, qui exige l’usage de l’outil d’étude du milieu familial SAFE pour les candidats à l’adoption privée

L’utilisation rétroactive du Système Info express pour les fournisseurs de soins déjà évalués n’est pas permise, ce qui signifie que le Système Info express ne devrait pas être utilisé comme faisant partie de l’évaluation du fournisseur de soins qui a été complétée avant la mise en oeuvre de cette politique.

La seule exception à ceci serait lorsqu’une exigence existe de répéter la vérification après une certaine période. Par exemple, s’il y a des raisons de croire qu’un fournisseur de soins potentiel peut avoir un dossier avec une autre SAE qui peut ne pas être dans le Système Info express (p. ex., un dossier antérieur à 1990, lorsque les dossiers n’ont pas toujours été entrés dans le Système Info express), ou un fichier d’une autre province, la SAE devrait prendre des mesures pour faire un suivi avec la SAE concernée ou une autre autorité de bien-être de l’enfance conformément au règlement, politique ou outil pertinent. Pour les cas où une vérification répétée est exigée après la mise en application des directives de la politique relative au Système Info express, le système devrait être utilisé à cette fin, même s’il n’a pas été utilisé pour les vérifications de dossiers initiaux ou antérieurs.

Remarque : Le reste de cette section (sections 5-6) ne s’applique pas au filtrage des candidats à l’adoption privée. Voir les sections 18-20 pour les procédures relatives au filtrage des candidats à l’adoption privée.

5. Les SAE n’effectueront pas de relevés de contacts antérieurs sans le consentement des candidats fournisseurs de soins. Ces candidats devraient être informés par la SAE, qu’en donnant leur consentement, ils autorisent les faits suivants :
1. qu’une recherche de leur nom sera effectuée dans le Système Info express, une application de la base de données provinciale qui extrait des dossiers de toutes les SAE de l’Ontario, les dossiers ouverts comme les dossiers fermés.
2. qu’en donnant leur consentement pour une recherche de leur nom dans le Système Info express, ils acceptent aussi que la SAE poursuive ses recherches auprès des autres SAE pour demander son dossier, conformément à cette politique.
3. que l’existence d’un dossier dans le Système Info express ne les empêchera pas nécessairement d’être approuvés comme fournisseur de soins. Une participation préalable à des activités dans le cadre du bien-être de l’enfance est l’un des nombreux facteurs dans l’évaluation de la capacité d’un candidat à fournir des soins.
6. Lorsque le Système Info express indique qu’il y a eu un contact antérieur entre une SAE et un candidat fournisseur de soins, l’information pertinente du Système Info express concernant le contact est incluse dans le dossier du cas. L’employé de la SAE obtient aussi les renseignements détaillés pertinents sur le cas d’autres SAE conformément au règlement ou aux directives en matière de politique applicable, et conformément aux procédures des directives de cette politique.
7. Demande de renseignements et réponses aux demandes dans le cadre des vérifications d’antécédents dans le Système Info express :
   Chaque SAE doit suivre les procédures soulignées dans ces directives en matière de politique en demandant des renseignements après qu’un relevé de contacts antérieurs a été établi, et en répondant aux demandes d’information d’autres SAE à la suite d’une vérification dans le Système Info express.
8. Avant de répondre à une demande d’information d’une autre SAE, l’employé de la SAE répondant examinera le dossier pour déterminer s’il peut faire l’objet d’une restriction due à la législation ou à une ordonnance du tribunal quant à la divulgation des informations.
9. Désignation et autorisation d’utiliser le Système Info express :
   Chaque SAE doit désigner des employés spécifiques de la SAE pour recevoir des demandes d’information et coordonner les réponses aux demandes à la suite de vérification dans le Système Info express.
10. Les vérifications de contacts antérieurs doivent seulement être menées par un préposé de la protection à l’enfance de la SAE, par un superviseur d’un membre du personnel autorisé ou par un employé habilité de la SAE par la SAE locale pour effectué ces relevés de contacts antérieurs.
11. Tous les trimestres, le ministère, par le truchement du soutien au Système Info express dans le Groupement ITI pour les services sociaux et les services à l’enfance et à la jeunesse (CYSSC), enverra à chaque SAE une liste de tous les utilisateurs de certificats d’ICP-GO, identifiant ceux qui n’ont pas accédé au Système Info express au cours des trois derniers mois.
1. Sur la base de cet examen, la SAE déterminera quels certificats d’ICP-GO ne sont plus exigés et soumettra les demandes de révocation à l’équipe de sécurité du CYSSC pour traitement (Formulaires disponibles à FastTrack). Lorsqu’un Certificat n’a pas été utilisé au cours des trois derniers mois, mais que la SAE ne veut pas qu’il soit supprimé (p. ex., lorsqu’un employé est absent temporairement), il est exigé des SAE de demander à ce que l’accès au Système Info express soit suspendu pour cet employé. Un accès suspendu peut être réactivé ultérieurement à la demande de la SAE.
2. Il est attendu des SAE qu’elles confirment par écrit à l’équipe de soutien du Système Info express qu’un examen a eu lieu, même si aucun changement n’a été apporté. Les SAE doivent envoyer une copie de cette confirmation écrite au superviseur de leur programme.
12. Contrôle et vérification :
    L’utilisation du Système Info express à des fins autres que les relevés de contacts antérieurs en réponse aux informations reçues par une SAE qu’un enfant a ou peut avoir besoin de protection ou pour le filtrage des candidats fournisseurs de soins (comme défini à la section 4) est interdit.
13. L’utilisation du Système Info express sera contrôlée et vérifiée périodiquement pour s’assurer que l’usage du Système Info express est conforme à l’usage des directives de la politique.

