La partie XI.1 a été ajoutée à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE) par la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs, à compter du 11 avril 2022. 

La partie XI.1 de la LNE exige que l’employeur qui emploie 25 employés ou plus le 1er janvier de chaque année ait en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés pour tous les employés avant le 1er mars de cette année. La politique doit indiquer si l’employeur surveille électroniquement les employés. Si tel est le cas, la politique doit décrire la manière et les circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement les employés ainsi que les fins auxquelles l’employeur peut utiliser l’information obtenue par la surveillance électronique. La politique doit aussi comporter la date de la préparation de la politique et la date de toutes les modifications qui y ont été apportées.

L’expression « surveillance électronique » n’est pas définie dans la loi. Selon la politique du Programme, la « surveillance électronique » comprend toute forme de surveillance des employés et des employés ponctuels effectuée électroniquement. L’article 41.1.1 ne se limite pas à la surveillance électronique d’appareils ou d’autres équipements électroniques fournis par l’employeur ni à la surveillance électronique pendant que les employés sont au travail. 

L’employeur a certaines obligations sur quand il doit fournir une copie de la politique écrite à ses employés et aux employés ponctuels affectés à du travail pour son compte. Des obligations sont également créées quant à la conservation de ses politiques écrites sur la surveillance électronique (voir le paragraphe 15 [8.2] pour obtenir plus d’information sur les obligations de la tenue de dossiers).

Une disposition transitoire établit différents délais qui s’appliquent lorsque la partie entre en vigueur pour la première fois; les employeurs doivent utiliser la date du 1er janvier 2022 (soit le 1er janvier précédant immédiatement la date qui est de six mois après que la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs ait reçu la sanction royale) à titre de moment pour déterminer s’ils atteignent le « seuil des 25 employés ». Si c’est le cas, ils doivent avoir une politique écrite en place pour tous les employés en ce qui concerne la surveillance électronique des employés d’ici le 11 octobre 2022 (soit six mois après la date à laquelle la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs ait reçu la sanction royale).  Après 2022, la disposition transitoire n’aura plus d’effet et les délais s’appliqueront comme il est indiqué au paragraphe 41.1.1 (1).

Les prétendues contraventions à la partie XI.1 pour lesquelles les employés et les employés ponctuels peuvent déposer une plainte sont limitées. Seul le ministère peut déposer une plainte ou faire faire une enquête par un agent des normes d’emploi relativement à la prétendue contravention à l’obligation de l’employeur de fournir une copie de la politique écrite dans les délais prescrits à ses employés et aux employés ponctuels affectés à l’exécution d’un travail pour le compte de l’employeur. Une plainte alléguant toute autre contravention à l’article 41.1.1 ne peut être déposée par un agent des normes d’emploi et il ne peut faire d’enquête sur celle-ci.

La partie XI.1 contient également une disposition précisant qu’il est entendu que le présent article n’a pas pour effet de porter atteinte à la capacité de l’employeur d’utiliser les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique de ses employés de la manière qu’il juge appropriée.

La partie XI.1 s’applique à tous les employés et employeurs visés par la LNE, à l’exception de la Couronne, ses organismes et les offices, conseils, commissions et personnes morales dont elle nomme tous les membres ainsi que les employés de ces employeurs.  Consulter l’article 2.1 du Règl. de l’Ont. 285/01 pour obtenir des renseignements.

Article 41.1.1 – Politique écrite sur la surveillance électronique

Politique écrite sur la surveillance électronique – par.  41.1.1 (1)

Renseignements exigés – par. 41.1.1 (2)                                        

41.1.1 (2) La politique écrite sur la surveillance électronique doit contenir les renseignements suivants :

  1. Une mention indiquant si l’employeur surveille électroniquement les employés et, le cas échéant :
    1. la description de la manière dont l’employeur peut surveiller électroniquement les employés et les circonstances dans lesquelles il peut le faire
    2. les fins auxquelles l’employeur peut utiliser les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique
  2. La date à laquelle la politique a été rédigée et la date de toutes les modifications qui y ont été apportées.
  3. Tout autre renseignement prescrit.

Les paragraphes 41.1.1 (1) et (2) ont été ajouté à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi par la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs (LNE), entrée en vigueur le 11 avril 2022.

