Directive : CW 005-06

Selon la présente directive, lorsque les sociétés d’aide à l’enfance ont recours au règlement extrajudiciaire des différends, elles doivent :

1. utiliser une des trois méthodes de règlement extrajudiciaire des différends décrites dans la présente directive et prescrites aux termes de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille, ou opter pour une quatrième méthode pourvu qu’elle réponde aux critères énoncés dans la présente directive et qu’elle soit approuvée par la directrice ou le directeur général de la société d’aide à l’enfance
2. faire appel à des facilitateurs du règlement extrajudiciaire des différends qui possèdent les compétences et l’expérience décrites dans la présente directive
3. appliquer certains critères pour déterminer si les facilitateurs sont impartiaux
4. se servir si possible d’une entente écrite, signée par tous les participants, qui renferme les dispositions relatives à la confidentialité qui sont énoncées dans le règlement
5. aviser le Bureau de l’avocat des enfants qu’un règlement extrajudiciaire des différends est proposé

Date d’entrée en vigueur

La présente directive entrera en vigueur le 30 novembre 2006.

Introduction

Le règlement extrajudiciaire des différends (REJD) est une stratégie qui vise à rationaliser les instances judiciaires et à encourager le recours à des mesures pouvant remplacer ces instances. Elle met l’accent sur une approche plus générale et davantage axée sur les forces et la collaboration pour régler les différends liés à la protection de l’enfance et favorise la participation et le soutien de la famille, de la famille élargie et de la communauté dans la planification et la prise de décisions touchant des enfants.

La Loi sur les services à l’enfance et à la famille, telle que modifiée par le projet de loi 210, précise les cas suivants où une méthode prescrite de REJD doit être étudiée ou peut être utilisée conformément aux dispositions suivantes de la Loi :

• si un enfant a ou peut avoir besoin de protection, la société étudie si une méthode prescrite de règlement extrajudiciaire des différends pourrait aider à régler les questions qui se rapportent à l’enfant ou à un programme de soins à lui fournir (paragraphe 20.2 (1))
• à n’importe quel moment au cours d’une instance, le tribunal peut, avec le consentement des parties, ajourner l’instance en vue de permettre aux parties de tenter, au moyen d’une méthode prescrite de règlement extrajudiciaire des différends, de régler tout différend qui les oppose à l’égard d’une question qui se rapporte à l’instance (article 51.1)
• lorsqu’une requête est présentée pour demander au tribunal de modifier ou de révoquer l’ordonnance de communication avant ou après l’adoption, le tribunal peut, avec le consentement des parties, ajourner l’instance en vue de permettre à celles-ci de tenter, au moyen d’une méthode prescrite de règlement extrajudiciaire des différends, de régler tout différend qui les oppose à l’égard d’une question qui se rapporte à l’instance (paragraphes 145.2 (7) et 153.1 (10))

1) Méthodes prescrites de règlement extrajudiciaire des différends

Le recours au REJD pour des questions liées à la protection de l’enfance est une pratique relativement nouvelle et une nouvelle orientation pour l’Ontario. La présente directive définit donc un nombre limité de méthodes prescrites que les sociétés d’aide à l’enfance peuvent utiliser. Les méthodes bien établies, qui ont été évaluées, sont privilégiées afin de promouvoir l’intérêt véritable des enfants.

Exigences

Les sociétés d’aide à l’enfance sont tenues d’utiliser une des méthodes prescrites de REJD suivantes :