Remarque : Le Registre des mauvais traitements infligés aux enfants (REMTIE) est une base de données séparée et distincte du Système Info express, et rien dans cette politique n’autorise l’accès au REMTIE; l’utilisation du REMTIE est régie par les articles 75-76 de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille, règlement 71, et les politiques du ministère spécifiques au REMTIE. L’utilisation du REMTIE est contrôlée et vérifiée périodiquement.

Procédures

14. Enquêtes relatives à la protection de l’enfance – Procédures :
    Les relevés de contacts antérieurs doivent être effectués dans les 24 heures qui suivent la réception de l’information qu’un enfant a ou peut avoir besoin de protection.
15. Lorsque le Système Info express indique qu’il y a eu un contact antérieur à une ou plusieurs autres SAE, le préposé en charge de l’enquête doit faire une demande de renseignements à la SAE concernée afin de :
1. vérifier que les personnes identifiées dans le Système Info express est ou sont bien la ou les personne(s) à propos de laquelle ou desquelles le relevé des contacts antérieurs a été établi
2. déterminer si le(s) dossier(s), ou une partie du ou des dossier(s), sont nécessaires
3. déterminer si le dossier fait l’objet de toute restriction législative ou d’une ordonnance d’un tribunal quant à sa divulgation

Lorsqu’il a été déterminé qu’un contact antérieur a eu lieu avec une SAE incluse dans le RIPE, alors les SAE incluses dans le RIPE devraient accéder aux dossiers par le truchement du RIPE dans la mesure du possible. Les SAE incluses dans le RIPE devraient aussi communiquer les dossiers des SAE incluses dans le RIPE pour déterminer si l’autre SAE incluse dans le RIPE a téléchargé tous les dossiers dans le RIPE et devrait obtenir de l’autre SAE incluse dans le RIPE tous les dossiers qui ne sont pas dans le RIPE.

16. Lorsqu’un contact antérieur a été déterminé par une vérification dans le Système Info express, la demande d’information doit être faite dès que possible à un employé dans la SAE concernée qui est habilité à recevoir de telles demandes. La demande doit être faite par téléphone, mais doit être confirmée en écrivant dès que possible et dans les 24 heures. La demande doit être enregistrée dans le dossier des personnes auxquelles l’information est reliée.

17. Filtrage des candidats fournisseurs de soins (excluant l’adoption privée) – Procédures:
    Lorsque la vérification dans le Système Info express indique qu’il y a eu un contact antérieur entre une SAE et un candidat fournisseur de soins (excluant les candidats à l’adoption privée), le préposé établissant le relevé de contacts antérieurs doit faire une demande d’information aux SAE pertinentes, en confirmant que le consentement du candidat a bien été reçu conformément à cette politique, afin de :
1. vérifier que la ou les personne(s) identifiée(s) dans le Système Info express est/sont bien la ou les personne(s) faisant l’objet du relevé de contacts antérieurs
2. déterminer si les dossiers, ou une partie des dossiers, sont nécessaires
3. déterminer si le dossier fait l’objet de toute restriction législative ou d’une ordonnance d’un tribunal quant à sa divulgation

Lorsqu’il a été déterminé qu’il y a bien eu un contact préalable avec une SAE incluse dans le RIPE (pour filtrer des candidats fournisseurs de soins excluant les candidats à l’adoption privée), la SAE incluse dans le RIPE devrait accéder aux fichiers par le truchement du RIPE, dans la mesure du possible. Les SAE incluses dans le RIPE devraient aussi communiquer avec les SAE incluses dans le RIPE ayant des dossiers pour déterminer si l’autre SAE incluse dans le RIPE a téléchargé tous les fichiers du RIPE et devrait obtenir tous les fichiers des autres SAE incluses dans le RIPE qui ne sont pas dans le RIPE.