L’article 41.1.1 crée certaines obligations pour les employeurs afin qu’ils mettent en place et distribuent à leurs employés, ainsi qu’aux employés ponctuels qui sont affectés à l’exécution d’un travail, une politique écrite sur la surveillance électronique des employés.

Le paragraphe 41.1.1 (1) prévoit que l’employeur qui, le 1er janvier de chaque année, emploie 25 employés ou plus veille à avoir en place pour tous les employés, avant le 1er mars de cette année, une politique écrite sur la surveillance électronique des employés. Le paragraphe (2) décrit les renseignements qui doivent être contenus dans la politique écrite. Plus précisément, la politique doit indiquer si l’employeur surveille électroniquement les employés. Si tel est le cas, la politique doit décrire la manière et les circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement les employés ainsi que les fins auxquelles l’employeur peut utiliser l’information obtenue par la surveillance électronique. La politique doit aussi comporter la date de la préparation de la politique et la date de toutes les modifications qui y ont été apportées.

L’article 41.1.1 n’établit pas le droit pour les employés de ne pas être surveillés électroniquement par leur employeur ni ne crée de nouveaux droits à la vie privée pour les employés. Sa portée est limitée à exiger que certains employeurs soient transparents quant à la surveillance électronique des employés et à son emplacement, et quant à leur approche en décrivant la manière et les circonstances dans lesquelles ils peuvent les surveiller et les fins auxquelles les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique peuvent être utilisés.

Afin de mieux comprendre les paragraphes (1) et (2), les éléments clés ont été ventilés et énoncés individuellement ci-dessous.

L’employeur qui, le 1er janvier de chaque année, emploie 25 employés ou plus

Pour qu’un employeur soit tenu de mettre en place une politique écrite pour tous les employés en ce qui concerne la surveillance électronique des employés dans le cadre de la LNE, l’employeur doit employer 25 employés ou plus le 1er janvier de chaque année. Il s’agit d’une évaluation ponctuelle. En d’autres termes, afin de déterminer si ce critère est satisfait, l’employeur doit prendre un « instantané » du nombre d’employés qu’il emploie le 1er janvier.

Le 1er janvier, si l’employeur emploie moins de 25 employés, la LNE n’impose pas l’obligation à l’employeur de mettre en place une politique écrite en ce qui concerne la surveillance électronique des employés. C’est le cas même si le nombre d’employés de l’employeur augmente à un moment ultérieur dans la même année civile. Par exemple, si un employeur emploie 20 employés le 1er janvier (et donc n’est pas assujetti à l’exigence), puis embauche cinq employés en juin de la même année, l’employeur continue de ne pas être assujetti aux exigences de mettre en place une politique écrite pour tous les employés sur la surveillance électronique des employés. Toutefois, si les 25 employés demeurent employés par cet employeur, ce dernier aura des obligations en vertu de cette partie l’année suivante, lorsque l’évaluation « instantanée » sera de nouveau entreprise le 1er janvier suivant. Dans cet exemple, l’employeur aura 25 employés à cette date du 1er janvier et sera donc tenu de mettre en place une politique écrite pour tous les employés sur la surveillance électronique des employés avant le 1er mars de cette année.

À l’inverse, si un employeur emploie 25 employés ou plus le 1er janvier (et donc est assujetti à l’exigence) et que le nombre d’employés de cet employeur diminue à un moment ultérieur de la même année civile, l’employeur est toujours tenu de mettre en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés. C’est le cas jusqu’à ce que l’évaluation « instantanée » du seuil des « 25 employés » soit à nouveau entreprise le 1er janvier suivant. Si l’employeur emploie moins de 25 employés ce 1er janvier, l’exigence de la LNE de mettre en place une politique écrite ne s’applique plus à cet employeur.

Un certain nombre de problèmes peuvent se poser pour déterminer si le seuil de « 25 employés » est atteint :

Employeurs liés

Si deux ou plusieurs employeurs sont traités comme étant un seul employeur du fait de l’article 4 de la loi, alors tous les employés employés par ces employeurs sont inclus au moment de déterminer si le seuil de « 25 employés » a été atteint. Il en est ainsi en raison de la définition d’« employeur » énoncée à l’article 1 de la loi, qui se lit comme suit :

« Employeur » S’entend notamment des personnes suivantes :

b) les personnes considérées comme un seul employeur en application de l’article 4.