1. Médiation liée à la protection de l’enfance
   Processus dans le cadre duquel des préposés à la protection de l’enfance et les membres de la famille (y compris l’enfant si cela est approprié) et toute autre personne proposant de prendre part à un programme établi pour l’enfant travaillent ensemble avec l’aide d’une médiatrice ou d’un médiateur impartial formé dans le domaine de la protection de l’enfance. Cette personne, qui n’a pas de pouvoir décisionnel, aide les participants à en arriver à une entente quant aux questions en litige en présentant desoptions pour le règlement du différend et en élaborant un plan, acceptable par les parties, qui porte sur les questions liées à la protection repérées.
2. Conférences familiales en groupe
   Processus qui réunit la famille (y compris l’enfant si cela est approprié), la famille élargie et la communauté de l’enfant, des préposés à la protection de l’enfance, ainsi que des fournisseurs de services pour l’élaboration d’un plan qui porte sur les questions liées à la protection repérées. Une coordonnatrice ou un coordonnateur formé et impartial, n’ayant pas de pouvoir décisionnel, aide les participants tout au long du processus. Dans le cadre du processus des conférences familiales en groupe, on fournit au groupe familial élargi la possibilité de se rencontrer en privé sans la présence de professionnels en vue de l’élaboration du plan.
3. Méthodes autochtones de règlement extrajudiciaire des différends
   Méthodes traditionnelles de règlement des différends, y compris les cercles de conversation, qui ont été établies par des communautés des Premières Nations ou des organisations autochtones. Des facilitateurs impartiaux, sans pouvoir décisionnel, qui ont des aptitudes pour l’utilisation des méthodes traditionnelles des Premières Nations, aident les participants à élaborer un plan qui porte sur les questions liées à la protection repérées. Ce plan doit être appuyé par les participants ou la communauté des Premières Nations.
   
   OU
   
   
4. Lorsque les méthodes ci-dessus ne sont pas disponibles ou si une autre méthode est jugée préférable, une société d’aide à l’enfance peut avoir recours à une autre méthode de REJD en autant que celle-ci :
   1. soit décrite dans une proposition écrite détaillée
   2. réponde aux critères d’une méthode prescrite de REJD, comme cela est précisé dans le règlement
   3. fasse appel à une facilitatrice ou un facilitateur qui répond aux critères énoncés dans la section sur les compétences et l’expérience de la présente directive
   4. soit évaluée et approuvée par la directrice ou le directeur général de la société d’aide à l’enfance en question

Exigences en matière de rapports

Les sociétés d’aide à l’enfance doivent inscrire dans le dossier approprié (soit le dossier de l’enfant, le dossier de protection de l’enfance ou le dossier de la famille adoptive) que le REJD a été étudié, la décision qui a été prise et les raisons de cette décision. Une fois que le REJD a eu lieu, les résultats obtenus doivent aussi être consignés dans le dossier approprié.

Tous les trimestres, les societes d’aide a l’enfance sont tenues de faire le suivi de l’utilisation des methodes prescrites et des resultats cles obtenus par l’entremise du mecanisme de declaration du plan pluriannuel axe sur les resultats.

2) Compétences et expérience des facilitateurs du règlement extrajudiciaire des différends

Il est bien connu que les différends liés à la protection de l’enfance sont complexes et difficiles à régler en raison de l’importance du conflit et des différences marquées qui peuvent exister entre les pouvoirs que possèdent les participants. Par conséquent, les facilitateurs d’une méthode prescrite de REJD doivent posséder de grandes compétences et des aptitudes précises.

Exigences

Les sociétés d’aide à l’enfance qui ont recours à une méthode prescrite de REJD sont tenues de faire appel à des facilitateurs qui :

• se conforment aux dispositions du règlement concernant le caractère confidentiel des dossiers et renseignements et l’accès à ceux-ci
• fournissent les résultats de la vérification de leurs antécédents judiciaires effectuée au cours des trois dernières années avant qu’ils agissent comme facilitateurs pour une méthode prescrite de REJD
• possèdent les compétences et l’expérience suivantes :

1. Médiation liée à la protection de l’enfance
   • les sociétés d’aide à l’enfance sont tenues de faire appel à des médiateurs en matière de protection de l’enfance qui font partie de la liste provinciale gérée par l’Association ontarienne de médiation familiale
   • une médiatrice ou un médiateur en matière de protection de l’enfance qui fait partie de la liste provinciale a réussi le programme de formation en médiation liée à la protection de l’enfance et remplit les conditions préalables suivantes :
     • possède un grade légal ou un diplôme en services sociaux ou en services à l’enfance
     • a suivi au moins 60 heures de formation en médiation familiale, tant aux niveaux de base qu’avancé, comprenant un minimum de 20 heures de formation professionnelle
     • a fait la médiation d’au moins 10 cas liés au droit de la famille jusqu’à ce qu’on en arrive à une entente
       