18. Filtrage des candidats à l’adoption privée – Procédures:
    Une SAE utilisera le Système Info express pour établir un relevé des contacts antérieurs pour un candidat à l’adoption à la demande d’un intervenant en adoption privée agréé et avec le consentement du candidat à l’adoption privée. Avant d’établir un relevé de contacts antérieurs pour un candidat, la SAE devra s’assurer qu’elle a bien reçu un formulaire de consentement dûment signé par le candidat à l’adoption privée.
19. Après avoir effectué la vérification demandée dans le Système Info express comme indiqué à la section section 18, la SAE répondra par écrit à l’intervenant en adoption privée dans les 30 jours ou dès que possible, pour fournir les résultats de la recherche dans le Système Info express, incluant :
1. le(s) nom(s) recherché(s) dans le Système Info express (si d’autres noms ont été identifiés sur le formulaire de consentement, ils devraient tous faire l’objet d’une recherche dans le Système Info express)
2. si des dossiers ont été trouvés ou non dans le Système Info express
3. si des dossiers ont été trouvés, le nom et la date de naissance associés à tous les dossiers trouvés, et le(s) nom(s) de la ou des SAE détenant le(s) dossier(s)
4. une déclaration que l’intervenant en adoption privée agréé est responsable de communiquer directement avec toutes les autres SAE pour obtenir les informations les plus complètes possible, le cas échéant
5. une indication de tout autre système détenant des dossiers, en plus du Système Info express, qui a été utilisé pour la recherche, et les résultats de cette recherche (p. ex., si la SAE a fait une recherche dans le Système Info express et son propre système de dossiers, cela devrait être indiqué dans la réponse à l’intervenant en adoption privée agréé)
6. si la SAE effectuant la recherche identifie un fichier au sein de son propre organisme, alors des renseignements supplémentaires sur le contenu des dossiers devront être fournis
20. La SAE ne divulguera pas d’information provenant du Système Info express à l’intervenant en adoption privée concernant tout individu autre que le(s) candidat(s) à l’adoption privée et non sans le consentement signé du candidat à l’adoption privée.

Procédures générales :

Remarque : Les sections 21-26 s’appliquent à la fois aux enquêtes liées à la protection de l’enfance et au filtrage des fournisseurs de soins potentiels, excluant les candidats à l’adoption privée.

21. La demande d’information écrite faisant suite au relevé de contacts antérieurs devra être envoyée de façon sécuritaire et devrait aussi inclure les renseignements suivants :
1. date et heure de la demande verbale, le cas échéant
2. numéro du fichier
3. nom de la SAE demanderesse
4. nom et coordonnées complètes de l’employé responsable de l’enquête
5. confirmation que les informations sont demandées dans le cadre d’une enquête liée à des préoccupations de protection de l’enfance ou pour filtrer la candidature d’un fournisseur de soins, conformément aux directives de la politique
6. les noms des personnes dont le Système Info express a indiqué qu’elles ont eu des contacts antérieurs avec la SAE
1. sont pertinents pour enquêter sur les informations reçues par la SAE qu’un enfant a ou peut avoir besoin de protection
2. sont pertinents pour filtrer la candidature d’un fournisseur de soins conformément aux directives de cette politique
7. confirmation que toutes les personnes identifiées dans les alinéas 22.f.ii, ci-dessous, ont fourni le consentement tel que défini à la section 5 de cette politique
8. la nature de l’information demandée, et la date et l’heure de la demande d’information sont exigées
22. Le membre du personnel habilité de la SAE doit répondre à une demande, ou s’assurer que le(s) employé(s) ou superviseur(s) concerné(s) répondent, dans le délai indiqué dans la demande, à moins qu’il en soit stipulé autrement, et s’alignant avec tous les autres règlements ou politiques applicables. La documentation concernant les réponses doit être incluse dans les dossiers des personnes auxquelles les informations sont liées.
23. L’employé de la SAE répondant à la demande de renseignements devrait utiliser un jugement clinique pour déterminer quels dossiers sont pertinents et doivent être partagés avec la SAE demandant les dossiers, sauf en cas de restrictions dues à la législation ou à une ordonnance du tribunal quant à la divulgation.
24. L’information doit être envoyée de façon sécuritaire à la SAE demandée, dans un format que la SAE peut utiliser, et devrait inclure les renseignements suivants :
1. le nom et les coordonnées complètes de la personne répondant à la demande
2. la confirmation que l’information partagée n’est pas assujettie à des restrictions dues à la législation ou par une ordonnance du tribunal quant à la divulgation
3. les sections du dossier fournies

Lorsqu’il a été déterminé qu’il y a bien eu un contact antérieur avec une SAE incluse dans le RIPE, les SAE incluses dans le RIPE devraient accéder aux dossiers par le truchement du RIPE, dans la mesure du possible. Les SAE incluses dans le RIPE devraient aussi communiquer avec les SAE incluses dans le RIPE ayant des dossiers pour déterminer si l’autre SAE incluse dans le RIPE a téléchargé tous les dossiers dans le RIPE et devrait obtenir tous les dossiers de l’autre SAE incluse dans le RIPE qui ne sont pas dans le RIPE.

25. L’information qu’une SAE reçoit d’une autre SAE à la suite d’un relevé de contacts antérieurs fait partie du dossier de la SAE recevant l’information; la SAE recevant l’information doit la communiquer avec une troisième SAE à la suite d’un futur relevé des contacts antérieurs.
26. Les SAE enregistreront, transmettrons et gérerons les informations reçues d’une autre SAE avec le même niveau de sécurité et de confidentialité qu’exigé pour leurs propres dossiers et conformément à ces directives de la politique.

Date d’entrée en vigueur

Ces directives en matière de politique entreront en vigueur le 1^er décembre 2015.

Publication des directives de la politique CW003-15: le 1^er décembre 2015