Plusieurs établissements

Lorsqu’un même employeur possède plusieurs établissements, la totalité des employés employés dans chacun de ces établissements en Ontario doit être comptée au moment de déterminer si le seuil de « 25 employés » a été atteint. Par exemple, un employeur possède trois sandwicheries comptant chacune douze personnes employées le 1er janvier. L’entreprise emploie 36 employés. L’employeur doit mettre en place une politique écrite pour tous les employés sur la surveillance électronique, même s’il y a moins de 25 employés dans chaque magasin.

Quels employés sont compris dans le compte?

Tous les employés qui répondent à la définition d’« employé » sont inclus au moment de déterminer si le seuil de 25 employés a été respecté. Consulter l’exposé sur la définition d’« employé » dans la Loi de 2000 sur les normes d’emploi, partie I, article 1 du Guide de politique et d’interprétation. Voici les employés qui s’inscrivent dans la définition de ce terme :

  • travailleurs à domicile
  • employés en période d’essai
  • certaines personnes en formation
  • dirigeants d’une personne morale qui exécutent un travail pour un employeur en échange d’un salaire
  • employés embauchés en vertu d’un contrat à durée déterminée ou pour accomplir des tâches données de toute durée
  • employés mis à pied, tant que la relation d’emploi n’a pas été interrompue aux termes de la partie XV de la loi
  • employés qui sont en congé, y compris les congés en vertu de la partie XIV de la LNE
  • employés en grève ou en lock-out. Les personnes en grève ou en lock-out sont des employés en vertu de la common law et sont également considérées comme étant des employés au sens de la définition inclusive d’« employé » de la loi
  • employés exemptés de l’application de la totalité ou d’une partie de la loi. Les employés ne perdent pas leur statut d’employés du simple fait d’être exemptés de la totalité ou d’une partie de la loi

Les employés d’agences de placement temporaire sont des employés de l’agence; ils sont donc inclus dans le compte seulement pour déterminer si l’agence a atteint le seuil de 25 employés et non pour déterminer si le lieu de travail où l’employé est placé a atteint ce seuil. Noter que le décompte de l’agence doit inclure tous les employés affectés, qu’ils soient actifs ou inactifs le 1er janvier.

Lorsque ce « décompte » est fait, c’est le nombre d’employés qui sont comptés, et non le nombre d’« équivalents à plein temps ». Cela signifie que les employés à temps partiel comptent chacun pour un employé, peu importe le nombre d’heures qu’ils travaillent. Par exemple, un employeur qui emploie 26 employés à temps partiel qui travaillent chacun à mi-temps compte 13 équivalents temps plein, mais il emploie 26 employés aux fins de cette disposition.

La question n’est pas de savoir s’il y a au moins 25 employés qui doivent travailler ou qui travaillent le 1er janvier. La question est de savoir si l’employeur a une relation d’emploi avec au moins 25 employés le 1er janvier.

La politique doit être écrite et doit être mise en place avant le 1er mars

La politique de l’employeur sur la surveillance électronique des employés doit être écrite, ce qui comprend une version numérique. Il convient de noter que les paragraphes 41.1.1 (3), (4) et (5) imposent des obligations à l’employeur de fournir une copie de la politique écrite à chacun de ses employés et à tous les employés ponctuels affectés à du travail. 

La politique doit être mise en place avant le 1er mars. En d’autres termes, le dernier jour où la politique peut prendre effet pour que l’employeur se conforme à la disposition est le dernier jour de février. (Il est important de remarquer que ce n’est pas le cas au moment où les dispositions transitoires du paragraphe (8) s’appliquent.)

Bien que le respect de cette disposition exige que l’employeur ait une politique écrite sur la surveillance électronique des employés le 1er mars, et de fournir une copie écrite de la politique à ses employés et aux employés ponctuels affectés à du travail pour son compte dans les délais fixés, il convient de noter que, conformément au par. 41.1.1 (6), ni un employé, ni un employé ponctuel ne peut déposer une plainte sur le contenu de la politique, dans le cadre du Programme des normes d’emploi, ni faire faire enquête sur une telle plainte. Par exemple, un employé ou un employé ponctuel ne peut déposer une plainte alléguant que la politique de l’employeur ou de l’employeur du client ne reflète pas correctement ses pratiques de surveillance électronique ou que ce qui est décrit dans la politique n’a pas été suivi. Les employés et les employés ponctuels ne peuvent déposer une plainte qu’en ce qui concerne les obligations décrites aux paragraphes (3) à (5) portant sur le fait de fournir une copie de la politique aux employés ou aux employés ponctuels.