       OU
       
       
     • a été agréé par l’Association ontarienne de médiation familiale ou Médiation familiale Canada
   • Une médiatrice ou un médiateur en matière de protection de l’enfance qui fait partie de la liste provinciale :
     • possède une assurance responsabilité civile professionnelle
     • a obtenu des résultats satisfaisants lors de la vérification de ses antécédents judiciaires au cours des trois dernières années
     • peut fournir trois références professionnelles satisfaisantes

     Les sociétés d’aide à l’enfance ne sont pas tenues de vérifier si les médiateurs possèdent ces compétences ou remplissent ces exigences.

2. Conférences familiales en groupe
   • les sociétés d’aide à l’enfance sont tenues de faire appel à des coordonnateurs de conférences familiales en groupe qui font partie de la liste provinciale gérée par le George Hull Centre for Children and Families
   • une coordonnatrice ou un coordonnateur de conférences familiales en groupe qui fait partie de la liste provinciale :
     
     • possède un diplôme d’études postsecondaires ou un diplôme en services sociaux ou en services à l’enfance, ou l’équivalent
     • a de l’expérience en services sociaux ou en services à l’enfance
       ET
     • a suivi de la formation, tant aux niveaux de base qu’avancé, et a bénéficié de mentorat en ce qui a trait aux principes et aux pratiques se rattachant aux conférences familiales en groupe fournis par le George Hull Centre for Children and Families en tant que ressource provinciale de formation

     La majorité des coordonnateurs de conférences familiales en groupe sont des employés d’une agence communautaire (centre de santé mentale pour enfants, société d’aide à l’enfance ou autre). Par conséquent, on s’attend à ce que l’agence en question se charge de l’assurance responsabilité civile, de la vérification des références professionnelles et de veiller à ce que la vérification des antécédents judiciaires soit effectuée tous les trois ans.

     Lorsqu’une coordonnatrice ou un coordonnateur de conférences familiales en groupe ne travaille pas pour une agence communautaire qui se charge de l’assurance responsabilité civile, vérifie les références professionnelles et s’occupe de la vérification des antécédents judiciaires, le George Hull Centre for Children and Families est responsable de fournir l’assurance responsabilité civile, de vérifier les références professionnelles et de veiller à ce que la vérification des antécédents judiciaires soit effectuée avant que le nom de la coordonnatrice ou du coordonnateur ne soit placé sur la liste, et tous les trois ans par la suite.

3. Méthodes autochtones de règlement extrajudiciaire des différends
   • les sociétés d’aide à l’enfance sont tenues de faire appel à des facilitateurs qui :
     • sont reconnus par la communauté des Premières Nations dont l’enfant fait partie ou par une organisation autochtone comme étant une personne qualifiée pour prendre part à des méthodes autochtones de règlement extrajudiciaire des différends
     • connaissent la Loi sur les services à l’enfance et à la famille
     • ont obtenu des résultats satisfaisants lors de la vérification de leurs antécédents judiciaires effectuée au cours des trois dernières années
4. Autres méthodes
   • les directeurs généraux ne peuvent approuver d’autres méthodes de REJD que si les facilitateurs envisagés :
     • possèdent un diplôme d’études postsecondaires ou un diplôme en services sociaux ou en services à l’enfance, ou l’équivalent
     • ont de l’expérience en services sociaux ou en services à l’enfance
     • connaissent la Loi sur les services à l’enfance et à la famille
     • ont obtenu des résultats satisfaisants lors de la vérification de leurs antécédents judiciaires effectuée au cours des trois dernières années
     • peuvent fournir trois références professionnelles satisfaisantes

3) Impartialité des facilitateurs

En vertu du règlement, le REJD doit être mené par une facilitatrice ou un facilitateur impartial qui n’a pas de pouvoir décisionnel. La présente directive définit le terme impartial.

