Obligation de l’employeur de tenir des dossiers – paragraphe 14 (1)

L’employeur d’un étranger employé dans le cadre d’un programme d’immigration ou d’employés temporaires étrangers doit consigner les renseignements suivants :

  • le nom de toute personne à qui l’employeur a effectué un paiement pour avoir trouvé un étranger en vue d’un emploi ou trouvé un emploi pour un étranger;
  • l’adresse de toute personne à qui l’employeur a effectué un paiement pour avoir trouvé un étranger en vue d’un emploi ou trouvé un emploi pour un étranger;
  • la date du paiement;
  • le montant du paiement;
  • tout autre renseignement prescrit par règlement.

Cette disposition doit être lue conjointement avec le paragraphe 14 (2), qui établit la durée de conservation des dossiers, et le paragraphe 14 (3), qui exige que tous les dossiers soient facilement accessibles aux fins de leur inspection par un agent des normes d’emploi.

Au moment de rédiger le présent Guide, aucun règlement n’avait été pris en application de la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi afin de prescrire d’autres renseignements sur l’emploi ou toute information supplémentaire devant être consignés.

Conservation de dossiers – paragraphe 14 (2)

Le paragraphe 14 (2) exige qu’un employeur conserve les dossiers requis, ou charge un tiers de les conserver, pendant sept ans après celui des deux événements suivants qui est antérieur à l’autre :

  • l’employeur cesse d’employer l’étranger dans le cadre d’un programme d’immigration ou d’employés temporaires étrangers;
  • l’employé devient résident permanent du Canada ou citoyen canadien.

La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, L.C. 2001, chap. 27, et ses règlements d’application régissent le processus grâce auquel une personne peut obtenir le statut de résident permanent ou la citoyenneté canadienne.

Il incombe à l’employeur de consigner et de conserver des renseignements aux fins de la tenue de dossiers. Lorsqu’un employeur prend des dispositions pour qu’un tiers, comme un commis comptable ou un comptable, conserve les dossiers, l’employeur n’est pas libéré de sa responsabilité à l’égard de la création des dossiers.

Cette disposition doit être lue conjointement avec le paragraphe 14 (3) qui exige que les dossiers soient facilement accessibles aux fins de leur inspection par un agent des normes d’emploi, même si un tiers est chargé de les conserver.

Accessibilité aux fins d’inspection – paragraphe 14 (3)

Le paragraphe 14 (3) vise à prévenir les retards inutiles sur le plan de la production des dossiers d’un employeur au cours d’une enquête menée en vertu de la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l’emploi. La disposition exige donc que l’employeur veille à ce que les dossiers préparés en application du paragraphe 14 (1) soient « facilement accessibles aux fins de leur inspection », même s’il a chargé un tiers de les conserver.

Lorsqu’un employeur a pris des dispositions pour qu’un tiers conserve les dossiers, il incombe toujours à l’employeur de les rendre facilement accessibles à la demande d’un agent des normes d’emploi.