Tous les employés (y compris les employés ponctuels affectés à du travail pour le compte de l’employeur) doivent être visés par une politique écrite

Tous les employés doivent être visés par la politique écrite de l’employeur. Autrement dit, l’employeur ne respecterait pas cette disposition si sa politique ne s’appliquait qu’à une partie de ses employés – par exemple, si la politique ne s’appliquait qu’au personnel des ventes, mais pas au personnel de gestion. Toutefois, cela ne signifie pas que l’employeur doit avoir la mêmepolitique pour tous ses employés. Selon la politique du Programme, la politique de l’employeur peut être composée de différentes politiques (dans un seul document ou dans plusieurs documents) pour différentes personnes ou différents groupes/catégories d’employés, ou il pourrait s’agir d’une politique unique qui s’applique à l’ensemble des employés.

Selon la politique du Programme, la politique écrite sur la surveillance électronique des employés d’un employeur doit aussi s’appliquer à tous les employés ponctuels affectés à du travail pour le compte de cet employeur. (Remarque : cette obligation s’applique uniquement lorsque l’employeur est un client d’une agence de placement temporaire et qu’il atteint le seuil de 25 employés en fonction du nombre de ses propres employés.) Cette approche est conforme à la langue du paragraphe (1) – « tous les employés » – et à l’exigence du paragraphe (5) obligeant l’employeur à fournir aux employés ponctuels affectés à du travail pour le compte de l’employeur une copie de la politique de l’employeur. Les employés ponctuels n’ont pas besoin d’être traités séparément dans la politique, mais doivent être visés par celle-ci. Par exemple, si un employé ponctuel est affecté à du travail pour le compte de l’employeur dans un rôle qui n’est pas abordé dans la politique écrite de l’employeur, l’employeur doit alors modifier la politique afin que le travail effectué par l’employé ponctuel soit visé par celle-ci et qu’il soit conforme au paragraphe 41.1.1 (1).

En fin de compte, cela signifie qu’un employé ponctuel qui travaille pour une agence de placement temporaire qui emploie 25 employés ou plus doit être visé par la politique écrite de l’employeur sur la surveillance électronique. De plus, si l’employé ponctuel effectue un travail pour un client de l’agence (si le client emploie 25 employés ou plus lui-même), l’employé ponctuel doit également être visé par la politique écrite de l’employeur sur la surveillance électronique pour la durée de l’affectation.

La politique écrite sur la surveillance électronique des employés de l’employeur peut être un document autonome ou faire partie d’un autre document (par exemple, un manuel complet des politiques et procédures des RH en milieu de travail).

La politique écrite doit comprendre les renseignements exigés

Le paragraphe (2) décrit les renseignements qui doivent être compris dans la politique écrite sur la surveillance électronique des employés de l’employeur.

Si l’employeur ne surveille pas électroniquement les employés, la politique doit alors l’indiquer. Dans ce cas, l’employeur n’a aucune autre obligation de renseignements en vertu de cet intertitre.

Si l’employeur surveille électroniquement les employés, la politique doit alors le mentionner et doit aussi comprendre les renseignements suivants :

  • Une description des moyens utilisés par l’employeur pour surveiller électroniquement les employés.
  • Une description des circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement les employés.
  • Les raisons pour lesquelles les renseignements obtenus grâce à la surveillance électronique peuvent être utilisés par l’employeur.

Par exemple, si un employeur suit les déplacements du véhicule de livraison d’un employé à l’aide d’un GPS, la politique pourrait comprendre :

    • Une description de la manière dont l’employeur peut surveiller électroniquement les employés. L’employeur surveille les déplacements de l’employé en suivant le véhicule de livraison de l’employé à l’aide d’un GPS.
    • Une description des circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement les employés. L’employeur surveille les déplacements de l’employé dans le véhicule pendant toute la journée de travail et chaque jour ouvrable.
    • Les fins auxquelles l’employeur peut utiliser les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique. L’employeur utilise les renseignements obtenus pour aider à établir des itinéraires, pour assurer la sécurité de l’employé, pour s’assurer que les employés ne dévient pas de leur itinéraire de livraison pendant leur quart de travail et pour imposer des mesures disciplinaires aux employés qui mentent sur leurs allées et venues pendant les heures de travail.