Exigences

Lorsque cela est possible, les ressources de REJD doivent être parrainées par une organisation autre qu’une société d’aide à l’enfance et faire partie de cette organisation.

Si la facilitatrice ou le facilitateur de REJD fait partie d’une société d’aide à l’enfance ou est parrainé par celle-ci :

• la facilitatrice ou le facilitateur de REJD doit jouer un rôle exclusif et distinct de celui qui est lié à la protection de l’enfance et à l’équipe chargée du bien-être de l’enfance
• la facilitatrice ou le facilitateur de REJD ne doit pas avoir accès aux dossiers des clients ni à la base de données de la société d’aide à l’enfance
• la facilitatrice ou le facilitateur de REJD ne doit pas avoir accès aux enregistrements des cas ni aux transcriptions des délibérations des tribunaux
• la facilitatrice ou le facilitateur de REJD ne doit pas relever d’une superviseure ou un superviseur en matière de protection de l’enfance mais plutôt d’un membre de la haute direction afin d’éviter qu’il y ait un conflit réel ou perçu comme tel en ce qui a trait à certains cas de protection de l’enfance
• la facilitatrice ou le facilitateur de REJD devrait avoir un bureau, le cas échéant, et mener les REJD à l’extérieur des locaux de la société d’aide à l’enfance

4) Utilisation d’ententes relatives à la protection de la vie privée et à la confidentialité

Tous les participants à une méthode prescrite de REJD sont liés par les dispositions portant sur la confidentialité que renferme le règlement. Il est important que ces dispositions soient expliquées clairement à tous les participants par la facilitatrice ou le facilitateur de REJD avant le début d’un processus prescrit de REJD afin que les participants puissent prendre une décision éclairée quant à leur participation. Le règlement renferme les dispositions suivantes :

Exigences

Les sociétés d’aide à l’enfance désirant avoir recours aux méthodes prescrites de REJD doivent faire en sorte, autant que possible, que les dispositions du règlement portant sur la confidentialité soient indiquées dans une entente qui est signée par tous les participants avant le début du REJD.

Dans certains cas, l’utilisation d’une entente écrite relative à la confidentialité peut décourager certaines personnes de prendre part à une méthode prescrite de REJD. Dans ces cas, les sociétés d’aide à l’enfance doivent au moins s’assurer que les dispositions du règlement portant sur la confidentialité sont communiquées clairement aux participants par la facilitatrice ou le facilitateur de REJD au début du processus.

Exigences en matière de rapports

Si une entente écrite n’est pas signée par les participants avant le début du REJD, la société d’aide à l’enfance doit en consigner les raisons dans le dossier approprié.

5) Avis donné au bureau de l’avocat des enfants lorsqu’un REJD est proposé

La Loi sur les services à l’enfance et à la famille, telle que modifiée par le projet de loi 210, énonce que l’avocat des enfants peut représenter un enfant lorsqu’on propose qu’une méthode prescrite de REJD soit appliquée.

Exigences

Les sociétés d’aide à l’enfance doivent aviser le Bureau de l’avocat des enfants en fonction de ce qui suit :

Les sociétés d’aide à l’enfance doivent fournir un avis au Bureau de l’avocat des enfants à l’aide de la formule annexée à la présente directive.

Une fois que ce bureau aura reçu l’avis :

1. il examinera les renseignements qui s’y trouvent
2. l’avocat mandataire du Bureau pourra communiquer avec la représentante ou le représentant de la société d’aide à l’enfance dont le nom figure sur l’avis afin de prendre des arrangements pour une entrevue (en personne ou au téléphone)
3. l’avocat mandataire du Bureau pourra demander un examen des dossiers de la société d’aide à l’enfance

À l’une ou l’autre des étapes décrites ci-dessus, le Bureau peut déterminer s’il représentera l’enfant et il fera alors connaître sa décision à la société d’aide à l’enfance.

Exigences en matière de rapports

Les sociétés d’aide à l’enfance déclareront les avis fournis au Bureau de l’avocat des enfants par l’entremise du mécanisme de déclaration du plan pluriannuel axé sur les résultats.