L’obligation pour l’employeur d’indiquer les fins pour lesquelles les renseignements obtenus par surveillance électronique peuvent être utilisés par celui-ci doit être lue en parallèle avec le paragraphe (7) qui stipule qu’il est entendu que le présent article n’a pas pour effet de porter atteinte à la capacité de l’employeur d’utiliser les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique de ses employés.

La politique écrite de l’employeur doit inclure la date à laquelle elle a été rédigée et, si des modifications y sont apportées après cette date, la ou les date(s) de ces modifications.

Copie de la politique – par. 41.1.1 (3), (4), (5)

Par. 41.1.1 (3) L’employeur qui est tenu, en application du présent article, d’avoir une politique écrite sur la surveillance électronique doit en fournir une copie à chacun de ses employés dans les 30 jours suivant le jour où il est tenu d’avoir la politique en place ou, si la politique existante est modifiée, dans les 30 jours de la date à laquelle les modifications ont été apportées.

(4) L’employeur qui est tenu, en application du présent article, d’avoir une politique écrite sur la surveillance électronique doit aussi en fournir une copie à un nouvel employé au plus tard dans les 30 jours suivant son embauche ou dans les 30 jours suivant le jour où il est tenu d’avoir la politique en place, si cette date est postérieure.

(5) L’employeur client d’une agence de placement temporaire qui est tenu, en application du présent article, d’avoir une politique écrite sur la surveillance électronique doit aussi en fournir une copie à l’employé ponctuel affecté à du travail pour le compte de l’employeur au plus tard dans les 24 heures qui suivent le début de l’affectation ou dans les 30 jours suivant le jour où il est tenu d’avoir la politique en place, si cette date est postérieure.

Les paragraphes 41.1.1 (3) à (5) ont été introduits dans la LNE par la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs le 11 avril 2022. Ces dispositions établissent des règles quant au moment où la politique écrite doit être fournie aux employés et aux employés ponctuels affectés à du travail pour le compte d’un employeur.

Les employés de l’employeur

En vertu du par. 41.1.1 (3), l’employeur qui est tenu, en application du présent article, d’avoir une politique écrite sur la surveillance électronique doit en fournir une copie à chacun de ses employés dans les 30 jours suivant le jour où il est tenu d’avoir la politique en place ou, si la politique existante est modifiée, dans les 30 jours de la date à laquelle les modifications ont été apportées.   Pour savoir quand l’employeur est tenu de mettre en place une politique écrite, consulter le paragraphe (1) et la disposition transitoire au paragraphe (8).

Le paragraphe 41.1.1 (4) exige que l’employeur fournisse une copie de la politique écrite sur la surveillance électronique des employés à un nouvel employé au plus tard dans les 30 jours suivant son embauche ou dans les 30 jours où l’employeur est tenu d’avoir la politique en place, si cette date est postérieure.

Par exemple, un employeur est tenu d’avoir une politique écrite en place sur la surveillance électronique des employés le 11 octobre 2022. Une personne devient l’employé de l’employeur le 9 mai 2022, alors l’employeur n’a pas à fournir une copie de la politique écrite avant le 10 novembre 2022 (soit 30 jours après que l’employeur ait été tenu d’avoir une politique écrite). Cela dit, si une personne devient l’employé de l’employeur le 6 décembre 2022, l’employeur doit alors fournir une copie de la politique écrite à l’employé ponctuel au plus tard dans les 30 jours suivant le 6 décembre 2022.

Employés ponctuels affectés à du travail pour le compte de l’employeur

Cette obligation s’applique lorsque l’employeur est un client d’une agence de placement temporaire et qu’il atteint le seuil de 25 employés en fonction du nombre de ses employés.

Le paragraphe 41.1.1 (5) prévoit qu’un employeur qui est tenu d’avoir une politique écrite sur la surveillance électronique doit fournir une copie de la politique à un employé ponctuel affecté à du travail pour le compte de l’employeur au plus tard dans les 24 heures qui suivent le début de l’affectation ou dans les 30 jours suivant le jour où il est tenu d’avoir la politique en place, si cette date est postérieure. (Ainsi, un employeur n’aura jamais à fournir une copie de sa politique écrite à un employé ponctuel affecté à du travail pour son compte avant d’être tenu d’en fournir une copie à ses employés.)

Par exemple, un employeur est tenu d’avoir une politique écrite en place sur la surveillance électronique des employés le 11 octobre 2022. Si un employé ponctuel est affecté à du travail pour le compte de cet employeur le 9 mai 2022, alors l’employeur n’a pas à fournir une copie écrite de la politique avant le 10 novembre 2022. Cela dit, si un employé ponctuel est affecté à du travail pour le compte de l’employeur le 6 décembre 2022, l’employeur doit lui fournir la politique écrite au plus tard dans les 24 heures qui suivent le début de l’affectation.

Les « jours » dans ces paragraphes font référence aux jours civils.

Une copie de la politique écrite n’a pas besoin d’être fournie aux employés chaque année si la politique n’a pas changé par rapport à l’année précédente. En effet, l’obligation ne survient que dans les 30 jours suivant la préparation ou la modification de la politique.

Lorsqu’un employeur a des politiques différentes pour différents employés ou groupes d’employés, la politique du Programme prévoit l’obligation de fournir une copie de la politique qui s’applique à cet employé en particulier seulement. Cette même situation s’applique aussi aux employés ponctuels. 

Par exemple, si l’employeur a différentes politiques qui visent son personnel des TI, des ventes et de gestion, alors un employé qui travaille dans les TI doit recevoir uniquement une copie de la politique pour le personnel des TI (autrement dit, l’employeur n’est pas tenu de fournir également une copie des politiques qui visent le personnel des ventes et de gestion). Si un employé ponctuel est affecté à du travail pour le compte de l’employeur et qu’il est embauché au service des TI, alors l’employeur n’a qu’à fournir une copie de la politique pour le personnel des TI à l’employé ponctuel.

Le Programme soutient qu’un employeur peut fournir la politique sous forme de copie imprimée ou de pièce jointe à un courriel transmis à l’employé. De plus et conformément à la position du Programme au sujet de la remise de relevés de salaire écrits aux termes du paragraphe 12 (1) et de fiches de renseignements pour les employés ponctuels aux termes du paragraphe 74.7 (3), un employeur peut fournir la politique écrite au moyen d’un lien vers le document sur une base de données en ligne, si l’employeur veille à ce que l’employé ait un accès raisonnable à cette base de données (c.-à-d. que l’employeur doit s’assurer que l’employé a accès à un ordinateur, ce qui inclut des dispositifs comme les tablettes et les téléphones intelligents, et qu’il peut accéder à un lien actif vers le document) et qu’il s’assure que l’employé a accès à une imprimante et sait comment utiliser l’ordinateur et l’imprimante.

Plaintes – art.  41.1.1 (6)

41.1.1 (6) Une plainte visée au paragraphe 96 (1) portant sur une prétendue contravention au présent article ne peut être déposée qu’à l’égard des paragraphes (3), (4) et (5); il est entendu que nul ne peut déposer une plainte portant sur une prétendue contravention à toute autre disposition du présent article ni faire faire enquête sur une telle plainte.

Le paragraphe 41.1.1 (6) a été introduit dans la LNE par la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs le 11 avril 2022. Cette disposition limite les prétendues contraventions en vertu de l’article 41.1.1 pour lesquelles un employé ou un employé ponctuel peut déposer une plainte auprès du ministère et limite ce sur quoi un agent des normes d’emploi peut enquêter en vertu de la partie XI.1 dans le cadre d’une demande d’enquête.

Une plainte ne peut être déposée qu’auprès du ministère relativement à une prétendue contravention aux paragraphes 41.1.1 (3), (4) et (5). Autrement dit, une plainte peut être déposée et faire l’objet d’une enquête par un agent des normes d’emploi seulement si l’employé ou l’employé ponctuel allègue que l’employeur ou l’employeur du client n’a pas fourni une copie de la politique dans les délais prescrits à un employé existant (obligation prévue au par. 41.1.1 [3]), un nouvel employé (obligation prévue au par. 41.1.1 [4]), ou un employé ponctuel affecté à du travail pour le compte de cet employeur (obligation prévue au par. 41.1.1 [5]).

Une plainte alléguant toute autre contravention à l’article 41.1.1 ne peut être déposée par un agent des normes d’emploi et celui-ci ne peut faire d’enquête sur celle-ci. Cela signifie, par exemple, qu’un employé n’est pas en mesure de déposer une plainte auprès du ministère si la politique de l’employeur ne contient prétenduement pas tous les renseignements exigés, ne traite pas de toutes les formes de surveillance électronique auxquelles participe l’employeur ou allègue que l’employeur utilise les renseignements obtenus par la surveillance électronique de ses employés d’une manière différente aux fins décrites dans sa politique.

De même, lorsqu’une plainte est déposée pour une raison non liée à la partie XI.1, disons qu’un employé a déposé une plainte pour des heures supplémentaires impayées, un agent des normes d’emploi qui apprend dans le cadre de l’enquête de cette plainte concernant les préoccupations de l’employé à l’égard de la politique de surveillance électronique de l’employeur ne serait pas en mesure d’enquêter sur les prétendues contraventions en vertu de l’article 41.1.1 autre que pour les exigences décrites aux paragraphes (3) à (5).

Utilisation des renseignements – par. 41.1.1 (7)

Par exemple, un employeur peut créer une politique précisant que les renseignements qu’il collecte par la surveillance électronique de l’utilisation d’Internet d’un employé peuvent être utilisés par l’employeur seulement pour évaluer la productivité globale de l’employé. Si, toutefois, l’employeur découvre par sa surveillance électronique qu’un employé accède à des sites inappropriés et contraires aux politiques des TI de l’entreprise, il peut utiliser ces données pour quelque raison que ce soit, et n’est pas limité par le contenu de la politique. L’employeur peut, par exemple, se fier à ces données pour prendre des mesures disciplinaires ou congédier l’employé, notamment soutenir sa position selon laquelle une exemption aux droits à une indemnité de licenciement et de cessation d’emploi de la LNE survient lorsque l’employé est coupable d’une inconduite volontaire, de désobéissance ou de négligence volontaire d’un devoir qui n’est pas sans intérêt et qui n’a pas été toléré par l’employeur. 

Même si le paragraphe (7) prévoit qu’il est entendu que l’article 41.1.1 n’a pas pour effet de porter atteinte à la capacité de l’employeur d’utiliser les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique de ses employés, dans la politique du Programme des normes d’emploi, le principe s’applique également dans le cadre d’une relation entre un client d’une agence de placement temporaire qui doit avoir une politique en place et un employé ponctuel affecté à du travail pour le compte de ce client. La politique du Programme stipule donc qu’il est entendu que l’article 41.1.1 n’a pas pour effet de porter atteinte à la capacité du client d’une agence de placement temporaire d’utiliser les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique d’un employé ponctuel.

Il convient de noter qu’un agent des normes d’emploi qui reçoit des renseignements obtenus par la surveillance électronique d’un demandeur peut aussi utiliser ces renseignements pour déterminer l’application de la LNE et de ses règlements. Il est entendu que le présent article n’a pas pour effet de porter atteinte à la capacité de l’agent des normes d’emploi d’utiliser les renseignements pour prendre une décision quant à une plainte.

Transition – par  41.1.1 (8)

Cette disposition a été ajoutée par la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs. Il s’agit d’une disposition transitoire qui modifie les dates du 1er janvier et du 1er mars énoncées au paragraphe (1) pour la date à laquelle la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs reçoit la sanction royale et la partie XI.1 entre en vigueur pour la première fois (à noter que cela s’est produit le 11 avril 2022). Elle prévoit que :

  • Les employeurs ont jusqu’à six mois après que la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs reçoit la sanction royale, soit le 11 octobre 2022, au lieu du 1er mars, pour mettre en place une politique écrite sur la déconnexion du travail pour tous les employés;
  • Pour déterminer si le seuil de « 25 employés » est atteint, qui établit si l’employeur a l’obligation de mettre en place une politique écrite, l’employeur doit examiner le nombre d’employés qu’il a employés le 1er janvier précédant immédiatement la date qui est de six mois après que la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs a reçu la sanction royale. Autrement dit, étant donné que le 11 octobre 2022 est six mois après que la Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs a reçu la sanction royale, l’employeur déterminera le nombre d’employés qu’il a employés le 1er janvier 2022 pour établir si le critère de « 25 employés » est respecté.

Le paragraphe 41.1.1 (8) n’a plus d’effet après la période de transition. En d’autres termes, après 2022, les délais prévus au paragraphe (1) s’appliqueront : Les employeurs prendront un « instantané » du nombre d’employés qu’ils emploient le 1er janvier, à compter de 2023, pour déterminer si le seuil de « 25 employés » est atteint et, si tel est le cas, ils sont tenus de mettre en place une politique écrite avant le 1er mars de cette année.